Office Programs Orders

Inleiding


Nooit dingen dubbel doen. Alle informatie en documenten m.b.t. uw orders automatisch laten koppelen en op elk moment direct onder klikbereik hebben. Alle essentiële zaken volledig automatisch, trefzeker en foutloos laten verwerken. Denk hierbij o.a. aan fustregistratie, voorraad, facturatie etc. PDF's van vrachtbrieven, offertes, orderbevestigingen en andere bijbehorende documenten zijn eenvoudig en onder grote flexibiliteit te genereren en aan de order te koppelen. En om PDF's per e-mail te verzenden waarin de ontvanger beleefd en persoonlijk wordt aangeschreven, ligt slechts een muisklik van u vandaan. Met één vinger, binnen één á twee seconden... In het Nederlands of in het Engels... Zowel de documenten zelf als het e-mail bericht... Zonder ook maar één letter te hoeven typen... U en/of uw werknemers zullen daarom met veel plezier werken in onze applicatie Office Programs Orders.

Maak elk gewenste type orderregel. Met het type verpakking combinaties kunt u regels voor KG's, Stuks, etc. maken. Regels opnemen voor verzendkosten, uren, statiegelden etc. behoort als vanzelfsprekend tot de mogelijkheden. Op documenten wordt steeds (automatisch) alleen die informatie weergegeven wat voor dat document relevant is. Er zijn veel mogelijkheden.

In samenwerking met NAK Tuinbouw is een perfect Track And Trace systeem geïntegreerd dat tevens gekoppeld is aan het (optionele) voorraadbeheer systeem.

We komen het programma graag bij u vrijblijvend demonstreren zodat u deze krachtige eenvoud met eigen ogen kunt bewonderen.

Heeft u vragen? Voel u vrij om even contact op te nemen of vul het contactformulier in (zie verderop).

Kenmerken

applogo

Automatische dataverwerking

Via het dialoogvenster AutoOrderData wordt data die gerelateerd is aan de order, automatisch verwerkt. In de orderregels voert de gebruiker zoals gewoonlijk de goederen in. Even aangeven of het kisten, zakken, dozen, big bag's, los etc. moet worden en welke soort en hoeveel pallets voor die regel gelden. Van deze fusten en pallets (pallets worden ook als 'fusten' beschouwd) moet natuurlijk wel een deugdelijke administratie worden bijgehouden. Bij het aanmaken van de orderregel is daarvoor het nodige werk door de gebruiker al gedaan... Soms betreft het ruilfusten, en soms statiegeldfusten (of geen van beide). Om de fustregistratie van A tot Z perfect en volledig automatisch te regelen, kunnen de fustregels d.m.v. één enkele klik aan de order worden toegevoegd. Vervolgens worden deze regels doorgevoerd in de fustregistratie voor het bijwerken van de fustbalans. Afhankelijk van de soort order (inkoop/verkoop) wordt automatisch rekening gehouden met de juiste datastroom (in of uit).

De fustregels en eventueel andere extra regels (denk aan verzendkosten of andere kosten), worden afhankelijk van de benodigde documenten correct gescheiden van de goederen. (Essentieel is dat elke soort regel in de order kan worden opgenomen.) Zo worden deze extra regels ter info voor de klant wel op de offerte, de factuur, de orderbevestiging e.d. weergegeven, maar natuurlijk niet op de vrachtbrief, want die heeft een ander doel...


Automatisch PDF's maken en per e-mail verzenden

Veel van onze applicaties werken met ons Documentenbeheer systeem module waarin alle gerelateerde documenten worden geregistreerd en - in dit geval - aan de order worden gekoppeld. Volledig automatisch met consistente documentnamen en verwijzingen naar de order. Altijd goed dus. En er hoeft geen letter te worden getypt...

In dit voorbeeld zijn de volgende zaken volledig automatisch uitgevoerd nadat op OK werd geklikt op het dialoogvenster AutoOrderData:

  • Een factuur aangemaakt in het facturatie systeem (waardoor weer andere processen zoals betalingen kunnen worden bewaakt en doorboekingen naar het boekhoudpakket kunnen worden gedaan).
  • Een PDF van de factuur gemaakt.
  • Het PDF opgeslagen op de door het programma aangemaakte mappenstructuur.
  • Het document geregistreerd in het subformulier Documenten op het formuler Orders (en dus gekoppeld aan de order). Als gevolg hiervan levert dit weer extra mogelijkheden op (het is buiten de scoop van deze intro om hier alles op te sommen).
  • Een e-mail bericht gemaakt met de factuur als bijlage.
  • In het e-mail bericht wordt de ontvanger persoonlijk aangeschreven (flexibel door gebruiker in te stellen). Inclusief e-mail handtekening van de werknemer die de order in behandeling heeft.
  • E-mail berichten (en de documenten die uitgaan naar relaties) kunnen zowel in het Nederlands als in het Engels worden gemaakt.
  • Voor al deze zaken is geen letter getypt, is daarom foutloos, consistent en bliksemsnel. En in dit geval is zelfs ook geen e-mail adres getypt (het is opgehaald van de klant). Op OK klikken is genoeg...

Het collectief verzenden van meerdere geregistreerde (en bestaande) documenten tegelijkertijd is eveneens kinderlijk eenvoudig.


Voorraad beheer

Optioneel

U beschikt over een flexibel voorraadbeheer systeem dat geschikt is voor meerdere branches. Kort gezegd komt het hier op neer:

  • U registreert partijen. Ingekocht of eigen teelt/vooraad. De producent wordt geregistreerd hetgeen een belangrjike basis is voor het Track And Trace systeem.
  • Aan partijen kunnen voorraadgroepen worden gekoppeld waarmee u een partij kunt opdelen voor allerlei doelen. De namen bepaalt u zelf zodat u het systeem kunt inrichten naar uw eigen behoeften.
    • Wanneer een partij binnen is, kan deze alvast worden geregistreerd op bijvoorbeeld een voorraadgroep Veldgewas. Wanneer deze verder verwerkt is (schonen, sorteren of wat dan ook) kunt u deze delen onderbrengen in een andere voorraadgroep waaruit gekozen kan worden voor de verkoop.
    • Ook wanneer een partij nog niet binnen is kan deze alvast worden geregistreerd zodat u weet wat de voorraad in de toekomst is.
  • In een orderregel heeft u een bepaalde hoeveelheid nodig. De hoeveelheid kunt u 'bijeenrapen' uit meerdere partijen en meerdere voorraadgroepen zodat u nooit met restjes blijft zitten.
  • Wanneer orders zijn afgewerkt kunt u op elk moment beslissen of de voorraad definitief moet worden bijgewerkt.

Het voorraadbeheer systeem is standaard gekoppeld aan het Track And Trace volgens de voorwaarde van de NAK Tuinbouw, maar kan ook afzonderlijk worden gebruikt.

Bloembollen module

Deze applicatie wordt uitgebreid met een (optionele) module voor de bloembollen branche. Deze module zal naar verwachting in mei 2017 operationeel zijn.

Extra screenshots

Documenten, overzichten, dataverwerkings procedures e.d. zijn allemaal via specifieke dialoogvensters benaderbaar, goed gerangschikt en altijd binnen klikbereik. In deze rubriek zijn slechts de meest belangrijkste afgebeeld. De gebruiksvriendelijkheid laat zich hierin kennen doordat doorgaans alle zaken dusdanig zijn ingesteld dat u niets extra's hoeft te doen. Tegelijkertijd is er voldoende ruimte om af te wijken indien nodig en flexibel en dynamisch met documenten en overzichten om te gaan. De laatst ingestelde instellingen worden automatisch opgeslagen.

Bekijk a.u.b. ook de rubriek Overige functionaliteiten.




Overige functionaliteiten

Wat Omschrijving
Snel, gebruiksvriendelijk en veilig Met een paar klikken maakt u een foutloze order aan. De invoer wordt op vele aspecten gecontroleerd. Ook bij het genereren van documenten worden de nodige controles uitgevoerd.
Elke gewenste orderregel

Elke willekeurige orderregel kan in de order worden opgenomen zodat u geen afzonderlijke facturen hoeft na te zenden. Op de vrachtbrief wordt alleen die info weergegeven die betrekking heeft op de vracht. Deze en overige orderregels zoals vervoerskosten, fusten etc. worden weergegevenop de offerte, factuur etc.

Daarnaast kunt u de hoeveelheid per orderregel opbouwen uit meerdere partijen uit het voorraadbeheer systeem. Zo kunt u elk 'restje' van een partij benutten. Voor meer, zie de rubriek Voorraad beheer hierboven.

Documentenbeheer Alle Order documenten heeft u direct bij de hand. Deze kunt u in het Documentenbeheer systeem laten registreren en aan de order laten koppelen. Volledig automatisch met consistente documentnamen en verwijzingen naar de order. U hoeft hier niets handmatigs voor te doen, maar het kan wel. Elk document kunt u afzonderlijk en zelfs collectief met één druk op de knop naar elk willekeurig e-mail adres verzenden waarbij de ontvanger persoonlijk wordt aangeschreven. In het Nederlands of Engels... Zowel document als e-mail bericht... In veel gevallen hoeft u niet eens het e-mail adres te kiezen of in te geven omdat specifieke documenten altijd bedoeld zijn voor specifieke mensen.
Specifieke documenten Documenten zijn specifiek afgestemd waarvoor ze zijn bedoeld. Dit geeft onbegrensde mogelijkheden.
Goed vastleggen Maak duidelijke afspraken met uw klanten, leveranciers, vervoerders en producenten. Voor alle zaken kunt u voor elk doel eenvoudig duidelijke documenten genereren met goed gefundeerde teksten voor afspraken en cijfers m.b.t. de goederen.
Inkoop, verkoop en tussenhandel

Inkoop orders en verkoop orders maakt u op dezelfde manier en in hetzelfde formulier (Orders). Verkoop via tussenhandel (Indirecte verkoop) is ook mogelijk waarbij in één en dezelfde order zowel de inkoop als de verkoop is vastgelegd en u data kunt laten doorboeken (voorraad, fustregistratie, boekhouding).

Bij een Inkoop en Indirecte verkoop kunt u een Aanvraag verzenden naar elke mogelijke leverancier voor dezelfde order.

Voorraadbeheer

Een zeer flexibel (optioneel) voorraadbeheer systeem staat tot uw beschikking. Voor meer, zie de rubriek Voorraad beheer hierboven.

Orderbewaking

De orderbewaking waarborgt een correcte datastroom middels de order status. Zo kunt u op de juiste momenten de juiste acties ondernemen. Alle acties van gebruikers worden op alle fronten bewaakt en gecontroleerd. Duidelijke overzichten vormen een extra ondersteuning.

KG's of stuks? De orderregels kunnen alle eenheden bevatten. Of u nu met KG's, stuks, of M3 werkt, of u (elke andere denkbare) afzonderlijke orderregels wilt opnemen. Bij berekeningen en data verwerkingen houdt het programma rekening met deze eenheden.
Gewicht berekening Gewichten van fusten/pallets en die van de goederen, worden apart berekend hetgeen tot nauwkeurige waarden leidt.
Pallet kaarten Laat voor elke order vol automatisch pallet kaarten maken in Microsof Word. De aantallen worden automatisch bepaald.
Fustregistratie Zie rubriek Automatische dataverwerking hier boven. Het handmatig bijwerken van de fustregistratie is natuurlijk ook mogelijk (en noodzakelijk).
Facturatie systeem Nadat de order door uw klant is bevestigd laat u automatisch een factuur maken e.d. Het facturatie systeem is o.a. uitgerust met een herinnering- en aanmaningsysteem voor een correcte bewaking van de betalingen. Inclusief export mogelijkheden om data in te lezen in boekhoudpakketten.
  • Het facturatie systeem beschikt over een compleet CRM systeem. Hierdoor kunt u uw Klanten, Vervoerders, Leveranciers, Producenten e.d. uitgesplitst onderbrengen.
  • Het facturatie systeem beschik over veel meer, zoals een mandagenregister waar u uren kunt registreren en automatisch kunt factureren. Zie de pagina facturatie systeem voor een overzicht.
Koppeling Transflow Een koppeling met Transflow heeft een beperkte mogelijkheid. De vrachtbrief is niet dynamisch en u kunt niet die procedures verwerken die u met Orders kunt doen. Desalniettemin zijn er wel plannen om Transflow te koppelen met Orders.

Basiscomponenten

Op de pagina Voorbeelden vindt u informatie over ons unieke Inlogsysteem waarmee u rechten aan gebruikers kunt toekennen, over de multi-user omgeving (meerdere gebruikers) en nog veel meer.

Huren of kopen

Zowel bij huur als bij koop kunt u kiezen voor optionele modules.

Huren

De huur is per jaar. U zit nergens aan vast. U ontvangt gratis updates.

Kopen

Kopen betekent dat u na enkele jaren de huurkosten eruit heeft. Maar kopen heeft meer voordelen.

Actie Het Voorraadbeheer systeem is optioneel. Als u besluit te kopen krijgt u dit onderdeel er gratis bij. Deze actie is geldig tot en met 31 mei 2017.

Als u de applicatie koopt, kunt u de applicatie naar uw wensen door Office Programs laten uitbreiden met onderwerpen en functionaliteiten, wat dat ook mag zijn. U kunt dus meerdere zaken die voor u van toepassing zijn in dezelfde applicatie laten onderbrengen. Het verstandigst is dan wel om niet van het standaardgedeelte (de oorspronkelijke module) af te wijken, maar het is wel mogelijk. Als u de link voor het Onderhoudscontract in de rubriek Nazorg volgt, leest u meer over de mogelijkheden. Als u een applicatie heeft gekocht en de standaardmodule is met (opzienbarende) functionaliteiten uitgebreid, kunt u daar tegen bijbetaling gebruik van maken. Kleinere functionaliteiten en verbeteringen worden gewoon standaard doorgevoerd.

Als u de applicatie koopt en u wilt dat deze wordt onderhouden, heeft u een Onderhoudscontract nodig.

Prijs

U ontvangt twee offertes: één voor huur en één voor koop. Beide inclusief optionele items die van toepassing zijn.

Nazorg

Nazorg is erg belangrijk, zeker voor het onderhoud. Via de volgende links wordt u geïnformeerd over de mogelijkheden. Deze items zullen in de offerte als optionele items worden aangeboden. Bij huur is het Onderhoudscontract niet van toepassing.

Afspraak voor een demonstratie?

Als u het contactformulier invult, zijn alle gegevens meteen compleet. U ontvangt dan een offerte op voorhand.

Als u een afspraak voor een demonstratie wilt, geef dan a.u.b. in het veld Uw verzoek (op het contactformulier) meerdere dagen op die uw voorkeur hebben, inclusief de tijd. We zullen dan z.s.m. contact met u opnemen om de afspraak specifieker vast te leggen.

Tip Als u wilt kunt u - na de demo - ook vrijblijvend met een demo werken zodat u enkele weken zelf kunt ervaren hoe het programma werkt. De demo is een volledig werkend programma, maar voor een definitieve start kunt u de demo niet gebruiken.

Hoe bestellen?

Indien we elkaar hebben ontmoet heeft u reeds een offerte. Deze hoeft u slechts te bevestigen en de applicatie wordt voor u klaargezet. Als we elkaar nog niet hebben ontmoet, kunt u het contactformulier invullen waarna u de offerte ontvangt.