Office Programs Orders

Bezig...
Deze pagina wordt momenteel bijgewerkt. Excuses voor het ongemak.

Inleiding

Nooit dingen dubbel doen. Alle informatie en documenten m.b.t. uw orders automatisch laten koppelen en op elk moment direct onder klikbereik hebben. Alle essentiële zaken volledig automatisch, trefzeker en foutloos laten verwerken. Denk hierbij o.a. aan fustregistratie, voorraad, facturatie etc. PDF's van vrachtbrieven, offertes, orderbevestigingen en andere bijbehorende documenten zijn eenvoudig en onder grote flexibiliteit te genereren en aan de order te koppelen. En om PDF's per e-mail te verzenden waarin de ontvanger beleefd en persoonlijk wordt aangeschreven, ligt slechts een muisklik van u vandaan. Met één vinger, binnen één á twee seconden... In het Nederlands of in het Engels... Zowel de documenten zelf als het e-mail bericht... Zonder ook maar één letter te hoeven typen... U en/of uw werknemers zullen daarom met veel plezier werken in onze applicatie Office Programs Orders.

Maak elk gewenste type orderregel. Met het type verpakking combinaties kunt u regels voor KG's, Stuks, etc. maken. Regels opnemen voor verzendkosten, uren, statiegelden etc. behoort als vanzelfsprekend tot de mogelijkheden. Op documenten wordt steeds (automatisch) alleen die informatie weergegeven wat voor dat document relevant is. Er zijn veel mogelijkheden.

Tip

  • Deze applicatie maakt gebruik van extra modules. Via de desbetreffende rubrieken kunt u doorklikken voor meer details.
  • Samen met andere slimme functies van andere modules werkt alles als één super tool.

Schema

  • Fig. 1 is een 'beknopt' overzicht van deze applicatie. In de afzonderlijke secties hierna is meer info.
  • Fig. 2 geeft in een notendop weer hoe efficiënt deze applicatie is.
  • Fig. 3 geeft aan dat met één verpakking combinatie vele essentiële zaken in één keer correct regelt.
  • Fig. 4 toont de module Facturering. Deze wordt voor het merendeel op de achtergrond gebruikt voor het AutoFactureren en om de factuurdata naar uw boekhoudpakket over te zetten.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


Sectie Orders

Tip De pagina Voorbeelden en Basiscomponenten bevatten meer onderdelen. Klik eventueel op:

U krijgt meer dan u verwacht

Opties instellen

  • Fig. 1: Met Opties Algemeen - die in elke applicatie aanwezig is - worden globale instellingen gemaakt. (Opties Werknemers is ook altijd aanwezig.)
  • Fig. 2: Hier stelt u standaardwaarden in voor de sectie Orders en zet u de applicatie naar uw hand.
  • Fig. 3: Regelt het gedrag van financiële documenten. Voor deze applicatie geldt dat voor een flink aantal documenten.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Overige screenshots

Meer screenshots treft u verderop aan bij de bijgehorende uitleg.


Hoofdkenmerken

Bezig...
Deze pagina wordt momenteel bijgewerkt. Excuses voor het ongemak.

Hoofdorders en Orders

Een hoofdorder kunt u zien als een vooraf gedefinieerde order. Hierin stelt u zo goed mogelijk de producten in zoals verwacht of afgesproken. Een hoofdorder kan zowel een Overeenkomst als een Reservering zijn (dit is het HOType). Het is niet altijd verplicht om een hoofdorder te maken. Het is ook niet altijd nodig, maar u zult zien dat dit het erg veel voordelen biedt.

OpmerkingHet gaat steeds om een SoortOrder: Verkoop, Indirecte verkoop en Inkoop. Bij het verwerken van de data en documenten wordt hier steeds rekening mee gehouden. De voordelen hiervan worden in de volgende rubrieken toegelicht.

Een hoofdorder voert u in in het formulier Hoofdorders. Nadat u een order gegenereerd hebt, verschijnt de order in het formulier Orders. U kunt er ook voor kiezen geen hoofdorder te maken en handmatig een order in te voeren.


De hoofdorder is een object dat alle data van alle orders met de daaraan gekoppelde data bij elkaar houdt. Misschien een lastige zin, maar het screenshot hieronder maakt het wel duidelijk.


Verhandelt u bloembollen (BKD) dan is de hoofdorder (normaal gesproken) altijd een Overeenkomst (koopbriefje). Volgens de Overeenkomst (hoofdorder) kan het gaan om de volgende leveringen: geheel, deel, rest of NVT. Middels de hoofdorder worden alle leveringen van die Overeenkomst bijgehouden. U kunt een hoofdorder overal voor gebruiken, dus niet alleen voor BKD.

U kunt de hoofdorder ook gebruiken voor een reservering of gewoon voor als een klant vaak soortgelijke producten besteld. De branche maakt volstrekt niet uit, dus ook voor NAK producten kunt u gebruik maken van een hoofdorder. In alle gevallen kunt u zo vaak u wilt van de hoofdorder automatisch een order genereren. Soms moet het (om de totalen bij elkaar te houden), en soms mag het om gewoon makkelijk te werken. Nadat een order gegenereerd is kunt u in de orderregels (in de order dus) gewoon alles aanpassen. Een order die vanuit een hoofdorder is gegenereerd blijft altijd aan de hoofdorder gekoppeld.

Een order is veel dingen tegelijk

We hebben al gezien dat we via het veld SoortOrder de volgende soorten kunnen toekennen:

  • Verkoop
  • Indirecte verkoop
  • Inkoop

Met deze mogelijkheden is het dus niet nodig extra orders in te voeren om diverse zaken voor elkaar te krijgen. Daarbij zijn er documenten die steeds automatisch goed aansluiten op elke situatie.

Voorbeeld

Stel, u moet uw klant producten leveren, maar u levert via iemand anders. Dit is wat we een Indirecte verkoop noemen. Middels dezelfde order doet u een Aanvraag bij uw leverencier. Hiervoor is een document beschikbaar via het dialoogvenster Order documenten > tabblad Aanvraag (screenshot). Nu kunt u de leverancier opdracht geven de goederen naar uw klant of naar u te brengen (en uw klant kan aangegeven hebben dat hij ze bij u komt ophalen of dat ze gebracht moeten worden). In de Aanvraag wordt dat meteen goed aangegeven. Ook zorgen de e-mail functies ervoor dat de Aanvraag naar de leverancier gaat en niet naar uw klant. Met de CMR zijn er ook flexibele mogelijkheden (tabblad CMR (screenshot)). Zo kunt u de CMR ook direct doorsturen naar uw leverancier zodat u zeker weet dat deze een perfecte CMR heeft.

Ook met het geautomatiseerde fustregistratie systeem wordt rekening gehouden met de data stroom (in of uit).

Verderop meer.

Opmerking Met de CMR worden vaak dermate grove fouten gemaakt dat deze ernstige gevolgen kunnen hebben!

Gerelateerde zaken

Onder gerelateerde zaken vallen o.a. documenten en overige data die aan de order gerelateerd is. De functies hiervoor zijn makkelijk te benaderen via het formulier Orders (screenshot). Op het lint van dit formulier ziet u de groep Afdrukken plus (screenshot) en het menu menu Specifiek (groep Extra) (screenshot).

Documenten

Documenten worden geautomatiseerd gemaakt en automatisch aan de order gekoppeld. Dit soort taken gaat altijd via de groep Afdrukken plus. (Het woord 'Plus' is gekozen omdat er veel extra dingen te doen zijn dan alleen afdrukken.) Via het dialoogvenster Order documenten worden via de specifieke tabbladen alle documenten afgehandeld die op de onderliggende order van toepassing kunnen zijn. In het voorbeeld hieronder het tabblad CMR.

Verderop meer.


Overige data

Data wordt eveneens geautomatiseerd verwerkt, gekoppeld en doorgevoerd. Dit soort taken gaat altijd via menu Specifiek (groep Extra). (Het woord 'Specifiek' is gekozen omdat dit de enige locatie is waar specifieke taken ingedeeld zijn.) In onderstaand voorbeeld wordt het dialoogvenster AutoOrderData weergegeven waar 3 belangrijke zaken volledig geautomatiseerd worden verwerkt.

Verderop meer.


De vrachtbrief

Belangrijk!

Ook in de branche NAK en BKD worden vrachtbrieven vaak verkeerd ingevuld/gemaakt! In deze rubriek geven we daar een paar voorbeelden van. Vaak wordt niet stilgestaan bij het feit dat deze fouten tot ernstige concequenties kunnen leiden.

Neem a.u.b. goed kennis van deze rubriek.

Verderop zult u zien dat met Office Programs Orders dergelijke fouten eenvoudigweg niet mogelijk zijn. En dat, door slechts op één plek de juiste verpakking combinatie (VerpCombi) te kiezen.


Het werkelijke doel

In eerste instantie is de vrachtbrief een overeenkomst tussen twee partijen: de verzender en de vervoerder. Op het moment dat de ontvanger heeft getekend voor ontvangst, wordt deze de derde partij binnen de overeenkomst.

Aan de overeenkomst zijn voorwaarden gekoppeld. Wanneer de overeenkomst niet goed is opgesteld, kan er daarom geen aanspraak worden gemaakt. Dit is heel logisch en iedereen snapt dit wel. Tegelijkertijd denken veel mensen te vanzelfsprekend dat het allemaal wel goed is, want 'dat doen we zo al 30 jaar' of 'we gebruiken software die ook anderen gebruiken'. De praktijk heeft echter bewezen dat het vaak ernstig fout gaat. En ja, het kan inderdaad zijn dat het tot op heden steeds 'goed' ging. Totdat het een keer goed raak is; diefstal, schade, of een ernstig ongeval. In die situaties wordt de vrachtbrief erbij gehaald en zal worden geconroleerd of u zich heeft gehouden aan de voorwaarden en of de informatie op de vrachtbrief wel correct is. Mocht dan iets niet in orde zijn, dan wordt u met een keiharde realiteit geconfronteerd. U heeft een grote verantwoordelijkheid, daarom moet u feilloos op uw software kunnen vertrouwen.

Hierna slechts een paar voorbeelden van vaak voorkomende fouten uit de praktijk.

Opmerking

Dit betoog is beperkt gehouden omdat het louter bedoeld is om het probleem enigzins te verduidelijken. Een lang betoog met vele blunders behoort niet binnen de onderwerpen van deze pagina.

Enkele voorbeelden van grove fouten

Kenteken i.p.v. vervoerder

Waar de naam, adres etc. van de vervoerder moet worden ingevuld, wordt vaak een kenteken ingevuld... Maar u kunt geen overeenkomst sluiten met een kenteken...

Feit U voldoet niet aan de voorwaarden van de overeenkomst waardoor de gehele vrachtbrief ongeldig is.

Aantal colli

Aantal colli op de CMR is ervoor dat de chauffeur bij inontvangstneming tekent voor o.a. het aangegeven aantal en dat aantal dus ook moet afleveren. Hij moet ook op de vrachtbrief kunnen aangeven dat bijvoorbeeld 3 van de 20 colli doorweekt waren op het moment van inontvangstneming. Voor hetzelfde aantal tekent de klant (ontvanger). De klant kan eveneens aangeven dat er 3 doorweekt zijn waarmee hij de opmerking van de chauffeur bevestigt. Maar ook dat er minder colli zijn geleverd dan op de vrachtbrief vermeld.

Er zijn voorbeelden van:

  • Dat het aantal colli gelijk is aan het aantal KG's...
  • I.p.v. colli, fusten wordt aangegeven...

FeitAls het aantal colli niet is aangegeven dan wordt het bij calamiteiten een discutabele zaak. Omdat een colli iets anders is dan een fust!

Gewichten

Als verzender bent u degene die de gewichten op de vrachtbrief aangeeft. Zowel bruto als netto. De software moet dus een zeer nauwkeurige berekening én uitsplitsing kunnen maken over het netto en bruto gewicht (product, verpakking, pallets). De vervoerder moet op basis van deze informatie blindelings kunnen vertrouwen. Ook hier gaat het vaak fout omdat het bruto gewicht niet correct wordt berekend. In het ene geval blijft het bij een geldkwestie. In een ander geval kunnen er levens op het spel staan.

Feit Als de vracht wordt gewogen en de lading blijkt zwaarder dan vermeld op de vrachtbrief, zijn de kosten voor u. U bent in dit geval de verantwoordelijke.

Feit Bij een ernstig ongeluk zal de politie zeker het gewicht op de vrachtbrief controleren. Als de lading zwaarder blijkt dan op de vrachtbrief vermeld, dan heeft u een zeer groot probleem.

Niet relevante info op de vrachtbrief

Vaak wordt veel overbodige informatie op een vrachtbrief gezet terwijl de noodzakelijk informatie ontbreekt of verkeerd is. Dat komt doordat men vaak niet goed weet waarvoor een vrachtbrief werkelijk is, en dat kan ernstige gevolgen hebben. Om van dit betoog geen boekwerk te maken (hiervoor gaat er genoeg fout) zullen we ons beperken tot de colli en de producten.

Zoals we gezien hebben wordt het aantal colli vaak niet of verkeerd (fusten i.p.v. colli) aangegeven. De vrachtbrief is echter heel algemeen en daarom spreekt men van colli. Een colli is een eenheid waarin iets verzonden wordt. Chauffeur neemt X aantal eenheden (colli) in ontvangst en levert ook X aantal eenheden af. Voor u is het wellicht onlogisch, maar een colli kan een X aantal fusten bevatten... Fusten is daarom discutabel. Daarom wordt ook niet het aantal fusten op de vrachtbrief gevraagd, maar het aantal colli.

In de overeenkomst wordt ook niet van uit gegaan dat een chauffeur kennis heeft over specifieke zaken. Zo hoeft hij niet te weten:

  • Wat een gaasbak is.
  • Op wiens naam fusten staan.
  • Welke producten hij precies gaat vervoeren (en al helemaal niet de Latjinse namen te kennen).

Dit zijn allemaal specifieke zaken die op de Afleveringsnota thuishoren.

De vrachtbrief is een volstrekt ander document met een volstrekt ander doel. Pas wanneer het doel van documenten exact bekend is, kan voor de juiste automatisering worden gezorgd waardoor u behoed blijft voor een hoop narigheid.

Wanneer u in de orderregel de juiste verpakking combinatie (VerpCombi) heeft toegekend, wordt in Office Programs Orders alle data overal correct verwerkt en weergegeven.


KG - STK - LTR - M3

Het programma wordt aangestuurd door 'verpakking combinaties'. Met een verpakking combinatie (VerpCombi) geeft u eenvoudig aan wat de - juist ja - de verpakking combinatie is. Dit is tevens een formule waarmee tevens tal van berekeningen uitgevoerd waarbij een onderscheid wordt gemaakt in KG, STK, LTR of M3. Deze typen zijn vooraf aan de verpakking combinatie toegekend. En of het nu orders zijn of lijsten voor het magazijn, u kunt gewoon altijd alles door elkaar gebruiken.

Het gaat zelfs iets verder... Want u moet natuurlijk altijd alles (elke soort orderregel) in rekening kunnen brengen. Ook als een type KG, STK, LTR of M3 niet van toepassing is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afhandelingskosten, een extra verrichtte service, te verrekenen uren etc. In dit systeem worden bijvoorbeeld ook fustregels (als orderregels) geregistreerd voor een correcte en efficiënte Fustregistratie.

De verpakking combinaties hebben een nog veel ruimer doel. Zie volgende rubriek.

Aantal colli en fusten

De verpakking combinaties zorgen ervoor dat het aantal colli en aantal fusten overal in de applicatie correct worden doorberekend en weergegeven. Fusten zijn o.a. belangrijk voor de Fustregistratie, het magazijn etc. Het aantal colli is o.a. belangrijk voor de CMR (zie rubriek De vrachtbrief).

Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is in de orderregel de gewenste verpakking combinatie (VerpCombi) te kiezen.

Gewichten

Bezig...

Zo wordt het aantal colli, fusten, gewichten (netto en bruto afzonderlijk) allemaal in één keer doorberekend.

Zowel NAK als BKD

Bezig...

Voorraadsysteem

Bezig...

Fustregistratie

Bezig...

Factureren

Bezig...

Order documenten

Order documenten zijn documenten die bij een specifieke order horen. De applicatie zorgt er daarom voor dat documenten altijd aan de juiste order worden gekoppeld. Vanuit het formulier Orders (screenshot) opent u het dialoogvenster Order documenten. Dat kan via Afdrukken plus (screenshot) of door op F11 te drukken.

Het dialoogvenster past alle taken toe op de onderliggende record. We zullen niet alle mogelijkheden gaan opsommen. Het is wel interessant om te zien hoe efficiënt u kunt werken.

Aanvraag


xx

Ontvangstbevestiging


xx

Offerte


xx

Orderbevestiging

xx

NakDoc


xx

Afleveringsnota

xx

Phyto

xx

Pakbon

xx

CMR


xx

Collectief

xx

Extra functionaliteiten

Opmerking Deze opsomming is beperkt gehouden.

Het gaat hier om enkeke functionaliteiten in de groep Afdrukken plus > menu Diversen (screenshot). Dit menu is op meerdere locaties in de applicatie beschikaar.

Heffingen

Bezig...

Overige kenmerken

Kenmerken XXXXXXX
Wat Omschrijving
Meerdere bedrijven U kunt voor 3 bedrijven de administratie voeren. Facturen worden verantwoord gescheiden en genummerd.

Sectie Facturering

Office Programs Orders maakt gebruik van module Facturering (screenshot) die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Facturering.