Office Programs Orders

Inleiding

Met Office Programs Orders werkt u efficiënt, gebruiksvriendelijk en met een grote mate van flexibiliteit. Zelfs de meest complexe taken liggen slechts één muisklik van u vandaan.

Nooit dingen dubbel doen. Alle informatie en documenten m.b.t. uw orders automatisch laten maken en koppelen en op elk moment direct onder klikbereik hebben. Laat alle essentiële zaken volledig automatisch, trefzeker en foutloos verwerken. Denk hierbij o.a. aan de fustregistratie, de voorraad, de facturatie etc. PDF's van vrachtbrieven, offertes, overeenkomsten, orderbevestigingen en andere bijbehorende documenten zijn eenvoudig en onder grote flexibiliteit automatisch te genereren en aan de order te koppelen. En indien gewenst met één muisklik per e-mail te verzenden...

Welk type orderregel u ook wilt verwerken, KG - PCS - LTR - M3, of extra regels voor een extra service, verzendkosten, statiegelden etc., NAK en/of BKD producten, het kan allemaal in één order. Facturen worden automatisch gemaakt en de factuurgegevens kunnen uiteindelijk in uw favoriete boekhoudpakket worden ingelezen.

Voor een correcte communicatie met uw klanten kunt u documenten instellen op Nederlands of Engels. En u bent er van verzekerd dat alle documenten 100% voldoen aan de gestelde eisen.

Tip

  • Deze applicatie maakt gebruik van de module Facturering die op zijn beurt weer gebruik maakt van de module Klanten (een volledig CRM systeem) en andere modules. Via de rubriek Sectie Facturering op deze pagina, kunt u doorklikken voor meer details.
  • Samen met andere slimme functies van andere modules werkt alles als één super tool.

Schema

De tekeningen hieronder geven u in één oogopslag een beknopt overzicht van het geheel met de belangrijkste onderdelen.

  • Fig. 1 toont de Basiscomponenten waardoor Orders wordt aangestuurd. (De verantwoording kunt u nalezen op Development System.)
  • Fig. 2 is een 'beknopt' overzicht van Orders.
  • Fig. 3 toont één van de vele efficiënte functies van Orders.
  • Fig. 4 geeft aan dat u met één verpakking combinatie vele essentiële zaken in één keer correct regelt.
  • Fig. 5 toont de module Facturering. Deze wordt voor het merendeel op de achtergrond gebruikt voor het AutoFactureren en om de factuurdata naar uw boekhoudpakket over te zetten.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Fig. 5


Sectie Orders

Opties instellen

  • Fig. 1: Met Opties Algemeen - die in elke applicatie aanwezig is - worden globale instellingen gemaakt. (Opties Werknemers is ook altijd aanwezig.)
  • Fig. 2: Hier stelt u standaardwaarden in voor de sectie Orders en zet u de applicatie naar uw hand.
  • Fig. 3: Regelt het gedrag van financiële documenten. Voor deze applicatie geldt dat voor een flink aantal documenten.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Overige screenshots

Meer screenshots treft u verderop aan met bijgehorende uitleg.



Hoofdkenmerken

Hoofdorders en Orders

Een hoofdorder kunt u zien als een vooraf gedefinieerde order. Hierin stelt u zo goed mogelijk de producten in zoals verwacht of afgesproken. Een hoofdorder kan zowel een Overeenkomst als een Reservering zijn (dit is het HOType). Het is niet altijd verplicht om een hoofdorder te maken. Het is ook niet altijd nodig, maar u zult zien dat dit het erg veel voordelen biedt.

OpmerkingHet gaat steeds om een SoortOrder: Verkoop, Indirecte verkoop en Inkoop. Bij het verwerken van de data en documenten wordt hier steeds rekening mee gehouden. De voordelen hiervan worden in de volgende rubrieken toegelicht.

Een hoofdorder voert u in in het formulier Hoofdorders. Nadat u een order gegenereerd hebt, verschijnt de order in het formulier Orders. U kunt er ook voor kiezen geen hoofdorder te maken en handmatig een order in te voeren.


De hoofdorder is een object dat alle data van alle orders met de daaraan gekoppelde data bij elkaar houdt. Misschien een lastige zin, maar het screenshot hieronder maakt het wel duidelijk.


Verhandelt u bloembollen (BKD) dan is de hoofdorder (normaal gesproken) altijd een Overeenkomst (koopbriefje). Volgens de Overeenkomst (hoofdorder) kan het gaan om de volgende leveringen: geheel, deel, rest of NVT. Middels de hoofdorder worden alle leveringen van die Overeenkomst bijgehouden. U kunt een hoofdorder overal voor gebruiken, dus niet alleen voor BKD.

U kunt de hoofdorder ook gebruiken voor een reservering of gewoon voor als een klant vaak soortgelijke producten besteld. De branche maakt volstrekt niet uit, dus ook voor NAK producten kunt u gebruik maken van een hoofdorder. In alle gevallen kunt u zo vaak u wilt van de hoofdorder automatisch een order genereren. Soms moet het (om de totalen van meerdere leveringen bij elkaar te houden), en soms mag het om gewoon makkelijk te werken. Nadat een order gegenereerd is kunt u in de orderregels (in de order dus) gewoon aanpassen. Een order die vanuit een hoofdorder is gegenereerd blijft altijd aan de hoofdorder gekoppeld.

Een order is veel dingen tegelijk

We hebben al gezien dat we via het veld SoortOrder de volgende soorten kunnen toekennen:

  • Verkoop
  • Indirecte verkoop
  • Inkoop

Met deze mogelijkheden is het dus niet nodig extra orders in te voeren om diverse zaken voor elkaar te krijgen. Daarbij zijn er documenten die steeds automatisch goed aansluiten op elke situatie.

Voorbeeld

Stel, u moet uw klant producten leveren, maar u levert via iemand anders. Dit is wat we een Indirecte verkoop noemen. Middels dezelfde order doet u een Aanvraag bij uw leverencier. Hiervoor is een document beschikbaar via het dialoogvenster Order documenten > tabblad Aanvraag (screenshot). Nu kunt u de leverancier opdracht geven de goederen naar uw klant of naar u te brengen (en uw klant kan aangegeven hebben dat hij ze bij u komt ophalen of dat ze gebracht moeten worden). In de Aanvraag wordt dat meteen goed aangegeven. Ook zorgen de e-mail functies ervoor dat de Aanvraag naar de leverancier gaat en niet naar uw klant. Met de CMR zijn er ook flexibele mogelijkheden (tabblad CMR (screenshot)). Zo kunt u de CMR ook direct doorsturen naar uw leverancier zodat u zeker weet dat deze een perfecte CMR heeft.

Ook met het geautomatiseerde fustregistratie systeem wordt rekening gehouden met de datastroom (in of uit).

Order documenten en dataverwerking

Dit betreft specifieke documenten (CMR, Aflevringsnota etc.) en data (zoals een factuur) die aan de order gerelateerd zijn. Deze zaken worden volledig geautomatiseerd voor u geregeld terwijl u tegelijkertijd over een grote mate van flexibiliteit beschikt. De functies hiervoor zijn makkelijk te benaderen via het formulier Orders (screenshot) (hier ziet u waar op het lint de volgende groepen zich bevinden).

  • Zaken m.b.t documenten gaan altijd via groep Afdrukken plus (screenshot). Het woord 'Plus' is gekozen omdat er veel extra dingen te doen zijn dan alleen afdrukken.
  • Het verwerken van data gaat via het menu Specifiek (groep Extra) (screenshot).Het woord 'Specifiek' is gekozen omdat dit de enige locatie is waar specifieke taken ingedeeld zijn.

Order documenten

Documenten worden geautomatiseerd gemaakt en automatisch aan de order gekoppeld. Via het dialoogvenster Order documenten worden via de specifieke tabbladen alle documenten afgehandeld die op de onderliggende order van toepassing kunnen zijn. Zo kunt u daar geen fouten in maken en makkelijk en snel werken. In het voorbeeld hieronder het tabblad CMR.

Meer hierover in de rubriek Order documenten.


Dataverwerking

Data van de order wordt eveneens geautomatiseerd verwerkt, gekoppeld en doorgevoerd. In onderstaand voorbeeld wordt het dialoogvenster AutoOrderData weergegeven waar 3 belangrijke zaken volledig geautomatiseerd worden verwerkt.

Meer hierover in de rubriek AutoOrderData.


De vrachtbrief

Belangrijk!

Ook in de branche NAK en BKD worden vrachtbrieven vaak verkeerd gemaakt! In deze rubriek geven we er een paar voorbeelden van. Dikwijls wordt niet stilgestaan bij het feit dat ogenschijnlijke 'kleine fouten' ernstige concequenties kunnen hebben.

Neem a.u.b. goed kennis van deze rubriek.

Verderop zult u zien dat met Office Programs Orders dergelijke fouten eenvoudigweg niet mogelijk zijn. En dat, door slechts op één plek de juiste verpakking combinatie (VerpCombi) te kiezen.


Het werkelijke doel

In eerste instantie is de vrachtbrief een overeenkomst tussen twee partijen: de verzender en de vervoerder. Op het moment dat de ontvanger heeft getekend voor ontvangst, wordt deze de derde partij binnen de overeenkomst.

Aan de overeenkomst zijn voorwaarden gekoppeld. Wanneer de overeenkomst niet goed is opgesteld, kan er daarom geen aanspraak worden gemaakt. Dit is heel logisch en iedereen snapt dit wel. Tegelijkertijd denken veel mensen te vanzelfsprekend dat het allemaal wel goed is, want 'dat doen we zo al 30 jaar' of 'we gebruiken software, dus is het altijd goed'. De praktijk heeft echter bewezen dat het vaak ernstig fout gaat. En ja, het kan inderdaad zijn dat het tot op heden steeds 'goed' ging. Totdat het een keer goed raak is; diefstal, schade, of een ernstig ongeval. In die situaties wordt de vrachtbrief erbij gehaald en zal worden geconroleerd of u zich heeft gehouden aan de voorwaarden en of de informatie op de vrachtbrief wel correct is. Mocht dan iets niet in orde zijn, dan wordt u met de keiharde realiteit geconfronteerd. U heeft een grote verantwoordelijkheid, daarom moet u feilloos op uw software kunnen vertrouwen. Maar ben nu niet te goedgelovig dat dat vertrouwen altijd goed gefundeerde is...

Hierna slechts een paar voorbeelden van vaak voorkomende fouten uit de praktijk.

Opmerking

Dit betoog is beperkt gehouden omdat het louter bedoeld is om het probleem enigzins te verduidelijken. Een lang betoog met vele blunders behoort niet binnen de onderwerpen van deze pagina.

Enkele voorbeelden van grove fouten

Kenteken i.p.v. vervoerder

Waar de naam, adres etc. van de vervoerder moet worden ingevuld, wordt vaak een kenteken ingevuld... Maar u kunt geen overeenkomst sluiten met een kenteken...

Feit U voldoet niet aan de voorwaarden van de overeenkomst waardoor de gehele vrachtbrief ongeldig is.

Aantal colli's

Aantal colli's op de CMR is ervoor dat de chauffeur bij inontvangstneming tekent voor o.a. het aangegeven aantal en dat aantal dus ook moet afleveren. Hij moet ook op de vrachtbrief kunnen aangeven dat bijvoorbeeld 3 van de 20 colli's doorweekt waren op het moment van inontvangstneming. Voor hetzelfde aantal tekent de klant (ontvanger). De klant kan eveneens aangeven dat er 3 doorweekt zijn waarmee hij de opmerking van de chauffeur bevestigt. Maar ook dat er minder colli's zijn geleverd dan op de vrachtbrief vermeld.

Er zijn voorbeelden van:

  • Dat het aantal colli's gelijk is aan het aantal KG's...
  • I.p.v. colli's, fusten wordt aangegeven...

FeitAls het aantal colli's niet is aangegeven dan wordt het bij calamiteiten een discutabele zaak. Omdat een colli iets anders is dan een fust!

Gewichten

Waarschuwing Omtrent dit onderwerp staan er levens op het spel.

Als verzender bent u degene die de gewichten op de vrachtbrief aangeeft. Zowel bruto als netto. De software moet dus een zeer nauwkeurige berekening én uitsplitsing kunnen maken over het netto en bruto gewicht (product, verpakking, pallets). De vervoerder moet op basis van deze informatie blindelings kunnen vertrouwen. Ook hier gaat het vaak fout omdat het bruto gewicht niet correct wordt berekend. In het ene geval blijft het bij een geldkwestie. In een ander geval kunnen er levens op het spel staan.

Feit Als de vracht wordt gewogen en de lading blijkt zwaarder dan vermeld op de vrachtbrief, dan is de boete voor u. U bent in dit geval de verantwoordelijke voor het correct aangeven van het gewicht op de vrachtbrief.

Feit Bij een ernstig ongeluk zal de politie zeker het gewicht op de vrachtbrief controleren. Als de lading zwaarder blijkt dan op de vrachtbrief vermeld, dan heeft u een zeer groot probleem. Zeker als bij het ongeval (zwaar) gewonden en/of dodelijke slachtoffers betrokken zijn.

Niet relevante info op de vrachtbrief

Vaak wordt veel overbodige informatie op een vrachtbrief gezet terwijl de noodzakelijk informatie ontbreekt of verkeerd is. Dat komt doordat men vaak niet goed weet waarvoor een vrachtbrief werkelijk is, en dat kan ernstige gevolgen hebben. Om van dit betoog geen boekwerk te maken (hiervoor gaat er genoeg fout) zullen we ons beperken tot de colli's en de producten.

Zoals we gezien hebben wordt het aantal colli's vaak niet of verkeerd (fusten i.p.v. colli's) aangegeven. De vrachtbrief is echter heel algemeen en daarom spreekt men van colli. Een colli is een eenheid waarin iets verzonden wordt. Chauffeur neemt X aantal eenheden (colli's) in ontvangst en levert ook X aantal eenheden af. Voor u is het wellicht onlogisch, maar een colli kan een X aantal fusten bevatten... Fusten is daarom discutabel. Daarom wordt ook niet het aantal fusten op de vrachtbrief gevraagd, maar het aantal colli's.

In de overeenkomst wordt ook niet van uit gegaan dat een chauffeur kennis heeft over specifieke zaken. Zo hoeft hij niet te weten:

  • Wat een gaasbak is.
  • Op wiens naam fusten staan.
  • Welke producten hij precies gaat vervoeren (en al helemaal niet de Latjinse namen te kennen).

Dit zijn allemaal specifieke zaken die op de Afleveringsnota thuishoren.

De vrachtbrief is een volstrekt ander document met een volstrekt ander doel. Pas wanneer het doel van documenten exact bekend is, kan voor de juiste automatisering worden gezorgd waardoor u behoed blijft voor een hoop narigheid.

De applicatie moet u beschermen

Een programma is ervoor om u te dienen én te beschermen. Wanneer u in de orderregel de juiste verpakking combinatie (VerpCombi) heeft toegekend, wordt in Office Programs Orders alle data overal correct verwerkt en weergegeven.


KG - PCS - LTR - M3

Het programma wordt voor een groot deel aangestuurd door 'verpakking combinaties'. U kunt de producten namelijk in verschillende verpakkingseenheden en/of combinaties leveren. Dit noemen we een verpakking combinatie (in het programma VerpCombi). Hierin is een formule verweven waarmee o.a. het onderscheid wordt gemaakt in KG, PCS, LTR of M3. Bij deze typen moet natuurlijk rekening worden gehouden met het aantal... en dan dus ook met het gewicht... Deze typen heeft u vooraf aan de verpakking combinatie toegekend. En of ze nu in orders voorkomen of in lijsten voor het magazijn, u kunt gewoon altijd alles door elkaar gebruiken.

Het gaat zelfs iets verder... Want u moet natuurlijk altijd alles (elke soort orderregel) in rekening kunnen brengen. Ook als een type KG, PCS, LTR of M3 niet van toepassing is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afhandelingskosten, een extra verrichtte service, te verrekenen uren etc. U kunt het allemaal direct in de order opnemen. In dit systeem worden bijvoorbeeld ook fustregels (als orderregels) geregistreerd voor een correcte en efficiënte Fustregistratie.


Aantal colli's en fusten

De verpakking combinaties zorgen ervoor dat het aantal colli's en aantal fusten overal in de applicatie correct wordt doorberekend en weergegeven. Fusten zijn o.a. belangrijk voor de Fustregistratie, het Magazijn etc. Het aantal colli's is o.a. belangrijk voor de CMR (zie rubriek De vrachtbrief).

Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is in de orderregel de gewenste verpakking combinatie (VerpCombi) te kiezen.


Gewichten

In de rubriek De vrachtbrief hebben we gezien dat wanneer gewichten niet correct worden berekend, dit zeer ernstige consequenties kan hebben. Voor het product moet natuurlijk het netto gewicht bekend zijn. Dan is er ook het gewicht van de verpakking en de fust. Verder ook het gewicht van de pallets. De pallets en het type pallet worden ook in de orderregel ingevoerd en het gewicht daarvan wordt afzonderlijk berekend.

Alleen zo zijn alle gewichten perfect uitgespecificeerd. Zo bent u 100% gewaardborgd dat hierdoor geen problemen kunnen ontstaan.


Zowel NAK als BKD

Office Programs Orders biedt u de juiste middelen om zowel NAK als BKD producten te verwerken. Dit is in eerste instantie mogelijk gemaakt door de producten onder dezelfde structuur te verwerken. Verder is het mogelijk NAK en BKD producten te verwerken door documenten te laten zijn waarvoor ze bedoeld zijn, zoals de vrachtbrief en de afleveringsnota.

Vrachtbrief

Op de vrachtbrief wordt die informatie gegeven zoals het hoort. Als een vrachtbrief wordt afgestemd op een branche (en/of op andere toeters en bellen), dan geeft dat niet alleen beperkingen, maar dan mag ook worden aangenomen dat het doel van de vrachtbrief niet is begrepen. In de applicatie wordt gebruik gemaakt van de CMR zodat ook internationale handel verwerkt kan worden.

Partijen

Voor zowel de NAK als de BKD worden Partijen geregistreerd (gewoon bij elkaar). De producten worden per branche in lijsten zoals de Afleveringsnota goed onderscheiden en aangeduid. We maken dus een duidelijk onderscheid tussen een vrachtbrief en een afleveringsnota. De producten op zich worden in de database dus gewoon in dezelfde structuur verwerkt.

Voor wat betreft de BKD worden strenge verhandelingsvereisten gesteld die op de Afleveringsnota verschijnen. Voor wat betreft de NAK kan een NAK Keuringsdocument worden meegezonden.

Voorraad

Omdat NAK en BKD producten in dezelfde structuur worden verwerkt, hoeft er geen extra rekening te worden gehouden met het bijwerken van de voorraad.

Order documenten

Order documenten zijn de documenten die aan een order zijn gekoppeld. Vanuit het formulier Orders (screenshot) opent u het dialoogvenster Order documenten (screenshot). Dat kan via Afdrukken plus (screenshot) of door op F11 te drukken. Het dialoogvenster past alle taken automatisch toe op de onderliggende record.

Om u een goede indruk te geven van welke mogelijkheden u heeft en vooral hoe efficiënt u kunt werken, wordt in deze rubriek het doel van de documenten belicht.

Tip Voordat u iets met een document gaat doen, wordt door de orderbewaking (a.d.h.v. uw keuze op het dialoogvenster) steeds de Status, de SoortOrder en andere data van de order gecontroleerd.

De volgende verwijzingen zijn vaak voorkomende functionaliteiten. Als u deze verwijzingen raadpleegt gaat u kennis maken met erg handige functies.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Taal gerelateerde documenten.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht gericht e-mail verzenden.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Mappenstructuur en Documentenbeheer.

Aanvraag


Wordt gebruikt als SoortOrder Inkoop of Indirecte verkoop is. (Het aanvragen/verzoeken van het leveren van producten.)

Voor de tekst inzake het bezorgen is een flexibele functie beschikbaar. Vooral in deze situatie (zeker bij Indirecte verkoop) is dat nodig. De klant kan de goederen bij u ophalen of u moet ze brengen. Of de leverancier moet ze bij uw klant brengen of juist bij u. Dezelfde order gebruikt u namelijk om de goederen te bestellen bij uw leverancier én tevens om de administratie inzaken uw klant af te handelen.

De Taal van het document kunt u daarom tijdelijk aanpassen. Want u zou ENG kunnen gebruiken voor uw klant, terwijl u voor uw leverancier NED wilt gebruiken.

Omdat het gaat om een Aanvraag wordt nu het e-mail van de leverancier weergegeven. U kunt een aanvraag doen bij meerdere leveranciers en al die documenten worden afzonderlijk opgeslagen.

U kunt het/de document(en) ook koppelen aan de order door het vakje Document registreren in te schakelen.

Met handige PopUp vensters kunt u overal documenten en alle andere gekoppelde data ophalen. Straks meer hierover in de rubriek Diversen.


Ontvangstbevestiging


Wordt gebruikt als SoortOrder Inkoop is.

In sommige gevallen - zoals bij de Aanvraag - moet u de Taal kunnen wijzigen. Wanneer dit niet relevant is wordt de Taal van het document automatisch overgenomen wat ook het handigst is.

Offerte


Een offerte gebruikt u als u geen hoofdorder maakt. Met een offerte legt u alles goed en duidelijk vast.

De Taal van het document wordt nu automatisch van de order overgenomen.

Een overeenkomst (koopbrief) kunt u via het formulier Hoofdorders > Afdrukken plus verzenden. Dat document noemen we een Basis document. U kunt daar ook een document verzenden (Hoofdorder overzicht) dat alle informatie bevat die aan de hoofdorder is gekoppeld zoals orders en facturen. U bent niet verplicht een hoofdorder te maken.

Orderbevestiging


Met een orderbevestiging stelt u de klant op de hoogte dat de bestelling in behandeling is genomen, waarover het gaat en wanneer wordt geleverd. Dit is geen verplicht nummer, maar het wordt vaak erg gewaardeerd als een goede service.

Het is een kleine moeite: op F12 drukken en op OK...

NakDoc


Hiermee maakt u het NAK Keuringsdocument. Label codes, nummers, cellen etc. worden op het document weergegeven. Deze informatie is allemaal makkelijk te koppelen. Zoals u weet kan het ook zijn dat dit document aan u wordt aangeleverd.

Opmerking Net zoals met de CMR wordt met dit document ook niet altijd goed omgegaan.

Afleveringsnota


De Afleveringsnota is een erg gespecificeerd document waarin zowel de NAK als BKD producten op worden weergegeven, inclusief de fusten, pallets, en overige orderregels.

Als u zorgt dat Document registreren is ingeschakeld, kunt u gewoon op OK klikken en het document wordt gemaakt en aan de order gekoppeld (zoals in andere gevallen). Bij de rubriek CMR hebben we nog een verrassing...

Phyto

Zoals u weet moet dit document voortaan via een andere weg worden aangeleverd. Deze functie blijft voorlopig nog wel actief.

Pakbon

Dit is normaal gesproken niet nodig omdat de Afleveringsnota compleet is. Deze pakbon is gewoon een extra optie voor als u een andere lijst wilt.

CMR


De CMR wordt - zoals andere documenten aan de order gekoppeld (indien Document registreren is ingeschakeld). Hier en bij andere tabbladen is een vak Status. Wanneer u daarin de waarde Lijst heeft geselecteerd (screenshot), wordt het document namelijk automatisch in een lijst opgenomen. In dit geval is dat een lijst op de CMR die wordt weergegeven en wel in vak 5 (Bijgevoegde documenten). Zo kunt u niets vergeten en hoeft u geen extra handelingen te verrichten. En de waarden op het dialoogvenster worden ook opgeslagen.

Verder kan het zijn dat u de CMR moet verzenden naar een leverancier (wanneer hij de goederen bezorgt), een vervoerder of naar de klant zelf.

Collectief

Dit tabblad is ervoor dat u meerdere bijlagen kunt verzenden naar de leverancier, de vervoerder of de klant. Gewoon handig voor als zo'n situatie zich voordoet.

Orderbewaking

De orderbewaking doet dienst op meerdere niveaus om de stroom van orders van A to Z correct in goede banen te leiden. Twee belangrijke gegevens voor de orderbewaking zijn de Status en de SoortOrder. De Status geeft o.a. aan of de order nog een concept is, of een offerte van de order is verzonden, of de order bevestigd is, of deze vervallen is of als deze geschiedenis hoort. De SoortOrder geeft aan of het een Inkoop order, Verkoop order of Indirecte verkoop order is.

De volgende zaken kunnen worden gezien als orderbewaking waardoor o.a. zaken kortgezegd kunnen worden geautomatiseerd en waardoor u daar dus geen omkijken naar heeft:

  • Diverse waarden worden bij de invoer en wijzigingen van de order gecontroleerd a.d.h.v. de Status en SoortOrder.
  • De Status geeft verschillende fasen van administratieve werkzaamheden aan.
  • De Status kan niveaus in de datastroom worden opgeschoven en ook teruggezet. Door het programma wordt gecontroleerd wat wel/niet toelaatbaar is.
  • Bij het genereren van Order documenten (zie daar) wordt a.d.h.v. de Status, de SoortOrder en andere ingevoerde waarde van de order, steeds gecontroleerd of voldaan is aan de vereisten voor een bepaald document.
  • De SoortOrder bepaalt de datastroom (in of uit), waardoor o.a. de fustregistratie geautomatiseerd kan worden verwerkt.
  • De Status zorgt voor een goed onderscheid in orders die in de volgende lijsten worden weergegeven:
    • Alle
    • Actuele
    • Lopende
    • Financiële
    • Geschiedenis
    • Vervallen

Zowel hoofdorders als orders hebben beide een Status en SoortOrder. Voor beide gevallen komt dit op hetzelfde neer. Eén van de hulpmiddelen voor het goed managen is het Orders gegevensblad. Er is ook een Hoofdorders gegevensblad. Hiermee heeft u direct inzicht in wat er speelt.


Fustregistratie

De fustregistratie is dusdanig opgezet dat u zo min mogelijk handelingen hoeft te verrichten. Tevens is rekening gehouden met het feit dat alles moet kunnen omdat niet iedereen en niet binnen elke branche op dezelfde manier wordt gewerkt. Het afstemmen op één van die zaken zou dan een beperking opleveren.

Fusten zijn zowel de eenheden waarin het product is verpakt (dozen, kisten etc.) als pallets.

Voorwat betreft de uit stroom van fusten (pallets vallen daar ook onder) kan dit worden geautomatiseerd (zie rubriek AutoOrderData). Snel en gegarandeerd foutloos. Echter, wat retour komt is 'onvoorspelbaar'. Daarom kan in de fustregistratie ook incidenteel (handmatig) worden geboekt. Dat is ook nodig om afwijkinge recht te trekken.

Met een PopUp venster heeft u o.a. altijd en overal inzage in de fustbalans.


Algemeen voorbeeldVoorbeelden > PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen.

Voorraadsysteem

Het voorraadsysteem is nauw verbonden met orderregels, partijen en boekstukken. Het voorraad systeem werkt geautomatiseerd, maar wel met een vinger aan de pols. Er zijn twee soorten boekstukken:

  • Orderregel boekstukken.
  • Neutrale boekstukken.

Beide typen boekstukken worden geboekt in het dialoogvenster Partij boekstukken. Dit is het principe:

  • In een orderregel (alleen bij het formulier Orders, dus niet bij Hoofdorders), wordt een boekstuk aan de orderregel gekoppeld (Fig. 1). Dit is dus een Orderregel boekstuk.
  • In het boekstuk (Fig. 1) kunnen aantallen worden verzameld uit meerdere partijen om aan het gewenste aantal in de orderregel te voldoen. (Zo hoeft u dus nooit met restjes te blijven zitten.)
  • Om de voorraad incidenteel bij te stellen of als een nieuwe partij is binnen gekomen, maakt u een Neutraal boekstuk aan (Fig. 2). Dit zijn boekstukken die los van orderregels staan. U kunt dit zien als een memoriaal dagboek in een boekhoudpakket.
  • Aan de orderregels is dan wel een boekstuk gekoppeld, maar er kan nog van alles wijzigen: een order afgezegd, aantallen gewijzigd etc. Daarom worden de boekstukken pas op een bepaald moment definitief gemaakt. Via het dialoogvenster Voorraad doorboeken gebeurt dit collectief: alle boekstukken van alle geselecteerde orders worden in één keer doorgeboekt (Fig. 3). Uiteraard met de nodige controles.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Partijen

Bij partijen kunt u diverse gegevens registreren die belangrijke data aanlevert voor uiteenlopende zaken. Denk aan de voorraad, de afleveringsnota, heffingen, maandstaat NAK etc. De structuur voor de partijen is dusdanig opgezet dat deze voor elke branche geschikt is.

Aan de partijen zijn voorraadgroepen gekoppeld (partijregels) om maten te onderscheiden of groepen producten die nog geschoond moeten worden of iets dergelijks. Een voorselectie van de meest gangbare maten is ook handig. Bij het leveren kunt u dan toch een maat opgeven die in de buurt komt als uw klant specifieke maten wil.

Een voorraadgroep kan aan meerdere partijen worden gekoppeld, want elke partij kan items van dezelfde groep (zoals een maat) bevatten.

Reclameringen

U kunt op twee manieren omgaan met reclameringen die bij u worden gedaan.

  • De eerste manier is om deze - precies zoals dat altijd met een tegenboeking wordt gedaan - hiervoor een creditnota te maken. Een reclamering is niks anders dan een gewone orderregel, maar dan met een negatief aantal. Zo wordt alle data boehoudkundig correct verwerkt.
    • Daarnaast kunt in het programma het product heel nauwkeurig koppelen aan de overeenkomst. Maar beter gezegd: aan het item in de overeenkomst. Want hetzelfde product kan vaker in de overeeenkomst voorkomen (bijvoorbeeld onder een andere maat, partij etc.).
  • Verder bestaat er een extra mogelijkheid om reclameringen te registreren zodat u (ter vergelijking) een goed beeld heeft van welke klanten van welke partijen reclames hebben ingediend.

AutoOrderData

AutoOrderData betreft het automatisch verwerken van fustregels en het factureren. De functies hiervoor zijn makkelijk te benaderen via het formulier Orders (screenshot) menu Specifiek (groep Extra) (screenshot).

Fusten zijn zowel de eenheden waarin het product is verpakt (dozen, kisten etc.) als pallets. Soms moet er statiegeld in rekening worden gebracht, een andere keer niet. Weer een andere keer zijn het ruilfusten. Om de administratie hiervoor correct te laten verlopen, is het nodig dat in alle gevallen deze zaken op de juiste manier te registreren. En dat doen we natuurlijk geautomatiseerd...

Het begint ermee dat in een order elke gewenste orderregel kan worden gemaakt. Want we houden van flexibiliteit, niet van beperkingen... We hebben enkele definities aan bepaalde orderregels toegekend. Zo is een VC regel (vepakking combinatie regel) een regel met een verpakking combinatie. Een AZ regel (afzonderlijke regel) kan elke andere regel zijn die - naast VC regels als extra regel - afzonderlijk is toegevoegd. Een Fustregel is een AZ regel, maar zo gedefinieerd om een regel voor een fust aan te duiden (maar dat had u wellicht al begrepen). Maar om beestjes een eenduidige naam te geven, weten we altijd goed waar we het over hebben.

Zoals gezegd is het nodig dat alles correct moet worden geregistreerd. Die correcte registratie begint bij de order. In de VC regel geeft u o.a. de Eenheid op (doos, zak, kist, gaasbak etc.). Het Aantal hiervoor wordt automatisch door VerpCombi gegeven. Ook voert u in dezelfde regel het AantalPallets in en het TypePallet. Deze VC regel bevat nu alles wat we nodig hebben voor de geautomatiseerde fustregistratie. Dit gaat via het dialoogvenster AutoOrderData en het moet in afzonderlijke fasen kunnen.

Fig. 1

Fig. 2


Fase 1 Fustregels aan de order toevoegen

In Fig. 1 wordt via Taakgroep 1 de Fustregels aan de order toegevoegd. De benodigde data wordt dus uit de VC regels gehaald. Deze eerste stap is ervoor om de order van de juiste data te voorzien. Als u de klant een offerte toezend, worden deze regels weergegeven. Als u het goed doet laat u de klant de offerte bevestigen.

  • De categorieën staan voor de twee verschillende soorten fusten (eenheden en pallets).
  • De prijs die is gekoppeld aan de fust kan wel of niet worden aangehouden. Zo kan statiegeld van toepassing zijn en dat u toch niet het statiegeld berekend.

Fase 2Fustregistratie bijwerken

De fustregistratie mag natuurlijk pas worden bijgewerkt als de order is bevestigd (eveneens via Taakgroep 1, Fig. 1). Dat is de reden waarom dit afzonderljk moet kunnen. Met de datastroom wordt automatisch rekening gehouden (a.d.h.v. de SoortOrder). Verder worden er nog een aantal zaken automatisch voor u geregeld.

Fase 3Factureren

In Fig. 2 wordt via Taakgroep 2 een factuur gemaakt. De data van de order wordt dusdanig 'gekneed' dat deze in de module Facturering past en verder als een factuur kan worden behandeld (herinneringen, boekhouding etc.). U hoeft daar zelf verder niets voor te doen. Op deze taakgroep kunt u diverse instellingen maken en u kunt zo vaak u wilt de order factureren zodat u ook en bepaald percentage kunt factureren. Verder kunt u het Document registreren zodat het in de CMR wordt opgenomen, E-mailen etc. (Zie voor dit soort functies ook Order documenten.)

Facturen worden - naast de Order documenten - ook apart geregistreerd in het subformulier Deelfacturen (screenshot) met alle info over hoe en wat u heeft gefactureerd.

Extra functionaliteiten

Opmerking Deze opsomming is beperkt gehouden.

Het gaat hier om enkeke functionaliteiten die grotendeels beschikbaar zijn in de groep Afdrukken plus > menu Diversen (screenshot). Dit menu is op meerdere locaties in de applicatie beschikaar.

Monsters

Optioneel

Met deze functie kunt u a.d.h.v. de verkopen eenvoudig bepalen van welke partijen u monsters wilt nemen. Hiervoor draait u eenvoudig etiketten uit voor op de monsterzakjes. De geschiedenis van de genomen monsters wordt automatisch bijgehouden zodat u in één oogopslag inzicht heeft wanneer u weer monsters moet nemen. Deze functie bespaart u veel tijd in tegenstelling tot wanneer u alles handmatig zou moeten doen.

Pallet kaarten


Via dit dialoogvenster worden palletkaarten gemaakt in Microsoft Word. Zo kunt u een kaart eventueel nog aanpassen (bijvoorbeeld als twee verschillende producten op één pallet worden gezet.) Voor elke pallet wordt een kaart gemaakt met de juiste productinfo, inclusief symbolen voor droog opslaan, goed geventileerd, vereiste temperatuur. U kunt zelf kiezen welke info u op de pallet kaart wilt.

Fust aftekenformulieren

De fusten die uitgaan worden geautomatiseerd geregistreerd (zie AutoOrderData), maar u kunt er geen gif op innnemen wat retour komt. Juist voor (o.a.) dit doel kunt u formulieren afdrukken.

Maandstaat NAK


Met de Maandstaat NAK doet u de maandelijkse opgave voor de NAK. Uiteraard wordt de juiste data opgehaald. Direct e-mailen en u bent in een paar seconden klaar.

Heffingen

Middels het dialoogvenster Heffingen genereert u lijsten om data op te halen over wat moet worden aangegeven. Daarnaast kunt u diverse controles uitvoeren, bijvoorbeeld wat een bemiddelaar in rekening heeft gebracht voor zijn provisie en hoeveel u aan royalty's moet afdragen.

Veelzijdigheid

Orders is een stuk veelzijdiger dan welk ander programma dan ook. Niet alleen in de zin van de samenvoeging van meerdere branchegroepen, maar ook in de zin van het werken met hoofdorders. En ook dat bent u niet verplicht, want het is van belang dat u als gebruiker vrij moet zijn om wel of niet met hoofdorders te werken of zelfs de ene keer wel en de andere keer niet. Al deze veelzijdigheden vereisen dan ook dat u meerdere overzichten v.w.b. de heffingen moet kunnen genereren. Of u nu een rapport genereert of een export naar Excel maakt.

Met hoofdorder gegevens betreft orders die vanuit een hoofdorder zijn gegenereerd. Zonder hoofdorder gegevens niet. Het is van belang dat u als gebruiker daar een vrije keus in hebt.

Rapporten en Exports

Met een rapport haalt u per soort data (Type, BTW etc.) gegroepeerde data met totalen op. Alle opgenomen groepen heeft u nodig. Zoals veel rapporten in een Office Programs Access applicatie past ook dit rapport zicht aan uw keuze aan. (Voor alle omstandigheden wordt slechts één rapport gebruikt.)

Van dezelfde selectie kunt u een export maken naar Excel zodat u met de data kunt doen wat u wilt. U krijgt steeds die kolommen te zien die relevant zijn. Een aantal kolommen worden opgemaakt voor een optimale weergave.

Het dialoogvenster

  • Op het tabblad Instellingen (Fig. 1) geeft u eenvoudig de criteria op en hoe de data op het rapport moet worden gepresenteerd.
  • Op het tabblad Heffingen (Fig. 2) voert u de gewenste actie uit. Hier kunt in het vak Taak de bron kiezen zonder dat u opnieuw selecties hoeft te wijzigen.

Opmerking In de Help vindt u uitgebreidere info van alle mogelijkheden.

Fig. 1

Fig. 2


Verzamelbon


Hiermee genereert u een rapport a.d.h.v. de orders voor het verzamelen van de producten die moeten worden geleverd. Het rapport is erg dynamisch in het weergeven van de info.

Tip: Selecteren Handig is dat een gebruiker alleen een criterium hoeft te selecteren als de op te halen records daaraan moeten voldoen. Geen selectie is dus geen beperking. Daarnaast worden veel instellingen op een dialoogvenster automatisch opgeslagen.

Verkoopprijzen

Hiermee krijgt u een overzicht van hoeveel en voor welke prijzen producten aan een klant zijn of worden geleverd. Deze functionaliteit is speciaal ontwikkeld voor zowel intern als extern gebruik.

  • In Fig. 1 geeft u de gewenste instellingen op.
  • In Fig. 2 kunt u opdrachten uitvoeren die vaker op dergelijke dialoogvensters beschikbaar zijn:
    • Direct een PDF naar uw klant verzenden.
    • Een Afdrukvoorbeeld genereren.
    • Een Interactief rapport genereren.
  • Fig. 3 is een algemeen voorbeeld van een Interactief rapport. In rubriek Diversen meer hierover.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Diversen

Op de pagina's Voorbeelden en Basiscomponenten ziet u straks algemene functionaliteiten met een volledigere toelichting.


In deze rubriek (Diversen) worden een paar van die functionaliteiten genoemd. Echter, hier hebben ze betrekking op deze applicatie. In de verwijzingen ziet u waar u meer info over de functionaliteit kunt krijgen.

Interactieve rapporten

Binnen Orders wordt een aantal malen gebruik gemaakt van Interactive rapporten. Dit is bijna hetzelfde als een gewoon rapport, maar in een Interactief rapport kunt u o.a. filteren.


Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Interactieve rapporten.

Stuurgegevens

Stuurgegevens voert u éénmaal in en vervolgens kunt u deze gegevens elders in de database hergebruiken en in lijsten kiezen. Hiermee richt u de database in zoals u dat wilt en naar uw behoeften.


Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Stuurgegevens.

PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen

Raadpleeg overal met één klik samenhangende informatie, waar u zich ook in de applicatie bevindt.

Een PopUp venster ligt altijd boven andere formulieren zodat de informatie erop, altijd in het zicht is. U roept ze op via het menu PopUp info (screenshot). In het PopUp venster zelf wordt dan informatie weergegeven die gerelateerd is aan een record in het onderliggende formulier.



Algemeen voorbeeldVoorbeelden > PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen.

Recordsetfuncties

Haal met één klik de juiste records op. Snel en altijd correct. Recordsetfuncties hebben ook invloed op de prestaties van de applicatie.

Zowel in gegevensbladen als in gewone formulieren beschikt u over superhandige voor gedefinieerde recordsetfuncties. (Daarnaast zijn er nog tal van andere manieren om te filteren en te sorteren.)

Voorbeeld
Voorbeeld

BasiscomponentBasiscomponenten > Recordsetfuncties.

Waar nu naar toe?

Voorbeelden en Basiscomponenten

Naast de kenmerken die op deze pagina zijn getoond, heeft deze applicatie nog veel meer in huis. Er zijn vele globale functionaliteiten en Orders werkt op dezelfde wijze. Omdat ze globaal zijn, zijn die functionaliteiten dan ook op de 'globale' pagina's Voorbeelden en Basiscomponenten geplaatst. Voor een aantal onderwerpen op die pagina's zijn zelfs voorbeelden uit Orders gebruikt. U kunt naar deze pagina's gaan door op onderstaand knop te klikken.


Als u alleen geïnteresseerd bent in Orders, dan zijn alleen de pagina's Voorbeelden en Basiscomponenten relevant voor u. De overige pagina's zijn voor mensen die een geheel nieuwe applicatie willen laten bouwen. Via Home kunt u ook altijd weer terug naar Orders.

Algemeen gebruik

Wilt u meer weten? Raadpleeg dan de Help artikelen op de pagina Algemeen gebruik. Wanneer u straks in de applicatie bent, kunt u op F1 drukken. Het dialoogvenster Help wordt dan weergegeven (screenshot). Daar kunt u een artikel kiezen en wordt u vervolgens direct naar de juiste pagina geleid. (Voor Orders specifieke onderwerpen is een uitgebreide offline Help aanwezig.)

Sectie Facturering

Office Programs Orders maakt gebruik van module Facturering (screenshot) die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Facturering.

Overige info

Huren of kopen

Huren

De huur is per jaar. U zit nergens aan vast. U ontvangt gratis updates.

Kopen

Kopen betekent dat u na enkele jaren de huurkosten eruit heeft. Maar kopen heeft meer voordelen.

Als u de applicatie koopt, kunt u de applicatie naar uw wensen door Office Programs laten uitbreiden met onderwerpen en functionaliteiten, wat dat ook mag zijn. U kunt dus meerdere zaken die voor u van toepassing zijn in dezelfde applicatie laten onderbrengen. Het verstandigst is dan wel om niet van het standaardgedeelte (de oorspronkelijke module) af te wijken, maar het is wel mogelijk. Als u de link voor het Onderhoudscontract in de rubriek Nazorg volgt, leest u meer over de mogelijkheden. Als u een applicatie heeft gekocht en de standaardmodule is met (opzienbarende) functionaliteiten uitgebreid, kunt u daar tegen bijbetaling gebruik van maken. Kleinere functionaliteiten en verbeteringen worden gewoon standaard doorgevoerd.

Prijs

U ontvangt twee offertes: één voor huur en één voor koop. Beide inclusief optionele items die van toepassing zijn.

Nazorg

Nazorg is erg belangrijk, zeker voor het onderhoud. Via de volgende links wordt u geïnformeerd over de mogelijkheden. Deze items zullen in de offerte als optionele items worden aangeboden. Bij huur is het Onderhoudscontract niet van toepassing.

Afspraak voor een demonstratie?

Als u het contactformulier invult, zijn alle gegevens meteen compleet. U ontvangt dan een offerte op voorhand.

Als u een afspraak voor een demonstratie wilt, geef dan a.u.b. in het veld Uw verzoek (op het contactformulier) meerdere dagen op die uw voorkeur hebben, inclusief de tijd. We zullen dan z.s.m. contact met u opnemen om de afspraak specifieker vast te leggen.

Tip Als u wilt kunt u - na de demo - ook vrijblijvend met een demo werken zodat u enkele weken zelf kunt ervaren hoe het programma werkt. De demo is een volledig werkend programma, maar voor een definitieve start kunt u de demo niet gebruiken.

Hoe bestellen?

Indien we elkaar hebben ontmoet heeft u reeds een offerte. Deze hoeft u slechts te bevestigen en de applicatie wordt voor u klaargezet. Als we elkaar nog niet hebben ontmoet, kunt u het contactformulier invullen waarna u de offerte ontvangt.