Soorten overzichten

Inleiding

Het woord 'overzicht' is een ruim begrip. Op deze pagina nemen we u mee naar de vele voorgeprogrammeerde mogelijkheden. Bijzonder hierin zijn de fantastische rapporten met geweldige afdrukmogelijkheden. Al deze voorbeelden kunnen u helpen uw wensen in te vullen en kenbaar te maken.

Rapporten als overzicht

Access rapporten bieden mogelijkheden wat met andere objecten niet mogelijk is. Er is eigenlijk niets wat ze niet kunnen. In het ene geval worden rapporten direct afgedrukt, een andere keer zijn er dialoogvensters met uitermate flexibele afdrukmogelijkheden zoals hierna wordt getoond. Op het dialoogvester zijn vele handige functies ingebouw (bekijk het screenshot eens goed).

De voorbeelden die u verderop aantreft zijn allemaal afkomstig van één en hetzelfde rapport, het rapport Urenoverzicht. Dit rapport wordt afgedrukt door het dialoogvenster Urenoverzicht afdrukken (screenshot hiernaast).

Laat de voorbeelden u inspireren!


Het rapport geeft uren van werknemers weer. De voornaamste aspecten zijn de gegroepeerde data waarvan de volgende subtotalen en totalen worden weergegeven:

  • Per project.
  • Per opdracht (zijn binnen een project aan te maken).
  • Per werknemer.
  • Per dagstatus (gewone uren, verlofdagen, vakantie etc.).
  • En dat alles per dag, per week, per maand, per kwartaal, of per jaar.
  • Een vaste periode of onafhankelijk.
  • Gewoon aanklikken wat de wens is, altijd goed, altijd consistent.

Flexibiliteit, gebruikersgemak en een hoge mate van expertise

Er kunnen dialoogvensters worden gemaakt om dynamisch gemanipuleerde rapporten af te drukken. Dit maakt het mogelijk om de data in één rapport a.d.h.v. uw wensen te presenteren zoals u het hebben wilt. De voorbeelden die u hierna kunt bekijken geven u een goede indruk van de fantastische mogelijkheden. De meeste instellingen op de dialoogvensters worden telkens opgeslagen zodat u niet steeds opnieuw hoeft aan te geven hoe u het rapport gepresenteerd wilt hebben. Zo werkt u niet alleen makkelijk, maar ook consistent.

De hierna getoonde voorbeelden zijn allemaal de resultaten van één en hetzelfde rapport. In deze voorbeelden is zeer geavanceerde programmacode toegepast.

Laat de voorbeelden u inspireren!

Voorbeeldrapport 1

Rapport met details.


Voorbeeldrapport 2

Hetzelfde rapport, per maand, zonder details. Let op de subtotalen en de totalen.


Voorbeeldrapport 3

Hetzelfde rapport, per kwartaal, zonder details.


Voorbeeldrapport 4

Hetzelfde rapport, per kwartaal, zonder details, zonder de kolom Kostprijs.


Voorbeeldrapport 5

Hetzelfde rapport, per jaar, met details, zonder de kolom Kostprijs en de kolom Uursoort.


Voorbeeldrapport 6

Informatie kan eenvoudig op elke gewenste periode worden samengevat en getotaliseerd.


Objecten voor invoer én als overzicht

In veel gevallen kunnen locaties (formulieren, gegevensbladen) waar data kan worden ingevoerd, tegelijkertijd als overzicht dienen. Wat het meest praktisch is, is afhankelijk van welke informatie gewenst is en hoe die moet worden gepresenteerd.

In het voorbeeld hiernaast wordt telkens één factuur tegelijkertijd weergegeven. Er kan door de records worden gebladerd of een record worden opgezocht die meteen kan worden bewerkt. Het subformulier geeft (in dit geval) de elementen weer die in de weergegeven factuur zijn opgenomen.


Recordsetfuncties als overzicht

Bedenk steeds dat er op elke locatie handige ingebouwde recordsetfuncties aanwezig zijn waarmee snel de gewenste sets met records worden opgehaald. Slechts één klik van u vandaan.

Meer...In het artikel Recordsetfuncties ziet u wat u nog meer met recordsets kunt doen.


PopUp vensters als overzicht

Een PopUp venster ligt altijd boven andere formulieren zodat de informatie erop, altijd in het zicht is. U roept ze op via het menu PopUp info. In het PopUp venster zelf wordt dan informatie weergegeven die gerelateerd is aan een record in een ander formulier. Wordt het huidige formulier waarin u werkt, gesloten doordat u bijvoorbeeld naar een andere locatie gaat, dan worden openstaande PopUp vensters automatisch voor u gesloten.

Meer...Zie artikel PopUp vensters.

Een paar voorbeelden

Vanuit het eerste PopUp venster waar de belangrijkste gegevens van een klant worden weergegeven, zou u even snel een e-mail naar die klant kunnen verzenden. Het tweede PopUp venster geeft in de gegevensbladweergave alle openstaande posten van de klant weer. Dit zou met één klik via een snelmenu kunnen worden geëxporteerd naar Excel.


Gegevensbladen als overzicht

Een gegevensblad ziet eruit als een Microsoft Excel werkblad waarin informatie in rijen en kolommen wordt weergegeven. Gegevensbladen zijn erg functioneel; ze kunnen worden gebruikt om data in te voeren, maar ook als overzichten.

Meer...In artikel Gegevensbladen ziet u meer geweldige mogelijkheden in combinatie met de reeds aanwezige standaardvoorzieningen!


Dialoogvensters voor aangepaste overzichten in Excel

Het exporteren van data naar Excel via Gegevensbladen en PopUp vensters is in een Office Programs Access applicatie een standaardvoorziening. Het exportbestand wordt standaard bewerkt en opgemaakt. Zo wordt een filter ingesteld, de kolommen passend gemaakt, de bovenste rij vastgezet en opgemaakt. U kunt een voorbeeldbestand downloaden om één van de resultaten te bekijken.

Bij een standaardexport echter, worden niet automatisch subtotalen en eindtotalen weergegeven. Het volgende voorbeeld is een aangepast dialoogvenster waarin dat wel kan. Hier kunnen specifieke opdrachten worden aangegeven hoe Excel de data automatisch moet verwerken en hoe de data moet worden gepresenteerd. U kunt een voorbeeldbestand downloaden om één van de resultaten te bekijken.