Berichten en teksten beheren

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab Onderhoud > Applicatie stuurgegevens > Berichten en teksten > Berichten

Wat is het?

Uw Office Programs Access applicatie werkt met (opgemaakte) standaardberichten/teksten voor diverse doeleinden zoals:

  • Berichten voor e-mails en E-mail handtekeningen.
  • Teksten voor bepaalde (samenvoeg) velden in de applicatie.
  • Standaardteksten voor de aanhef van een factuur, offerte, order, etc. etc.
  • Vaak worden standaardteksten automatisch ingevoerd.
  • Naast standaardteksten kan ook voor een alternatieve tekst worden gekozen en zelfs voor een combinatie van meerder teksten tegelijkertijd.
    Tip Als u niet wilt dat een standaardtekst wordt ingevoerd, wist u het bericht van het desbetreffende ID (te vinden in uw Help) en kiest u alternatieve tekst(en) indien van toepassing.
  • Alles is aan te passen en anders in te stellen.
  • Met het kiezen van teksten wordt u via het Dialoogvenster Tekstkeuze veel gemak en mogelijkheden geboden. Voor meer, zie Tekst kiezen uit Berichten.
  • U kunt zoveel berichten/teksten opslaan als u wilt.

Makkelijk teksten kiezen

Doorgaans kunt u middels een knop naast een tekstvak uw tekstkeuze maken. Op specifieke plaatsen kiest u alleen die teksten die voor die specifieke locatie bedoeld zijn. U kunt bestaande tekst vervangen, aanvullen en zelfs combinaties van de nieuw gekozen teksten maken (en dan ook nog kiezen voor aanvallen of vervangen). En dat supereenvoudig. Hoe, ziet u in het artikel Tekst kiezen uit Berichten.

Laat tekst opvallen door opmaak

De tekst kan worden opgemaakt.

  • De standaard werkwijze voor het opmaken van de tekst vindt u in het artikel Tekstopmaak.
  • Geavanceerdere bewerkingen worden hierna behandeld (rubriek Tekst specifiek opmaken).

Tips

Afzonderlijke teksten opslaan

Teksten hergebruiken en kopjes maken

Onder verschillende omstandigheden wilt u vaak bepaalde tekst hergebruiken, bijvoorbeeld in een offerte. Het is geen goed idee om te proberen alle mogelijke tekst standaard in een memo of zo op te nemen; in het ene geval zullen er items zijn die niet van toepassing zijn, in het andere geval zal er tekst ontbreken. Zorg er daarom voor dat u alternatieve berichten maakt. D.w.z. dat u afzonderlijke tekstberichten opslaat. Zo kunt u steeds voor een specifieke tekst (een item) kiezen wanneer de tekst van toepassing is. U moet goed over de tekst nadenken en proberen 'universeel te denken' zodat de tekst in principe altijd klopt. Als u het goed doet, maakt u dus 'afzonderlijke componenten' die u kunt inzetten wanneer ze nodig zijn. In het volgende voorbeeld zijn Pallets en fusten en Betalingsconditie elk een afzonderlijk component (een alternatief bericht). Pas wanneer het zeker is dat beide altijd standaard worden opgenomen, plaatst u beide items in het standaardbericht.

Voorbeeld

Pallets en fusten
Bla bla bla. Het is een goed idee (en mooier) om de eerste alinea die volgt op het kopje, dichter op het kopje (zonder witruimte) te laten aansluiten. Dit doet u door de Shift-toets ingedrukt te houden en op Enter te drukken.

Bla bla bla. Vaak bestaan kopjes uit een enkele alinea zoals hierboven, maar bestaan ze uit meerdere alinea's, druk dan gewoon alleen op Enter.

Betalingsconditie
Bla bla bla.

Bla bla bla.

Op deze manier kunt u steeds die afzonderlijke tekstdelen kiezen (zie artikel Tekst kiezen uit Berichten) die echt van toepassing zijn. Begin, zoals in het voorbeeld, elk tekstdeel met een kopje en maak de opmaak vet. Dit maakt documenten waarop de tekst van toepassing is duidelijk en overzichtelijk.

Definitie

Om tijdens het invoeren van orders, facturen etc., makkelijk het juiste bericht te kunnen kiezen voor een veld, zou u de definitie (zie rubriek Toelichting op de velden) als volgt kunnen instellen: Pallets en fusten (NED) of Pallets en fusten (ENG); Betalingsconditie (NED) of Betalingsconditie (ENG). NED/ENG voegt u alleen toe indien berichten ook in het Engels worden opgesteld.

Standaardbericht

Pas wanneer het zeker is dat berichten zoals hierboven standaard moeten worden opgenomen, neemt u afzonderlijke componenten op in het standaardbericht. Blijf voor de duidelijkheid wel de afzonderlijke kopjes gebruiken.

Opmaak tip

Dit soort berichten kunt u gewoon direct opmaken, dus niet in de HTML modus.

Als u de ruimte tussen het kopje en de eerste alinea dicht bij elkaar wilt zoals in het voorbeeld, doe dan het volgende:

  1. Type de regel voor het kopje.
  2. Als u de laatste letter heeft getypt, houdt dan de Shift-toets in en druk op Enter.
  3. Type de overige tekst van het item.
  4. Bij een volgende alinea die bij het item hoort, houdt u de Shift-toets niet in.
  5. Selecteer de tekst van het kopje en maak het op.

Dit is de makkelijkste manier om items met kopjes te maken, maar u kunt natuurlijk ook geavanceerdere HTML code toepassen in de HTML modus.

Opvallende tekstgedeelten maken

U moet goed over de tekst nadenken en proberen 'universeel te denken' zodat de tekst in principe altijd klopt. Maar die vlieger gaat natuurlijk niet altijd op. In die gevallen kunt u binnen de tekst een stukje markeren en ervoor zorgen dat het u opvalt.

Stel dat deze alinea een deel van de tekstuele inhoud is. U kunt dan een markering aanbrengen in de vorm van [BlaBlaBla] zodat dit tekstdeel u opvalt.

Door het tekstdeel met blokhaken te omsluiten wordt voorkomen dat de opmaak 'meegenomen' wordt als u direct voor of na de opgemaakte tekst gaat typen. U hoeft ze nu alleen nog maar weg te halen. De voorbeeldtekst BlaBlaBla vervangt u door een zinvolle tekst die aangeeft wat er moet komen. Als u er één woord van maakt kunt u het sneller en makkelijker selecteren.

Toelichting op de velden

BerichtID Het unieke ID. Een numerieke waarde die automatisch wordt toegekend maar u kunt dit wel wijzigen, behalve de ID's met een negatieve waarde. Dit zijn ID's die door Office Programs zijn toegewezen voor standaardteksten. Als er ID's aanwezig zijn met een negatieve waarde en u voegt een nieuw bericht toe, kan het zijn dat het eerstvolgende ID ook nog een negatieve waarde is. Ken dan gewoon een positieve waarde aan het ID toe. Het nummer maakt voor het overzicht niet uit. Standaard worden de berichten gesorteerd op Categorie, dan op Volgorde.

Extra info Voor standaardteksten worden ID's vastgesteld indien van toepassing. Om welke ID's het gaat kunt u vinden in het Hoofdbestand van de Help: hoofdstuk Afspraken voor aansturing applicatie, rubriek ID's voor berichten. Zoek het ID op in het formulier Berichten en pas eventueel het bericht aan. Wilt u dat er als standaardtekst niets wordt weergegeven, wis dan de waarde in het veld Bericht. U kunt uw standaardtekst ook gerust opslaan in een nieuwe record zodat u de tekst later weer kunt gebruiken.

Tip Berichten makkelijk zoeken? Zie artikel, Zoeken.

Categorie Een naam om de berichten in categorieën te kunnen onderbrengen. U kunt zelf eigen categorienamen bedenken om uw berichten naar eigen inzicht te ordenen.

Extra info Vaak kunt u voor een specifiek veld een alternatieve tekst kiezen. De alternatieve teksten voor dat specifieke veld kunt u uitbreiden. U moet er dan wel goed op letten dat u het bericht dat u in het formulier Berichten opslaat, onder de juiste categorie opslaat. Om welke categorie het gaat voor het specifieke onderdeel kunt u vinden in het Hoofdbestand van de Help: hoofdstuk Afspraken voor aansturing applicatie, rubriek ID's voor berichten.

Volgorde Met de waarde van dit veld kunt u de volgorde van de lijst bepalen. Standaard worden de berichten gesorteerd op Categorie, dan op Volgorde. (Vergeet niet dat u overal kunt en altijd altijd kunt filteren, sorteren en de Recordsetfuncties gebruiken.) Op dezelfde wijze worden de records ook weergegeven in het Dialoogvenster Tekstkeuze. Het wordt aangeraden om de records die voor standaarden dienen vooraan in de lijst van een categorie te houden, dus nummer 1. Voor alternatieve keuzen in dezelfde categorie geeft u een 2, 3, enzovoort, naar gelang de belangrijkheid van de record.

Toelichting Hier is ruimte voor additionele info.

Definitie Geef hier een korte omschrijving wat de inhoud van het bericht definieert. Als u het bericht gebruikt zodat het in keuzelijsten kan worden gekozen, is het noodzakelijk om dit veld in te vullen. Het is namelijk dit veld waarop u het bericht kiest in het Dialoogvenster Tekstkeuze.

Bericht Het veld voor het bericht. Niet vergeten dat u de tekst kunt opmaken! Zie artikel Tekstopmaak. Om de tekst bij formulieren te kiezen, zie artikel Tekst kiezen uit Berichten.

Tekst specifiek opmaken

Teksten die gebruikt worden voor o.a. de Categorie Mailings vereisen extra aandacht. We zullen eerst wat algemene zaken belichten. Daarna hoe we gebruik kunnen maken van extra mogelijkheden.

HTML modus

De HTML modus schakelt u in of uit middels de knop HTML code. In het formulier Berichten is deze in de kop van het formulier geplaatst; op dialoogvensters bij het op te maken veld.

Standaard voegt u berichten toe als de HTML modus uit staat (de knop HTML code is dan niet ingedrukt). Tijdens het typen wordt de HTML automatisch toegevoegd. Eventueel kunt u daarna naar de HTML modus overschakelen om specifieke HTML code toe te voegen.

Wilt u een nieuw bericht in de HTML modus maken, dan kan dat natuurlijk. Zorg er wel voor dat u altijd op correcte wijze de Microsoft conventies aanhoudt.

Microsoft conventies

De mogelijkheden binnen Access zijn bedoeld voor RichText, d.w.z. dat hier alleen op beperkte wijze de opmaak kan worden ingesteld en geen geavanceerde code kan worden toegepast. Daarnaast moet rekening worden gehouden met de Microsoft conventies. Wanneer u tekst wilt opmaken, kunt u dat eerst met de beschikbare opmaakfuncties doen wanneer u de HTML code niet weergeeft. Schakel terug naar HTML code en kijk dan hoe Access de tekst heeft opgemaakt; dat is volgens de Microsoft conventies.

We hebben echter wel slimme dingen ontwikkeld waardoor er meer mogelijk is.

De standaard opmaak van de aanwezige berichten

Veel berichten, afhankelijk van de soort applicatie, zijn meegeleverd. Deze zijn opgemaakt op basis van de Microsoft conventies.

Het weergegeven lettertype en de tekengrootte over het gehele bericht (dus als niets is geselecteerd) is louter het lettertype en tekengrootte wat is ingesteld voor het tekstvak Bericht. In de HTML zelf is hiervoor dus standaard geen instelling gemaakt. Als u wilt dat de gehele inhoud een specifiek lettertype en tekengrootte krijgt in het uiteindelijke bericht, moet u de gewenste tekst selecteren en het lettertype en tekengrootte toepassen (ook al geeft Access in eerste instantie uw (ogenschijnlijk) gewenste opmaak weer, want dat geldt alleen zoals gezegd louter voor het tekstvak Bericht). Om te controleren of het goed is gegaan, kunt u een afzonderlijk woord selecteren en kijken wat dan de instellingen zijn.

Opmerkingen

Als u geen specifieke opmaak voor lettertype en de tekengrootte instelt, wordt bijvoorbeeld een e-mail bericht in de standaard lettertype en tekengroote weergegeven in de standaardinstelling van uw e-mail editor.

Markeringen

Om veel extra's mogelijk te maken gebruikt Office Programs specifieke markeringen. Wilt u extra mogelijkheden benutten, dan moet u zich dus goed aan deze conventies houden. De markeringen worden namelijk bewerkt in geautomatiseerde processen. Er zijn verschillende soorten markeringen.

Image markeringen

Gezien de Microsoft conventies die eerder besproken zijn, worden images niet weergegeven in de tekstvelden. Als we toch een image nodig hebben (zoals in een e-mail handtekening), moeten we er wel voor zorgen dat die image wel geplaatst wordt. Omdat in Access de code niet wordt weergegeven omdat dat niet wordt ondersteund, moeten we voorkomen dat code per abuis wordt gewist. Daarom plaatsen we er een image markering omheen. Deze markeringen kunt u overal gebruiken waar images voorkomen. In de rubriek Mailings en Voorbeelden krijgt u specifieke voorbeelden.

Let goed op hoe de markeringen zijn opgebouwd (begin- en eind markering) en stel bij bewerken de HTML modus in.

[[ImageIsHere]]<img src="http://www.officeprograms.nl/images/logo.png" border="0" >[[/ImageIsHere]]

Veld markeringen

Veld markeringen gebruiken we voor twee belangrijke doeleinden:

  1. Om alle mogelijke velden op te nemen die beschikbaar zijn in een specifieke bron wanneer wordt samengevoegd met een adressenbestand.
  2. In een aantal gevallen voor een aanhef bij geautomatiseerde processen zoals het automatisch verzenden van een offerte, een factuur etc.

In het volgende voorbeeld is een aanhef gemaakt. Dit kan worden gebruikt in een brief en/of in een e-mail. In de rubriek Mailings en Voorbeelden krijgt u specifieke voorbeelden.

Let goed op hoe de markeringen zijn opgebouwd (begin- en eind markering) en stel bij bewerken de HTML modus in.

Geachte [[Aanspreektitel/]] [[Tussenvoegsel/]] [[Achternaam/]], beste [[Roepnaam/]],

Mailings en Voorbeelden

Het zijn vooral deze categorieën (beschikbaar in formulier Berichten) waarin we werken in de HTML modus. Deze zijn in uw database opgenomen. In de categorie Mailings zijn bepaalde records opgenomen die specifiek (in geautomatiseerde processen) voor mailings en e-mail verkeer bedoeld zijn. Bepaalde records worden door het programma gebruikt en hebben een negatief genummerd BerichtID. De records in de categorie Voorbeelden hebben we ook een negatief nummer gegeven (vanaf -6000) maar worden nooit door het programma gebruikt. Deze 'vast gedefinieerde nummers' gebruiken we om naar de specifieke voorbeelden te kunnen verwijzen. Plaats de invoegpositie in het veld BerichtID en sorteer aflopend (of oplopend, wat u wilt) om de berichten van Mailings en Voorbeelden onder elkaar te krijgen of gebruik de standaard recordsetfunctie.

Algemene info

Alternatief Wanneer tijdens een geautomatiseerd proces blijkt dat een werknemer geen E-mail handtekening heeft, wordt het E-mail handtekening van bedrijf 1 gebruikt. Als u dit niet wilt kunt u dit ook uitschakelen via Opties Algemeen.

Niet alles is opgemaakt De E-mail handtekening voor werknemers en het bedrijf, zijn voor u opgemaakt. Overige voor gedefinieerde teksten in de categorie Mailings (formulier Berichten), zijn niet opgemaakt. U moet zelf beslissen waar u welke opmaak wenst en die toepassen. U kunt natuurlijk ook alles laten voor wat het is en alleen de fictieve tekst aanpassen.

Niet bij standaard e-mail De E-mail handtekeningen en Persoonlijke aanhef die hier besproken worden, zijn alleen van toepassing bij volledig geautomatiseerde processen. Wanneer u de standaard e-mail functie gebruikt, worden deze E-mail handtekeningen niet gebruikt. Dat mag ook niet, want het kan zijn dat u al een handtekening in Outlook heeft ingesteld. Zo ja, zorg er dan voor dat deze hetzelfde is opgemaakt als in uw Office Programs Access applicatie; zo nee, maak er alsnog een in Outlook. Ook de Persoonlijke aanhef is niet standaard omdat daarbij een verwijzende bron nodig is.

Hulp nodig? Office Programs kan u (tegen betaling) overal bij helpen.

Belangrijk

Voordat u doorgaat, dient u op de hoogte te zijn van zaken die in de rubriek Tekst specifiek opmaken zijn behandeld.

Voorbeeld E-mail handtekening werknemer

Dit voorbeeld vindt u in de applicatie terug onder BerichtID -6000.

  1. De content moet u instellen bij Werknemers in het veld EmailHandtekening.
  2. Schakel de HTML modus in.
  3. Voorbeelden kunt u het beste in de applicatie kopiëren, dus niet van deze pagina.
  4. Het image bevindt zich in een div-element (een blok gedeelte) wat in het voorbeeld rood is gemarkeerd. Tussen deze begin- en eindmarkering is het image geplaatst. Nu kunt u de marges voor het blok wat het image omvat, instellen naar uw wens (in het rood weergegeven).
  5. Overige eigenschappen kunt u ook gewoon naar uw eigen wens aanpassen. U kunt gewoon zelf bepalen uit hoeveel regels de tekst bestaat, maar zorg ervoor dat elke regel door een div-element wordt omsloten: <div>bla bla bla</div>.
  6. Zorg ervoor dat naar images wordt verwezen op uw website.
  7. Testen Gezien de Microsoft conventies moet u alles uittesten met een functie die voor u een geautomatiseerd e-mail maakt.

Als u er niet uitkomt, kunt u dit werk ook door Office Programs laten verzorgen.

<div><font face=Tahoma size=2>Met vriendelijke groet,</font></div>
<div><font face=Tahoma size=2>NaamWerknemer, Afdeling Klantenservice (Department Customer Service)</font></div>
<div>&nbsp;</div>
<div style="margin-top:1em; margin-right:1em; margin-bottom:1em; margin-left:1em;" >
[[ImageIsHere]]<img src="http://www.officeprograms.nl/images/voorbeeld-html-logo.png" border="0" >[[/ImageIsHere]]
</div>
<div><font face=Tahoma size=2>Adresgegevens etc.</font></div>
<div><font face=Tahoma size=2>Telefoon: 1234567890 Website: <a href="http://www.urlnaaruwwebsite.com">NaamVanUwWebsiteHier.com</a> E-mail: <a href="mailto:info@voorbeeldemail.com">info@VoorbeeldEmail.com</a></font></div>

Voorbeeld E-mail handtekening bedrijf

Dit voorbeeld vindt u in de applicatie terug onder BerichtID -6001.

  1. De content moet u instellen bij Bedrijfsgegevens in het veld EmailHandtekening. Locatie: Backstage View (Bestand) > Opties > Opties Algemeen > Knop Bedrijfsgegevens
  2. Voor meer instructies, zie Voorbeeld E-mail handtekening werknemer.

<div><font face=Tahoma size=2>Met vriendelijke groet,</font></div>
<div><font face=Tahoma size=2>De directie</font></div>
<div>&nbsp;</div>
<div><font face=Tahoma size=2>Eventueel bedrijfsnaam hier</font></div>
<div style="margin-top:1em; margin-right:1em; margin-bottom:1em; margin-left:1em;" >
[[ImageIsHere]]<img src="http://www.officeprograms.nl/images/voorbeeld-html-logo.png" border="0" >[[/ImageIsHere]]
</div>
<div><font face=Tahoma size=2>Adresgegevens etc.</font></div>
<div><font face=Tahoma size=2>Telefoon: 1234567890 Website: <a href="http://www.urlnaaruwwebsite.com">NaamVanUwWebsiteHier.com</a> E-mail: <a href="mailto:info@voorbeeldemail.com">info@VoorbeeldEmail.com</a></font></div>

Persoonlijke aanhef

Via de applicatie zijn er twee manieren waarop u mensen in een e-mail of brief kunt aanspreken:

  • Persoonlijke aanhef Hierbij worden persoonsgegevens in de reeks opgenomen. BerichtID -5202 voor Nederlands; -5203 voor Engels.
  • Standaard aanhef Hierbij worden geen persoonsgegevens in de reeks opgenomen. BerichtID -5000 voor Nederlands; -5001 voor Engels.

Opmerkingen

Als u de persoonlijke aanhef niet wilt gebruiken, kunt u dit instellen via Opties Algemeen. Schakel de optie Persoonlijke aanhef gebruiken uit. Hierdoor wordt dan wel de Standaard aanhef gebruikt.

De velden die hieronder zijn weergegeven kunt u - indien u wenst - allemaal gebruiken. Al deze velden zijn overal beschikbaar waar personen zijn opgeslagen. Hoe u de reeks samenstelt is geheel aan u, zolang u de veldnamen en de markeringen maar correct overneemt.

De applicatie gaat slim om met velden die geen waarde hebben. Wanneer bijvoorbeeld het veld Tussenvoegsel geen waarde heeft, zal dat niet resulteren in een extra spatie.

Tip Persoonsgegevens vindt u o.a. bij Klanten (daar wordt de hoofcontactpersoon geregistreerd), bij Contactpersonen en Werknemers. Bij het invoeren van het veld Aanspreektitel, moet u erop letten dat u daarvoor 'spreekt in de taal van die persoon'. Een Engelse mevrouw spreken we niet aan met 'mevrouw', maar met Ms., Mrs of Madam. En ja, in het Engels is dat met een hoofdletter. In het Nederlands niet, want zoals u ziet komt de aanspreektitel niet aan het begin van de zin.

Geachte [[Aanspreektitel/]] [[Tussenvoegsel/]] [[Achternaam/]], beste [[Roepnaam/]],

Inhoudelijkheid

Met de inhoudelijkheid bedoelen we het gedeelte tussen de persoonlijke aanhef en de handtekening. De ID's -5100 en -5101 zijn de berichten voor de standaard inhoudelijkheid. De oorspronkelijke tekst is logisch en eenvoudig, en zal wellicht voor de meeste gebruikers correct zijn. (Momenteel zijn deze voor het verzenden van een e-mail met bijlagen.)

In sommige gevallen kunt u echter afwijken van de standaard inhoudelijkheid. Op een dialoogvenster is dan een optie Standaard en een keuzelijst Alternatieve inhoudelijkheid beschikbaar. Wilt een alternatieve tekst, dan schakelt u de optie Standaard uit en kiest u een alternatieve inhoudelijkheid.

Opmerkingen

Voor een goede communicatie met uw klanten is belangrijk dat u met uw klant afspreekt dat u één aanspreekpunt handteert. Op de pagina Waarom een hoofdcontactpersoon? wordt uitgelegd waarom en krijgt u een goed advies m.b.t. de tekst.

Als u alternatieve teksten wilt kunnen kiezen in Alternatieve inhoudelijkheid, moet u die berichten aanmaken en als Categorie MailingsAltTekst opgeven.

Extra regel of witruimte maken

Zorg ervoor dat elke regel door een div-element wordt omsloten:

<div>bla bla bla</div>

Een extra witruimte maakt u zo:

<div>&nbsp;</div>

Een link maken

De vet weergegeven tekst is de tekst die wordt weergegeven.

<a href="http://www.officeprograms.nl">OfficePrograms.nl</a>

Een e-mail koppeling maken

De vet weergegeven tekst is de tekst die wordt weergegeven.

<a href="mailto:info@voorbeeldemail.nl">info@VoorbeeldEmail.nl</a>