Dialoogvenster opties

Inleiding

Actie dialoogvensters

In een Office Programs Access applicatie treft u dialoogvensters aan waarmee diverse acties kunnen worden uitgevoerd zoals het afdrukken van rapporten, een PDF bestand maken, e-mailen, het geautomatiseerd bijwerken van data etc. Een aantal opties op de dialoogvensters ziet u vaak terug. Op deze pagina worden ze toegelicht.

Opmerkingen

De onderwerpen die hier niet zijn genoemd, zijn in de offline documentatie toegelicht, tenzij ze voor zich spreken.

Er wordt vaak met een geïntegreerde Mappenstructuur gewerkt.

Verzending dialoogvensters

Het onderscheidende doel

Wijziging Dit onderdeel wordt aangepast i.v.m. de uitbreiding van de mogelijkheden.

Hier ligt de nadruk op Verzending en is toegepast omdat het verzenden bij dit soort objecten eventueel gewenst kan zijn. Het wel of niet verzenden van het object is dus niet in alle gevallen een verplicht nummer. Daarom is de opdracht Afdrukvoorbeeld een standaardfunctie op dit type dialoogvenster. 'Verzending' duidt ook op het feit dat er meer mogelijkheden zijn dan alleen een afdrukvoorbeeld genereren.

Opmerkingen

Een aantal functionaliteiten wordt door meerdere dialoogvensters gebruikt. Bekijk daarom de overige rubrieken op deze pagina voor opties die hier niet zijn behandeld.

In dit voorbeeld wordt een mandagenregister gebruikt waarvoor diverse taken kunnen worden uitgevoerd.

Fig. 1Het algemene tabblad


PDF maken

Er kan een PDF worden gemaakt. U bepaalt zelf of het PDF direct moet worden verzonden of gewoon moet worden opgeslagen. Soms worden de PDF's in de Export of Temp map opgeslagen van de geïntegreerde Mappenstructuur, soms in een nader gespecificeerde map. Zo kan het PDF op een later tijdstip (bijvoorbeeld met een ander object) als extra bijlage worden toegevoegd. Dat is vaak nodig omdat u niet altijd alle objecten via één dialoogvenster kunt maken.

PDF E-mailen

Wanneer het object gebonden is, d.w.z. dat er een relatie is naar bijvoorbeeld een klant, dan wordt automatisch een e-mail adres ingesteld. Een ander adres invullen kan altijd. Als het object niet gebonden is, kan gebruiker zelf een e-mail adres invullen zodat het object toch per e-mail kan worden verzonden.

Fig. 2Het tabblad Instellingen


Het tabblad Instellingen is alleen beschikbaar als voor het te maken object instellingen gemaakt kunnen of moeten worden.

  • In dit geval worden diverse zaken voor het rapport ingesteld.
  • Verder moet ook de werknemer worden geselecteerd voor de ondertekening voor het document. Hiermee kunnen:
    • De contactgegevens van de werknemer op het document worden geplaatst.
    • De e-mail handtekening van de werknemer in het e-mail bericht worden geplaatst.

Opmerkingen

Vaak is het tabblad Instellingen niet nodig. Bij een factuur, een offerte, een order etc. hoeft helemaal niets te worden ingesteld omdat alle gegevens in die gevallen bekend zijn.

Rapportage dialoogvensters

Het onderscheidende doel

Wijziging Dit onderdeel wordt aangepast i.v.m. de uitbreiding van de mogelijkheden.

Deze dialoogvensters zijn specifiek ingericht om diverse rapportages te kunnen genereren (niet om documenten te verenden zoals de Verzending dialoogvensters). Functionaliteiten zijn afgestemd op de behoeften.

  • Op het dialoogvenster kunt u de meest complexe criteria op eenvoudige wijze instellen en hoe u de data gepresenteerd wilt hebben.
  • Een Afdrukvoorbeeld van een rapport is standaard. Zie pagina Voorbeelden > Powertools voor wat u met rapporten kunt doen.
  • Vaak kan ook een PDF worden gemaakt. In tegenstelling tot de Verzending dialoogvensters, is het hier niet nodig het object te verzenden. Echter, omdat een PDF kan worden gemaakt is dat natuurlijk wel mogelijk, maar dan moet de verzending via een ander dialoogvenster of via een andere e-mail functie verlopen.
  • Met Interactieve rapporten wordt data in de rapportweergave gepresenteerd. Op basis van de complexe criteria die u op het dialoogvenster heeft ingesteld, kunt u de data nu nog verder verfijnen door in het rapport filters toe te passen.

Fig. 1 is een voorbeeld van een Urenoverzicht.

Fig. 1


Export dialoogvensters

Vaak wordt data in een Office Programs Access applicatie in gegevensbladen weergegeven. Van daaruit kan de data altijd naar Excel worden geëxporteerd. Export dialoogvensters echter, bieden meer mogelijkheden. Dit kunnen diverse combinaties zijn van de functionaliteiten die u op deze pagina aantreft, plus uiteraard een gewenst stuk maatwerk.

Interactief

In het geval een Interactief rapport kan worden gegenereerd, is de knop Interactief beschikbaar.

Werknemer

De werknemer is de verzender en kan ook degene zijn die een document ondertekent.

Indien van toepassing is het vak Functie beschikbaar. Kies eerst een werknemer. Vervolgens kunt u één van de functies van die werknemer kiezen. Werknemers kunnen aan meerdere functies worden gekoppeld. Via de stuurgegevens van de sectie Werknemers kunt u functies aanmaken en werknemers koppelen.

Opmerkingen

Vaak is een document dat verzonden kan worden al gekoppeld aan een werknemer en is de werknemer automatisch de verzender.

Taal voor uw e-mail bericht

Hiermee wordt de aanhef en het bericht zelf in de gewenste taal voor het e-mail bericht ingesteld. Voor meer, zie Berichten en teksten beheren > Mailings en Voorbeelden.

Inhoudelijkheid

Betreft de inhoudelijkheid van berichten.

  • Schakel de optie Standaard in om de standaardtekst in het e-mail bericht weer te geven. Hiermee wordt ook rekening gehouden met de gekozen taal.
  • Schakel Standaard uit om een alternatieve tekst weer te geven. In het vak Alternatieve inhoudelijkheid kiest u dan de definitie van de alternatieve tekst die u heeft opgeslagen in Berichten en teksten beheren. Zie daar Mailings en Voorbeelden.

Direct beschikbare bijlagen

Hier kunt u bijlagen selecteren die zijn opgeslagen in de mappen Export en Temp. Voor meer, zie Mappenstructuur.

Map wissen

Hiermee kunt u alle bestanden in een map wissen. Zo heeft u een handiger overzicht als u een bijlage moet selecteren. Veel bestanden worden overigens met dezelfde naam overschreven. Voor meer, zie Mappenstructuur.

Knopinfo

Knopinfo is een toelichtende tekst die verschijnt wanneer u met de muisaanwijzer over een besturingselement gaat. Is erg handig, vooral bij keuzelijsten hoe u kunt selecteren, en bij opdrachtknoppen welke functie ze hebben onder bepaalde omstandigheden. Houd u er rekening mee dat deze onderdelen door slimme programmering steeds dynamisch worden ingesteld en de knopinfo gelang de situatie of uw eigen instellingen dus kan wijzigen.

Rapportage van acties

Op veel dialoogvensters wordt - in opgemaakte tekst - een rapportage gedaan van de acties, controles etc. Indien nodig i.c.m. een voortgangsvenster zodat u kunt volgen waar het programma mee bezig is of wat er is uitgevoerd. U kunt de rapportage eventueel op het klembord zetten.


Keuzelijsten

Kortweg gezegd zijn er twee typen keuzelijsten: enkelvoudige keuzelijsten waarin u één item kunt selecteren, en meervoudige keuzelijsten waarbij u meerdere willekeurige items kunt selecteren.

Opmerkingen

U hoeft alleen een selectie van een onderdeel te maken indien dat verplicht is. Wanneer dit niet verplicht is, kunt u wel items selecteren waardoor het resultaat dan wordt gebaseerd op minstens één van de geselecteerde items. M.a.w.: door niet verplichte items te selecteren kunt u lijsten naar uw behoefte beperken.

Fig. 1Voorbeeld keuzelijst


Alle items selecteren

Bij een meervoudige keuzelijst is er een knop beschikbaar waarmee u alle items kunt selecteren of de-selecteren.

Zoeken naar een item

Via het vak Zoeken kunt u snel een item in de keuzlijst opzoeken waarbij het direct wordt geselecteerd. Het vak Zoeken is bij elk type lijst beschikbaar.

Dubbelklikken

Bij een enkelvoudige keuzelijst kunt u vaak dubbelklikken om een opdracht direct uit te voeren.

Eigenschap van een opdrachtknop wijzigen

Bij een enkelvoudige keuzelijst is er (vaak, maar niet altijd) een optie OK knop standaard beschikbaar. Wanneer u deze optie inschakelt wordt de opdrachtknop OK (of een ander opdrachtknop) de standaardknop, d.w.z. dat deze geactiveerd wordt wanneer op Enter wordt gedrukt. Stel dat u via het vak Zoeken een item in de keuzelijst heeft gevonden. Wanneer u dan nogmaals op Enter drukt heeft dat hetzelfde effect als wanneer u op de opdrachtknop drukt.

Weergave items

Wanneer deze groep beschikbaar is kunt u de items in de keuzelijst beperken of wordt de bron ervan anders ingesteld. De waarde van deze groep bepaalt:

  • De items in de lijst.
  • De items in het zoek-vak.

Sorteren

Hiermee sorteert u de items in de lijst.

Periode

Kies hier een periode zodat de begin- en einddatum altijd automatisch correct worden ingesteld. In de velden Begindatum en Einddatum kunt u ook een andere datum kiezen.

  • Als u de optie Onafhankelijk van datum inschakelt, worden alle beschikbare records opgehaald.
  • Als er maar één logisch veld is waarop de datum wordt gebaseerd, is dit voor geprogrammeerd. Zo niet, dan is het vak Datumbepaling aanwezig waarmee een keuze kan worden gemaakt.

Totalen per

Selecteer de optie in welke tijdsinterval u de informatie wilt weergeven. Zo groepeert u de data per dag, week, maand, kwartaal, jaar.

Welke info weergeven?

In deze groep kunt u aangeven of u de aangegeven soort informatie wilt weergeven.

Groepstotalen

Hier kunt u aangeven hoe u de groepstotalen van specifieke secties wilt weergeven.

Specifieke selectie

Hier kunt u een specifieke selectie instellen.

Eigen bedrijf

Deze optie wordt meestal weergegeven wanneer de data beperkt moet blijven tot één van de eigen bedrijven. Soms kunt u ook kiezen voor Alle.

Opmerkingen

Indien geen instelling gemaakt wordt of als Alle kan worden gekozen (bv voor interne rapporten) wordt het (indien van toepassing) BedrijfID 1 waarvan de info op een (intern) rapport wordt geplaatst.

Overige instellingen

Hier kunt u extra instellingen opgeven. Enkele standaardinstellingen zijn:

Bedrijfsgegevens weergeven

Deze optie is beschikbaar als Eigen bedrijf niet beschikbaar is. Dit bepaalt van welk eigen bedrijf de bedrijfsgegevens op rapporten wordt weergegeven.

Rapport sorteren

Hiermee kunt u opgeven hoe het rapport wordt gesorteerd. In de meeste gevallen gebeurt dit overigens automatisch en op logische wijze.

Kolomindeling

Bepaal hoe de kolommen op het rapport moeten verlopen. Omlaag, dan opzij of eerst opzij, en dan pas omlaag.

Voorselectie

Hier kunt u een voorselectie maken om de items in een andere lijst te bepalen.

Inleiding

Sub opdrachten

Wanneer deze groep beschikbaar is kunnen daar diverse opdrachten in voorkomen, afhankelijk van de situatie.

Taal

Voor sommige documenten kunt u de gewenste taal opgeven (Nederlands of Engels). Gerelateerde documenten die daar uit voorvloeien zoals facturen, pakbonnen, herinneringen, aanmaningen etc. worden dan ook automatisch in de opgegeven taal weergegeven. Sommige situaties echter, vereisen wat flexibiliteit.

Wanneer u documenten genereert (print of een PDF maakt), kan de taal op twee manieren (door het programma en u) worden bepaald.

  1. Het hoofdobject, bijvoorbeeld een order, is ingesteld op de taal die u met de klant wenst te voeren. De taal voor het document wordt automatisch overgenomen uit het hoofdobject. Dit is het geval als u bijvoorbeeld een offerte naar de kant verzend; de offerte krijgt automatisch de taal die bij de order is ingesteld.
  2. Het kan ook gebeuren dat u een document moet delen met iemand waarmee u een andere taal voert dan de taal die die bij het hoofdobject is ingesteld. Een voorbeeld hiervan is een vrachtbrief die u naar een vervoerder wilt verzenden, en dus niet naar uw klant. In dergelijke gevallen is er een vak Taal aanwezig waarin u de desgewenste taal kunt kiezen en van de standaard kunt afwijken.

Wat in de ingestelde taal wordt weergegeven:

  • De labels (die de velden aangeven).
  • De teksten zoals aanhef, standaardteksten voor memo's en andere zaken. U kunt dit allemaal aanpassen. Zie hiervoor artikel Berichten en teksten beheren.
  • Het geautomatiseerde E-mail wordt in de aangegeven taal gemaakt.

Producten worden niet in de gewenste taal weergegeven. Als u vaker documenten maakt in een andere taal dan Nederlands, is het een goed idee om producten aan te maken in die taal.

PDF en E-mail

Bij het aanmaken van PDF's en verzenden van E-mail (met de PDF's als bijlage(n)) zijn er onder de verschillende omstandigheden meerdere combinaties mogelijk.

PDF maken / PDF E-mailen

De optie PDF maken is soms beschikbaar om afzonderlijk een PDF te maken. Als deze optie niet beschikbaar is, maar PDF E-mailen wel, zal altijd een PDF wordt gemaakt zodat de data altijd recent is. Een optie PDF maken is dan dus overbodig.

Indien PDF E-mailen beschikbaar is, wordt het E-mail adres doorgaans automatisch ingesteld op de juiste ontvanger omdat de actie verbonden is met een bepaald object. U kunt altijd een ander E-mail adres opgeven. In sommige gevallen kunt u zelfs uit meerdere bronnen een keuze maken.

E-mail bericht tonen

Als u deze optie inschakelt kunt u het bericht nog bekijken en/of bewerken voordat het wordt verzonden. Normaalgesproken is dit niet nodig omdat de aanhef, het standaardbericht en de handtekening eveneens automatisch zijn bepaald. Voor meer hierover, zie Berichten en teksten beheren.

Opmerkingen

Wanneer Taal voor een document van toepassing is, wordt ook het geautomatiseerde E-mail bericht automatisch in de juiste taal gemaakt.

Document registreren

Dit onderdeel is van toepassing op Documenten beheren.

U kunt een document automatisch laten registreren. Geregistreerde documenten worden doorgaans in het subformulier Documenten weergegeven op de locatie die van toepassing is. U kunt hier ook zelf handmatig wijzigingen aanbrengen.

Soms is van het document een PDF gemaakt, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. In veel gevallen kunt u ook een document laten registreren zodat de naam en het pad voor u correct worden ingevuld. Dit is o.a. handig als u een document moet scannen; u kunt dan de (geregistreerde) bestandsnaam overnemen.

Status

Hier geeft u de status op die voor het te registreren document moet worden ingesteld.

Memo functies

Memo functies zijn een groep bij elkaar horende functionaliteiten waarmee u snel een memo kunt bewerken of instellen. Dezelfde functies kunnen op meerdere locaties voorkomen en ze werken overal hetzelfde. Hieronder zijn alle functies opgesomd die in de groep worden weergegeven indien van toepassing.

Deze functionaliteiten treft u aan op een dialoogvenster waar automatisch een factuur, een order etc. kan worden gemaakt van bijvoorbeeld een offerte of van een ander onderliggend object. Het weergegeven memo wordt (indien gewenst) het memo voor het te maken object. De inhoud kunt u kiezen uit opgeslagen berichten, zelf typen, aanpassen naar wens, dat weer opslaan, etc.

Overnemen

Schakel deze optie in als u wilt dat het weergegeven memo naar het te maken object wordt overgenomen. Als u deze optie uitschakelt kunt u de inhoud van het memo toch bewaren zonder dat het naar het te maken object wordt meegenomen.

Onthouden

Schakel deze optie in als u het weergegeven memo tijdelijk in het geheugen wilt plaatsen. Wilt u het memo voor altijd bewaren, dan moet u het in de database opslaan. Voor meer, zie artikel Berichten en teksten beheren

Ophalen uit (...)

Hiermee wordt het memo opgehaald uit een onderliggend object. (Is afhankelijk van de situatie.)

Uit geheugen

Als Onthouden was ingeschakeld toen het dialoogvenster de vorige keer werd gesloten, wordt het memo hiermee uit het geheugen opgehaald en geplaatst.

Wissen

Hiermee wordt het weergegeven memo gewist.

Tekstkeuze

Het dialoogvenster TekstKeuze openen om een opgeslagen bericht te kiezen. Voor meer, zie artikel Berichten en teksten beheren.