Dialoogvenster opties

Inleiding

Dialoogvenster opties zijn functionaliteiten die u op meerdere dialoogvensters kunt aantreffen. Op deze pagina worden ze afzonderlijk weergegeven.

Dialoogvensters worden gebruikt om diverse acties uit te voeren. Hieronder enkele voorbeelden.


Gerelateerde info

  • Op de pagina Voorbeelden wordt de samenhang van een proces weergegeven. Zoals het in de praktijk werkt.

Aanvullende info

Wat Omschrijving
Instellingen Veel van de instellingen die een gebruiker heeft gemaakt op een dialoogvenster worden opgeslagen.
Mappenstructuur Veel acties kunnen worden geautomatiseerd omdat processen werken met een geïntegreerde Mappenstructuur.
Geautomatiseerde tekst Berichten en teksten worden voor veel doeleinden door de gehele applicatie op een slimme manier gebruikt. Voor meer, zie Berichten en teksten beheren.

Afdrukvoorbeeld

Met de opdracht Afdrukvoorbeeld kan een afdrukvoorbeeld van het rapport worden gegenereerd. Het is handig (en belangrijk) dat u deze opdracht altijd afzonderlijk kunt uitvoeren.

Alle criteria in rapport opnemen

Als u dit selectievakje inschakelt, worden alle criteria in het rapport opgenomen. Vaak is dat meer dan u hebt geselecteerd; sommige criteria zijn namelijk automatisch ingesteld zodat gebruiker geen fouten kan maken. Deze criteria wordt ook in het vak Rapportage weergegeven.

Voorbeeld
Voorbeeld

Als deze optie niet is geselecteerd wordt (vaak, maar niet altijd) een beperkte weergave van de criteria op het rapport weergegeven.

Data tonen

Ook gegevensbladen kunnen via een dialoogvenster worden gemanipuleerd. A.d.h.v. instellingen kan de opdracht Data tonen o.a.:

  • De gewenste records weergeven.
  • De gewenste kolommen weergeven.
  • Specifieke berekeningen weergeven en die met de juiste kolommen weergeven.

Een opdracht Exporteren is vaak ook handig zodat a.d.h.v. dezelfde instellingen een export kan worden gemaakt.

Direct beschikbare bijlagen

Onderdeel van E-mail opties

Voorbeeld

Hier kunt u bijlagen selecteren die zijn opgeslagen in de mappen Export en Temp. Voor meer, zie Mappenstructuur.

Document registreren

Dit onderdeel is van toepassing op Documenten beheren.

Voorbeeld

U kunt een document automatisch laten registreren om het aan een hoofdobject te koppelen (bijvoorbeeld een order). Geregistreerde documenten worden doorgaans in het subformulier Documenten weergegeven op de locatie die van toepassing is. U kunt hier ook zelf handmatig wijzigingen aanbrengen.

Soms is van het document een PDF gemaakt, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. In veel gevallen kunt u ook een document laten registreren zodat de naam en het pad voor u correct worden ingevuld. Dit is o.a. handig als u een document moet scannen; u kunt dan de (geregistreerde) bestandsnaam overnemen als u het document handmatig registreert.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Mappenstructuur en Documentenbeheer.

Status

Hier geeft u de status op die voor het te registreren document moet worden ingesteld. Zo zijn meerdere mogelijkheden beschikbaar waarvoor u Documenten beheren kunt gebruiken.

E-mail opties

E-mail opties hebben betrekking op een onderliggend document zoals een factuur, een order, een offerte etc. Hierdoor kan het proces worden geautomatiseerd. Gebruiker hoeft helemaal niets te doen dan op OK te klikken. Hij kan natuurlijk wel van dit standaardproces afwijken indien gewenst.

  • Het e-mail adres wordt automatisch ingevuld.
  • Bijlage (afhankelijk van wat het onderliggende document is) wordt automatisch toegevoegd, maar een onbeperkt aantal extra beschikbare bijlagen kunnen ook worden toegevoegd.
  • Als het onderliggende document niet aan een werknemer is gekoppeld, wordt ook het vak Werknemer weergegeven zodat de verzender kan worden aangewezen.
  • Voor een nadere toelichting, zie de onderdelen op deze pagina.

OpmerkingAls op OK wordt geklikt, worden ook sommige opdrachten uitgevoerd die geen onderdeel van de e-mail opties zijn, zoals het aantal exemplaren. U zou een document (nog niet) willen verzenden, maar wel willen afdrukken en het aantal exemplaren willen opgeven. U kunt altijd aangeven wat u wel en wat u niet wilt doen.

Het te verzenden document in de juiste taal

Documenten (facturen, orders, offertes etc.) kunnen taal gerelateerd worden gemaakt (NED of ENG).

  • Bij het verzenden wordt in sommige gevallen de taal van het document gehandhaafd (Fig. 1).
  • In een ander geval kan het nodig zijn dat gebruiker de voertaal kan kiezen (Fig. 2). Zo kan bijvoorbeeld een order in het Engels zijn aangemaakt. Vaak hanteren we dan de werkwijze, dat andere gerelateerde documenten dan ook in het Engels worden ingesteld. In sommige gevallen is het wenselijk dat u daar dan tijdelijk van af kunt wijken. Een voorbeeld hiervan is als u een vrachtbrief van die order naar een vervoerder wilt verzenden, en dus niet naar uw klant.

Om in het ene geval de zaak automatisch te regelen en in het andere geval een Taal keuze te kunnen maken, bevind zich aan de linkerkant van de e-mail opties één van de volgende groepen opties.

Fig. 1

Voorbeeld

Fig. 2

Voorbeeld

E-mail bericht tonen

Onderdeel van E-mail opties

Als u deze optie inschakelt kunt u het bericht nog bekijken en/of bewerken voordat het wordt verzonden.

Voorbeeld

Excel opdrachten (Grp 1)

Hiermee kunnen (optioneel) rijen van de geëxporteerde data worden gegroepeerd en getotaliseerd.

Voorbeeld

Voorbeeld: vb-exc-groeperen-en-totaliseren.xlsx.

Sortering

Hier bepaalt u de sortering voor de geëxporteerde data.

Subtotalen

Als u dit vakje inschakelt wordt een rij met subtotalen weergeven voor elke gewijzigde waarde in een bepaalde kolom (groepeerkolom). Dit is afhankelijk van de sortering. (Het groeperen in Excel wordt anders uitgevoerd dan in bijvoorbeeld SQL mogelijkheden en in een Access rapport.) Vervolgens worden ook (onderaan) eindtotalen weergegeven.

Nieuwe pagina na groep

Schakel dit vakje in als u een nieuwe pagina na de groep wilt.

Extra opmaak

Als u deze optie inschakelt krijgen formules een speciale opmaak waardoor het overzicht duidelijker (en mooier) wordt.

Exporteren

Hiermee wordt de data a.d.h.v. de instellingen geëxporteerd (doorgaans altijd naar Excel).

Groepstotalen

Hier kunt u - afhankelijk van het rapport en bron - aangeven hoe u de groepstotalen van specifieke secties in het rapport wilt weergeven.

Voorbeeld

Inhoudelijkheid

Onderdeel van E-mail opties

Betreft de inhoudelijkheid van berichten.

  • Schakel de optie Standaard in om de standaardtekst in het e-mail bericht weer te geven. Hiermee wordt ook rekening gehouden met de gekozen taal in Taal voor uw e-mail bericht.
  • Schakel Standaard uit om een alternatieve tekst weer te geven. In het vak Alternatieve inhoudelijkheid kiest u dan de definitie van de alternatieve tekst die u heeft opgeslagen in Berichten en teksten beheren > Mailings en Voorbeelden.
Voorbeeld

Interactief

Met de opdracht Interactief kan een interactief rapport worden gegenereerd.

Keuzelijsten

Keuzelijsten treft u vaak op een dialoogvenster aan om de meest geavanceerde criteria met het grootste gemak in te stellen. Achter de schermen wordt de SQL voor de op te halen records voor u op variabele wijze ingesteld. Dit is veel dynamischer dan wanneer u zelf een query zou moeten maken en bovendien razend snel en foutloos. U bent gebruiker en daarom hoeft u slechts aan te wijzen wat u wilt.

Kortweg gezegd zijn er twee typen keuzelijsten:

  • Enkelvoudige keuzelijsten waarin u één item kunt selecteren.
  • Meervoudige keuzelijsten waarbij u meerdere willekeurige items kunt selecteren.

Tip De algemene werkwijze is dat u alleen iets hoeft te selecteren als u de op te halen records wilt beperken, tenzij een item verplicht is.


OpmerkingDe opdrachten Alles selecteren/de-selecteren en vak Zoek in de lijst zijn optioneel, zie daar.

Items selecteren

  • Als u de muisaanwijzer boven de keuzelijst houdt krijgt u via de knopinfo de instructie hoe u items kunt selecteren en de-selecteren. Voor beide typen lijsten is dat verschillend.
  • Bij een enkelvoudige keuzelijst kunt u een geselecteerd item niet de-selecteren.

Dubbelklikken

Bij een enkelvoudige keuzelijst kunt u vaak dubbelklikken om een opdracht direct uit te voeren.

Knopinfo

Knopinfo is een toelichtende tekst die verschijnt wanneer u met de muisaanwijzer over een besturingselement gaat. Is erg handig, vooral bij keuzelijsten hoe u kunt selecteren, en bij opdrachtknoppen welke functie ze hebben onder bepaalde omstandigheden.

Kolomindeling

Als een rapport in kolommen is ingedeeld kunt u hier bepalen hoe de kolommen op het rapport moeten verlopen.

Voorbeeld

Map wissen

Hiermee kunt u alle bestanden in een map wissen. Zo heeft u een handiger overzicht als u een extra bijlage wilt selecteren. Veel bestanden worden overigens met dezelfde naam overschreven. Voor meer, zie Mappenstructuur.

Voorbeeld

Memo functies

Memo functies zijn een groep bij elkaar horende functionaliteiten waarmee u snel een memo kunt bewerken of instellen. Dezelfde functies kunnen op meerdere locaties voorkomen en ze werken overal hetzelfde. Hieronder zijn alle functies opgesomd die in de groep worden weergegeven indien van toepassing.

Deze functionaliteiten treft u aan op een dialoogvenster waar automatisch een factuur, een order etc. kan worden gemaakt van bijvoorbeeld een offerte of van een ander onderliggend object. Het weergegeven memo wordt (indien gewenst) het memo voor het te maken object. De inhoud kunt u kiezen uit opgeslagen berichten, zelf typen, aanpassen naar wens, dat weer opslaan, etc.

Voorbeeld

Overnemen

Schakel deze optie in als u wilt dat het weergegeven memo naar het te maken object wordt overgenomen. Als u deze optie uitschakelt kunt u de inhoud van het memo toch bewaren zonder dat het naar het te maken object wordt meegenomen.

Onthouden

Schakel deze optie in als u het weergegeven memo tijdelijk in het geheugen wilt plaatsen. Wilt u het memo voor altijd bewaren, dan moet u het in de database opslaan. Voor meer, zie artikel Berichten en teksten beheren

Ophalen uit (...)

Hiermee wordt het memo opgehaald uit een onderliggend object. (Is afhankelijk van de situatie.)

Uit geheugen

Als Onthouden was ingeschakeld toen het dialoogvenster de vorige keer werd gesloten, wordt het memo hiermee uit het geheugen opgehaald en geplaatst.

Wissen

Hiermee wordt het weergegeven memo gewist.

Tekstkeuze

Het dialoogvenster TekstKeuze openen om een opgeslagen bericht te kiezen. Voor meer, zie artikel Berichten en teksten beheren.

Naar Excel

Met de opdracht Naar Excel kan een export naar Excel worden gemaakt. Vaak kunnen door dezelfde opdracht meerdere exporten worden gemaakt. Zie onder andere de rubriek Taak.

OK knop standaard

Bij een enkelvoudige keuzelijst is er (soms) een optie OK knop standaard beschikbaar. Wanneer u deze optie inschakelt wordt de opdrachtknop OK (of een ander opdrachtknop) de standaardknop. D.w.z. dat deze geactiveerd wordt wanneer op Enter wordt gedrukt. Stel dat u via het vak Zoeken een item in de keuzelijst heeft gevonden. Wanneer u dan nogmaals op Enter drukt heeft dat hetzelfde effect als wanneer u op de opdrachtknop drukt.

Voorbeeld

Overige instellingen

In deze groep kunt u extra instellingen opgeven. Enkele standaardinstellingen zijn:

Bedrijfsgegevens weergeven

Deze optie is beschikbaar als Eigen bedrijf niet beschikbaar is. Dit bepaalt van welk eigen bedrijf de bedrijfsgegevens op rapporten wordt weergegeven.

Rapport sorteren

Hiermee kunt u opgeven hoe het rapport wordt gesorteerd. In de meeste gevallen gebeurt dit overigens automatisch en op logische wijze.

PDF E-mailen

Onderdeel van E-mail opties

Indien PDF E-mailen beschikbaar is, wordt het E-mail adres doorgaans automatisch ingesteld op de juiste ontvanger omdat de actie verbonden is met een bepaald object. U kunt altijd een ander E-mail adres opgeven. In sommige gevallen kunt u zelfs uit meerdere bronnen een keuze maken.

Voorbeeld

PDF maken

Onderdeel van E-mail opties; Incidenteel gebruik

Als u deze optie inschakelt wordt een PDF gemaakt.

Voorbeeld

Periode

Kies hier een periode zodat de begin- en einddatum altijd automatisch correct worden ingesteld. In de velden Begindatum en Einddatum kunt u ook een andere datum kiezen.

  • Als u de optie Onafhankelijk van datum inschakelt, worden alle beschikbare records opgehaald.
  • Als er maar één logisch veld is waarop de datum wordt gebaseerd, is dit voorgeprogrammeerd. Zo niet, dan is het vak Datumbepaling aanwezig waarmee een keuze kan worden gemaakt.
Voorbeeld

Rapportage (van acties)

Op veel dialoogvensters wordt - in opgemaakte tekst - een rapportage gedaan van de acties, controles, selecties etc. Indien nodig i.c.m. een voortgangsvenster zodat u kunt volgen waar het programma mee bezig is of wat er is uitgevoerd. U kunt de rapportage eventueel op het klembord zetten.


Specifieke selectie

Hier kunt u een specifieke selectie instellen.

Eigen bedrijf

Deze optie wordt meestal weergegeven wanneer de data beperkt moet blijven tot één van de eigen bedrijven. Soms kunt u ook kiezen voor Alle.

OpmerkingIndien geen instelling gemaakt wordt of als Alle kan worden gekozen (bv voor interne rapporten) wordt het (indien van toepassing) BedrijfID 1 waarvan de info op een (intern) rapport wordt geplaatst.

Sorteren

Hiermee kunt u de sortering van de items in een keuzelijst (screenshot) instellen.

Voorbeeld

Sub opdrachten

Wanneer deze groep beschikbaar is kunnen daar diverse opdrachten in voorkomen, afhankelijk van de situatie.

Voorbeeld
Voorbeeld

Taak

Indien meerdere taken (binnen hetzelfde onderwerp) nodig zijn kan hier de gewenste taak worden gekozen. Dit voorbeeld geeft aan hoe efficiënt het kan:

  • De SQL bron voor de op te halen records wordt a.d.h.v. de geselecteerde optie van het vak Taak variabel ingesteld.
  • Bij een andere optie kan gebruiker zijn selecties gewoon behouden. (De selecties vormen de WHERE component van de SQL instructie.)
  • Er wordt slechts één rapport gebruikt dat bij elke optie dynamisch wordt aangepast. Ook de titel, bestandnaam etc.
  • Bij elke optie kan een Excel export worden gemaakt waarbij de juiste kolommen worden bepaald.
  • In dit geval zijn geen e-mail opties opgenomen, maar dat zou ook nog kunnen.
Voorbeeld

Taal voor uw e-mail bericht

Onderdeel van E-mail opties

Hiermee wordt de aanhef en het bericht zelf in de gewenste taal voor het e-mail bericht ingesteld. Voor meer, zie Berichten en teksten beheren > Mailings en Voorbeelden.

Voorbeeld

Totalen per

Selecteer de optie in welke tijdsinterval op het rapport u de informatie wilt weergeven. Zo groepeert u de data per dag, week, maand, kwartaal, jaar.

Voorbeeld

Voorselectie

Hier kunt u een voorselectie maken om de items te bepalen in een volgende lijst.

Voorbeeld

Welke info weergeven?

In deze groep kunt u - afhankelijk van het rapport en bron - aangeven of u de aangegeven soort informatie wilt weergeven.

Voorbeeld

Weergave items

Hiermee kunt u de items in de keuzelijst beperken of wordt de bron ervan anders ingesteld. De waarde van deze groep bepaalt:

Voorbeeld

Werknemer

Onderdeel van E-mail opties

Aan een document dat verzonden moet worden is meestal al een werknemer gekoppeld. De werknemergegevens, e-mail handtekening etc. worden dan automatisch ingesteld. Dit vak is dus alleen nodig in speciale gevallen.

De werknemer is de verzender en kan ook degene zijn die een document ondertekent.

Indien van toepassing is het vak Functie beschikbaar. Kies eerst een werknemer. Vervolgens kunt u één van de functies van die werknemer kiezen. Werknemers kunnen aan meerdere functies worden gekoppeld. Via de stuurgegevens van de sectie Werknemers kunt u functies aanmaken en werknemers koppelen.

Voorbeeld

Zoek in de lijst

Via het vak Zoek in de lijst kunt u snel een item in de keuzelijst opzoeken waarbij het direct wordt geselecteerd.

Voorbeeld