Documenten beheren

Inleiding


In alle Office Programs Access applicaties is een basisvoorziening aanwezig om - indien van toepassing - documenten te registreren (handmatig en/of geheel automatisch), te openen, te koppelen, een lijst ervan op andere documenten weergeven etc.

Klik op de thumbnail hierboven voor een voorbeeld. U krijgt dan het formulier Facturen te zien (uit onze voorbeeld applicatie). Hierop is het subformulier Documenten geplaatst. In dit geval kunnen ongelimiteerd documenten aan de factuur worden gekoppeld. Op dezelfde manier kunnen documenten aan diverse onderwerpen in de database worden gekoppeld, afhankelijk van wat in uw maatwerk nodig is. Op deze wijze blijven al uw documenten goed beheerd en kunnen ze direct worden geopend zodat dat u ernaar hoeft te zoeken. En alleen die gebruikers die u in het Inlogsysteem toegang hebt verleend tot - in dit voorbeeld het formulier Facturen - hebben direct toegang tot de documenten.

De algemene basis wordt in dit artikel behandeld en het principe is overal hetzelfde. Indien van toepassing treft u uitgebreidere functionaliteiten aan die dan beschreven staan in de afzonderlijk meegeleverde documentatie.

Sub mappen en Categorieën

Met de registratie van de documenten worden categorieën gebruikt. De categorie wordt de naam van de sub map in de Hoofd documentenmap (zie pagina Mappenstructuur).

  • Bij geautomatiseerde processen worden sub mappen door de applicatie bepaald.
  • Wanneer u handmatig registreert, wordt in de meeste gevallen de categorie automatisch voor u ingesteld. Als dat niet het geval is, kunt u zelf een categorie uit de lijst kiezen of een andere naam typen, bijvoorbeeld Orders. Wilt u één of meerdere sub mappen opgeven, plaats dan backslah (\) vóór elke extra map, bijvoorbeeld Orders\ExtraSupmap\EnNogEenExtraSubmap. De keuzelijst voor de Categorie kunt u uitbreiden via de Applicatie stuurgegevens zodat u makkelijk en direct een categorie uit de lijst kunt kiezen (dit is dus niet nodig voor geautomatiseerde processen). Zie de bijgeleverde documentatie Stuurgegevens Algemeen.

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab Onderhoud > Applicatie stuurgegevens > menu Algemeen > DocumentCategorieen

Bestandsnaam instellen of het bestand openen

Bij geautomatiseerde processen worden bestandsnamen door de applicatie bepaald. Bij handmatige registratie, geldt het volgende:

  • Als u een digitaal bestand wilt registreren kunt u de waarde van het veld Bestandsnaam typen, maar beter is om het bestand aan te wijzen.
  • Plaats de invoegpostitie in het formulier, het subformulier of in het PopUp venster - afhankelijk waar de documenten worden geregistreerd.
  • OpenenDubbelklik in het veld Bestandsnaam van een opgeslagen record.
  • Instellen Dubbelklik in het veld Bestandsnaam van een niet opgeslagen record om de waarde in te stellen (of te wijzigen).
  • Wijzigen waarde Bestandsnaam Wilt u de waarde van een eerder ingevoerde record wijzigen (van een opgeslagen record dus) maak er dan een niet opgeslagen record van door ergens in de record te typen.

PopUp venster

In de meeste gevallen is er ook op één of meerdere locaties een PopUp venster beschikbaar zodat het document op diverse locaties binnen de applicatie direct kan worden geopend. Dubbelklik op de bestandsnaam om het document te openen.

Toelichting op de velden van Documenten

Opmerkingen

StandaardveldenDe velden hieronder zijn vaak gebruikte velden. Afhankelijk van de functionaliteit, kunnen meer of minder velden zijn opgenomen.

Geen controlesU hoeft lang niet alle velden te gebruiken en het programma voert geen specifieke controles uit

Bestand bestaat niet?De Hoofd documentenmap, de Categorie en de bestandsnaam vormen samen het volledige pad naar het (digitale) bestand. Als u - nadat u een bestand heeft aangewezen - de Categorie wijzigt zonder dat u de sub map op de harde schijf (of ander opslagmedium) heeft aangepast, zal bij openen het bericht verschijnen dat het bestand niet bestaat. Vergist u zich dus niet, want de bestandsnaam kan wel correct zijn.

Vaste velden

Categorie Een keuzelijst met waarden. U kunt ook een andere waarde typen. De waarden in de lijst kunt u aanvullen via de Stuurgegevens Algemeen. Zie de bijgeleverde documentatie Stuurgegevens Algemeen.
Extra info Als u een waarde heeft ingevoerd waarvan nog geen sub map bestaat, wordt de map (indien gewenst) automatisch voor u aangemaakt.

Bestandsnaam U kunt digitale en niet-digitale documenten verwerken. Wanneer u een bestand heeft aangewezen wordt dit veld automatisch ingevuld met de bestandsnaam, inclusief de extensie. Als u geen digitaal bestand heeft, voer hier dan toch de naam van het document in. Op deze wijze kunnen bijlagen altijd op andere lijsten worden weergegeven, zowel digitale als niet-digitale. De documenten worden altijd automatisch zonder extentie in andere lijsten weergegeven. Zorg wel dat de Status op Lijst staat.

Additionele velden

Omschrijving Hier kan een omschrijving worden weergegeven die een extra informatie kan geven. Bij geautomatiseerde processen wordt in dit veld (soms) informatie geplaatst, bijvoorbeeld het tijdstip waarop het document door de applicatie is geregistreerd (of toegevoegd of bijgewerkt). Deze waarde mag u altijd gerust wijzigen.

ExtraInfo Ruimte voor extra info. Dit kan informatie zijn die met u is overeengekomen om processen geautomatiseerd aan te kunnen sturen.

Status Er zijn drie statussen: Neutraal; OK (om aan te geven dat het document compleet of afgewerkt is); Lijst (het document mag in een andere lijst, bijvoorbeeld een pakbon) worden.

InUit Hiermee geeft u aan of het een Uitgaand, Inkomend of een Neutraal document is.

Datum De datum van het document.

Onderwerp Het onderwerp.

KenmerkUitgaand Het kenmerk van het uitgaande document.

KenmerkInkomend Het kenmerk van het inkomende document.