E-mail verzenden

Inleiding

Een Office Programs Access applicatie biedt u erg veel gebruiksgemak bij het verzenden van e-mail. Zo kunt u vanuit diverse locaties e-mails verzenden en laat u het programma op een slimme manier op uw wensen reageren.

Microsoft Outlook Om E-mail te kunnen verzenden heeft u Microsoft Outlook nodig.

E-mailen vanuit elke situatie

U kunt e-mailen via de opdracht Nieuwe e-mail in het menu Office in De groep Extra, via het tabblad Office, en via Snelmenu's (en dat is erg handig bij e-mailen vanuit PopUp vensters omdat u met een PopUp venster altijd gerelateerde informatie bij de hand heeft).

Fig. 1Via de groep Nieuw.

Groep nieuw

Fig. 2Via de groep Nieuw.

Via het menu Office.

Menu Office

Fig. 3Via snelmenu's die overal beschikbaar zijn.

Snelmenu's

Fig. 4Door gebruik te maken van PopUp vensters waarmee u altijd snel een e-mail adres bij de hand heeft.

E-mailen vanuit popup venster

Fig. 5Hier is een record in een subformulier aangewezen via een snelmenu. In de record bevinden zich twee e-mailadressen. Voor resultaat, zie Fig. 6.

E-mail via subform

Fig. 6Automatische plaatsbepaling van Aan, CC of BCC. Verderop meer.

e-mail aan

Fig. 7Zelf de verzendwijze bepalen via de Opties algemeen. Verderop meer.

E-mail verzendwijze

Het programma naar uw hand zetten

  • Naar alle beschikbare e-mailadressen in de record Wilt u uw bericht naar alle beschikbare e-mailadressen in de huidige record verzenden, wijs dan gewoon de record aan. Niet een specifiek e-mailadres aanwijzen. Het programma verzamelt dan alle beschikbare e-mailadressen die zich in de huidige record bevinden. Het maakt niet uit waar dat is: in een hoofdformulier, in een subformulier of in een PopUp venster.
  • Automatische plaatsbepaling van Aan, CC of BCC.

    e-mail aan

  • Aan, CC of BCC Als het programma meer dan één e-mailadres heeft verzameld, dan zal het programma de ontvangers plaatsen bij Aan, CC of bij BCC. Welke verzendwijze gekozen moet worden, kunt u instellen bij Opties algemeen instellen zodat dit altijd automatisch gebeurt. Voor betekenis CC en BCC, zie verderop.
  • Naar één specifiek e-mailadres in de record Wilt u uw bericht naar één specifiek e-mailadres verzenden, dan wijst u het veld aan met dat specifieke e-mailadres.
  • Geen e-mailadres beschikbaar in de record? Wanneer geen e-mailadres beschikbaar is, zal toch het dialoogvenster Bericht van Outlook verschijnen. Zo kunt u ook altijd een bericht verzenden naar een e-mailadres dat niet in uw applicatie voorkomt.
  • Controle U hoeft zich nooit zorgen te maken dat er een ongeldig e-mailadres wordt geselecteerd. Dat kan niet, omdat het niet mogelijk is om een ongeldig e-mailadres in een Office Programs Access applicatie in te voeren. Zo worden steeds 'problemen' al direct aan de bron afgevangen.

Zelf de verzendwijze bepalen via de Opties algemeen.

E-mail verzendwijze

Laat Microsoft Outlook de rest doen

Nadat u de opdracht Nieuwe e-mail in uw Office Programs Access applicatie heeft gekozen, kunt u in Outlook het bericht verder opmaken, een bijlage toevoegen en alle andere handelingen doen. Precies zoals u dat ook doet wanneer u op de reguliere manier in Outlook een e-mail bericht maakt.

Betekenis CC en BCC

  • Aan Dit is het veld dat u normaal gesproken invult voor de ontvanger.
  • CC Staat voor 'Carbon Copy'. Wanneer ontvangers via de optie CC een e-mail ontvangen, kunnen ze in hun e-mail zien wie er een kopie van het bericht heeft ontvangen. Alle e-mailadressen waarnaar het bericht is verzonden worden dan in het bericht weergegeven.
  • BCC 'Blind Carbon Copy'. Wanneer ontvangers via de optie BCC een e-mail ontvangen, worden geen andere e-mailadressen in het bericht weergegeven dan uitsluitend het e-mailadres van de ontvanger zelf.

E-mails met bijlagen automatiseren

De hierboven beschreven zaken zijn standaardfunctionaliteiten. In onze (specifieke) applicaties zijn functionaliteiten toegepast waarin hele processen volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd. Hierin worden o.a.:

  • Automatisch PDF's (of een ander formaat) gemaakt van data uit de database en als bijlage aan het e-mail gekoppeld.
  • Bijbehorend bericht wordt automatisch ingesteld. Vaak ook in het Engels of Nederlands.

Doordat de items hierboven geautomatiseerd kunnen worden, wordt een onderbreking van een reeks taken voorkomen en kunnen vele andere taken tegelijkertijd - met slechts één klik - worden uitgevoerd. Op de pagina Referenties (Intro 2) (tabblad Orders) vindt u er goede voorbeelden van. Voor uw maatwerk kan uiteraard ook alles gerealiseerd worden.

Opmerkingen

Wat Omschrijving
Outlook niet geopend? Als Outlook niet is geopend op het moment dat u een bericht verzend, verschijnt het dialoogvenster Profiel selecteren. Nadat u een profiel heeft geselecteerd, wordt de procedure voortgezet. Omdat Outlook niet was geopend, worden objectvariabelen meteen weer vrijgegeven (bij goede programmering is dat een must). Dit houd in dat taken die aan Outlook zijn overgedragen op dat moment dus niet worden uitgevoerd (pas wanneer Outlook opnieuw wordt geopend).

Zie ook...