Financiële documenten

Een dynamisch karakter


Met financiële documenten verstaan we documenten zoals facturen, herinneringen, aanmaningen, orders, offertes en dergelijke; documenten die moeten zijn voorzien van bijvoorbeeld een bedrijfslogo en bedrijfsgegevens. Afhankelijk van de applicatie, kan de administratie voor meerdere eigen bedrijven worden gevoerd. De instellingen gelden dan ook voor elk eigen bedrijf.

In het ene geval wilt u op voorbedrukt briefpapier afdrukken en in het andere geval juist niet, bijvoorbeeld als u een document digitaal wilt verzenden. Office Programs heeft een slimme technology ontwikkeld die al deze verschillende behoeften ondersteunt.

Twee type documenten

Er zijn twee type documenten waarmee u in de applicatie werkt: Standaard en Digitaal. Het onderscheid is als volgt:

  • Standaard. Dit is het type dat wordt gebruikt als een financieel document op voorbedrukt briefpapier moet worden geprint.
  • Digitaal. Dit type wordt gebruikt als een financieel document digitaal moet worden verzonden (of als er gewoon een PDF-bestand van gemaakt moet worden).

Voor beide type documenten kunt u instellen wat wel of niet moet worden weergegeven.

Wanneer wordt welk type gebruikt?

Standaard

Wanneer u een gewone printopdracht geeft (dus niet via een afdrukvoorbeeld), dan gebruikt het programma het tpe Standaard.

Digitaal

Wanneer u een afdrukvoorbeeld van een financieel document weergeeft, wordt door het programma het type Digitaal gebruikt. De reden hiervoor is dat u dan via het Dialoogvenster Afdrukken een 'printer writer' kunt kiezen en een PDF kunt afdrukken. Zie ook Rapporten afdrukken. Wanneer er een opdracht in de applicatie aanwezig is zoals PDF maken (van een factuur, een order etc.) dan wordt ook het type Digitaal gebruik.

Instellingen

Locatie: Backstage View (Bestand) > Opties > Financiële documenten

Zie ook Voor bestandsformaten, locaties voor het plaatsen van de bestanden e.d., zie Logo's en handtekeningen

Via het Opties tabblad Financiële documenten maakt u eenvoudig de instellingen. Enkele tips:

  • De maateenheid waarmee de instellingen worden gemaakt is in milimeters.
  • Financiële documenten hebben rondom een marge van 10 mm. Een object dat u instelt op 0, komt dus 10 mm van de rand van het papier. Meet dus de afstand vanaf de rand van het papier (vanaf links of vanaf boven) en trek daar 10 mm vanaf. Als een object in werkelijkheid 30 mm vanaf de rand van het papier moet beginnen, stelt u het in op 20 mm.
  • De door ons geplaatste informatie op een financieel document, staat 5 mm vanaf de linkermarge. Dit betekent dat u bijvoorbeeld het logo eventueel 5 mm verder naar links kunt plaatsen dan de reguliere informatie op het document. Hiervoor stelt u het vak Links van het logo in op 0.
  • Het vak Weergeven biedt de mogelijkheid om het object alleen op het type Standaard weer te gegeven, of alleen op het type Digitaal, op Beide of Nooit. Dit kan in een aantal gevallen een bijzondere uitkomst bieden. Stel dat u briefpapier heeft met alleen het bedrijfslogo. U kunt dan gebruik maken van mooi voorbedrukt papier, en de bedrijfsgegevens vanuit de database afdrukken. Wijzigingen voert u eenvoudig door zonder de noodzaak van nieuw briefpapier wanneer een telefoonnummer of e-mail adres is gewijzigd. Met de flexibiliteit van deze instellingen heeft u zelfs helemaal geen voorbedrukt briefpapier nodig...
  • Label automatisch weergeven. Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt het label automatisch met het bijbehorende tekstvak wel of niet weergegeven. Schakel de optie uit als u wilt dat het label nooit wordt weergegeven.
  • Pas op! Hoewel u zowel de Klantgegevens als de Verzendgegevens wel of niet kunt weergeven, is het aan te raden deze allebei op Beide in te stellen. Omdat met het verzendadres helemaal niet wordt aangetoond op wiens naam het document staat.
  • Hoogte paginakoptekst: dit is een sectie die bovenaan elke pagina verschijnt, behalve op de eerste pagina. Dit is belangrijk bij vervolgpagina's. In deze sectie is dan ook info opgenomen die verwijst naar info op de eerste pagina zodat de pagina's juridisch gezien gekoppeld zijn. De hoogte van deze verwijzende info wordt automatisch 5 mm lager ingesteld dan de hoogte die u heeft opgegeven voor de paginakoptekst.
  • Hoogte paginavoettekst: ook deze hoogte is instelbaar. Of u nu voorgedrukt papier heeft of niet, met de hoogte reserveert u de ruimte (de hoogte) voor deze sectie. Als u bij de Bedrijfsgegevens tekst ingeeft en deze wordt niet helemaal weergegeven, dan moet u de hoogte van de sectie op een hogere waarde instellen.
  • Klik eventueel op de knop Bedrijfsgegevens om de bedrijfsgegevens even snel bij te werken.
  • Niet alle objecten zijn altijd op elk financieel document van toepassing.

Testen

In de toepassing is een rapport, genaamd FinDoc, aanwezig. Dit rapport heeft geen records, maar u kunt het wel gebruiken om uw instellingen te testen.

  • Klik voor het testen eerst op Toepassen zodat uw instellingen worden doorgevoerd.
  • Als u de administratie voor meer dan 1 bedrijf voert, selecteer dan het gewenste bedrijf.
  • Met de knoppen Test Digitaal en Test Standaard krijgt u een afdrukvoorbeeld om te zien hoe het desbetreffende document er onder die omstandigheid uit komt te zien. De rode lijnen op het voorbeelddocument zijn ter indicatie van de marges.
  • Klik ook onderaan het rapport op de paginakiezers om de vervolgpagina te bekijken.
  • Wanneer u teveel regels in de pagina voettekst plaatst, of u heeft die te laag ingestelt, kan het zijn dat u minder regels ziet. Stel de hoogte dan hoger in (die is beperkt) of plaatst minder regels.