Inlogsysteem

Inleiding


Opmerking Dit onderdeel is optioneel, maar bij huur applicaties altijd standaard inbegrepen.

Met ons unieke Inlogsysteem definieert u welke objecten u aan welke groepen mensen wilt koppelen en trekt u een scheidslijn door uw applicatie. Bepaal met het grootste gemak en flexibiliteit welke mensen welke locaties mogen bekijken, taken mogen uitvoeren, en records mogen toevoegen, bewerken en/of verwijderen.

De instellingen zijn zeer verfijnd in te stellen, bijvoorbeeld ook afzonderlijk voor subformulieren. Of gebruikers een bepaalde taak mogen uitvoeren of een rapport mogen afdrukken. Of gebruikers via het menu PopUp info gerelateerde info van een onderliggende record mogen bekijken. Of misschien met de opdracht Ga naar even snel van het ene formulier naar de juiste record in een ander formulier wil gaan. Het systeem zal op al deze acties van de gebruiker controleren. Dit gaat dus veel verder dan alleen bewerken, verwijderen en toevoegen...

  1. Maak zoveel inlog groepen als u wilt en koppel ze aan werknemers (mensen die met het programma gaan werken).
  2. Via het dialoogvenster Inlogobjecten toekennen definieert u voor met één klik collectief de instellingen voor objecten.
  3. Via het Inlog definities gegevensblad heeft u overzicht en kunt u incidentele instellingen maken.
  4. Koppel werknemers aan een inlogniveau (een groep) en beheer de wachtwoorden.

Het inlogsysteem inrichten

Tips

  • De eerste drie stappen hoeft u alleen te doorlopen bij de inrichting. Kijk wel even bij rubriek Inlog definities wat u daar kunt doen.
  • Als er bij een update objecten aan de applicatie zijn toegevoegd, moet u deze Objecten toekennen aan de groepen en de eigenschappen instellen.

Inlog groepen

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab System Manager > Inlog groepen

Hier kunt u een onbeperkt aantal inlog groepen aanmaken. Als u hier waarden wijzigt wordt dat overal automatisch in de database doorgevoerd.

De naam van een groep kunt u op elk moment gerust naar eigen voorkeur instellen. Dit heeft dus geen invloed op de werking van het inlogsysteem. Het GroupID kunt u ook gerust wijzigen (alleen in specifieke gevallen kan dat niet). Het formulier Inlog groepen werkt hetzelfde als alle andere stuurgegevens formulieren.


Wachtwoorden en inlog niveaus toekennen

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab System Manager > Wachtwoorden

Als u groepen heeft aangemaakt kunt u werknemers aan deze groepen koppelen (waarmee u in feite de gebruikersniveaus instelt). U kunt ook, als u wilt, eerst inlog definities aanmaken. De volgorde maakt niet uit.

In het formulier Wachtwoorden worden alle ingevoerde werknemers weergegeven. Het enige wat u hoeft te doen, is alleen die werknemers die met het programma gaan werken, een inlogniveau en een wachtwoord toekennen. Hun gebruikersnaam is hun WerknemerID. Wanneer op gebruikersniveau is ingelogd wordt de naam van de werknemer op het Start scherm weergegeven.


Inlogobjecten toekennen

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab System Manager > Inlog definities > groep Extra > menu Specifiek > Inlogobjecten toekennen

  1. Ga naar de hierboven aangegeven locatie.
  2. Het dialoogvenster Inlogobjecten toekennen verschijnt.
  3. In de lijst Objecten worden de objecten getoond die u kunt instellen.
    Tip Als u slechts een paar objecten hoeft toe te kennen, is het makkelijker om ze op te zoeken.
  4. Wijs in de keuzelijst Groep de groep aan waaraan u de objecten wilt toekennen.
  5. Stel de gewenste instellingen in en klik op OK.

Opmerkingen

View betekent dat de gebruiker toegang heeft. Onder het bijschrift Waarde voor SystemManager objecten indien deze zijn geselecteerd kunt u de waarde View instellen. Schakel dit vakje alleen in als u deze objecten aan een groep wilt toekennen. Zo kunt u dus gerust altijd alle objecten collectief toekennen zonder dat u rekening hoeft te houden met de selectie (voor wat betreft de SystemManager objecten).

Inlog definities

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab System Manager > Inlog definities

In dit gegevensblad verschijnen de objecten met hun definities die zijn toegekend. In de vorige rubriek hebben we gezien dat dat collectief kan met het dialoogvenster Inlogobjecten toekennen. In het Inlog definities gegevensblad kunt u de toegekende objecten altijd en op elk moment incidenteel aanpassen indien gewenst.

U kunt in dit gegevensblad wel records verwijderen en bewerken, maar niet (incidenteel) toevoegen.


Toelichting op de velden van Inlog definities

(Veldnamen zijn in het Engels i.v.m. internationale distributies.)

Group De groep die u via Inlog groepen heeft aangemaakt.

ObjCat De categorie. De objecten zijn voor een beter overzicht in categorieën ingedeeld.

ObjType Geeft het type aan, zoals Form, Report, Task.

ObjCaption Hier wordt het bijschrijft van het object weergegeven zoals het ook in de interface wordt weergegeven. In sommige gevallen wijkt dit af, maar dat is om het overzicht duidelijker te maken: bij subformulieren staat bijvoorbeeld het woord 'Subformulier' ervoor.

View Of de groep waaraan het object is toegewezen toegang tot het object heeft of een functie/taak voor de groep beschikbaar is.

Applicable (= van toepassing) Soms is View niet van toepassing, zoals bij een subformulier. In een ander geval zijn de settings (Add, Edit en Delete) niet van toepassing, zoals bij een rapport, een dialoogvenster of om een taak uit te voeren. In dit veld wordt dat dan automatisch weergegeven: 1): View NVT of 2): Settings NVT. Wat niet van toepassing is kunt u niet instellen wat het beheer eenvoudiger maakt.

Add Of de groep waaraan het object is toegewezen records mag toevoegen.

Edit Of de groep waaraan het object is toegewezen records mag bewerken. Dit is van toepassing op opgeslagen records. Wanneer een gebruiker wel records mag toevoegen maar niet mag bewerken, kan deze gebruiker dus alleen een record bewerken totdat de record is opgeslagen.

Delete Of de groep records mag verwijderen.

Remarks Hier is, indien nodig, een extra toelichting gegeven om welk object het gaat.

Inloggen als SystemManager

Elke Office Programs Access applicatie heeft standaard deze inlogmogelijkheid. De SystemManager heeft geen beperkingen. De SystemManager kan zichzelf nooit 'buitensluiten' omdat als SystemManager altijd kan worden ingelogd. Als u als SystemManager wilt inloggen, zorg er dan voor dat het vakje Op gebruikersniveau inloggen is uitgeschakeld.

Belangrijk Bij de aflevering is het standaard wachtwoord 'system'. Meerdere personen kunnen over het SystemManager wachtwoord beschikken. Maak binnen uw onderneming duidelijke afspraken wie over het SystemManager wachtwoord mag beschikken en pas het standaard wachtwoord meteen aan. Dit kunt u wijzigen in het formulier Wachtwoorden.

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab System Manager > Wachtwoorden


Inloggen op gebruikersniveau

Inloggen op gebruikersniveau geeft gebruikers een beperkte toegang, afhankelijk aan welke groepen ze zijn gekoppeld en welke objecten daaraan zijn toegewezen. Het vakje Op gebruikersniveau inloggen moet dan zijn ingeschakeld.


Aanvullende informatie

Wat Omschrijving
Stuurgegevens Houdt er rekening mee dat stuurgegevens op meerdere manieren kunnen worden benaderd.
Backstage View

Opdrachten wel of niet uitgeschakeld

Tab Onderhoud

Wanneer niet als SystemManager is ingelogd, zijn de volgende opdrachten in het Backstage View altijd uitgeschakeld:

  • Het BackEnd koppelen.
  • Het BackEnd kopiëren.
  • Het BackEnd comprimeren.
  • Archiveren.

Tab System Manager

Wanneer u niet de uitgebreide versie van het inlogsysteem heeft, zijn de volgende opdrachten in het Backstage View altijd uitgeschakeld:

  • Inlog groepen.
  • Inlog definities.
  • De opdracht Wachtwoorden is ingeschakeld, maar u kunt geen inlogniveau's aan werknemers toekennen. U kunt wel het SystemManager wachtwoord wijzigen.
Settings Met Settings wordt Add, Edit en Delete bedoeld.
Gegevensinvoer Standaard worden gewone formulieren waar records in kunnen toegevoegd, in de gegevensinvoer geopend, behalve wanneer u Add op False heeft ingesteld. De gegevensinvoer heeft dan geen zin.
Niet alle objecten worden weergegeven Om de lijst niet onnodig lang te maken zijn niet alle objecten in de objectenlijst weergegeven omdat dat niet altijd nodig is. Er kunnen voorzieningen zijn die automatisch wel of niet beschikbaar zijn a.d.h.v. de settings in het actieve formulier.
Opties formulieren Voor deze formulieren kunnen geen settings worden ingesteld. De toegang is bepalend voor alle bewerkingen.
Overzichten en controle gegevensblade Voor dit soort formulieren zijn settings niet van toepassing omdat hier meestal geen bewerkingen kunnen worden gedaan.
SystemManager objecten Dit zijn de formulieren die toegang bieden om het inlogsysteem in te richten. Voor deze formulieren kunnen geen settings worden ingesteld. De toegang is bepalend voor alle bewerkingen.
View tijdelijk uitschakelen? Als u wilt kunt u View voor een object tijdelijk uitschakelen als u nog niet weet of u het object wilt toewijzen.
Gerelateerde info Alle info wordt voor gebruikers afgeschermd zoals u dat heeft ingesteld. Hierbij wordt dus ook rekening gehouden met de extra functionaliteiten die in een Office Programs Access applicatie aanwezig zijn. Via de groep Gerelateerde info kan bijvoorbeeld via het menu PopUp info gerelateerde info worden bekeken en met de opdracht Ga naar kan snel van het ene formulier naar de juiste record in een ander formulier worden gegaan. Ook hier controleert het systeem uiteraard eerst of de huidige gebruiker die locatie wel mag bezoeken.