Interactieve rapporten

Inleiding

Met rapporten zijn veel meer mogelijkheden om data te presenteren dan met formulieren en gegevensbladen. Zo kan met rapporten bijvoorbeeld met groepeerniveaus worden gewerkt, subtotalen en totalen. De presentatie in het Access rapport is natuurlijk optimaal, maar een export van een Interactief rapport naar Excel resulteert ook in een heel aardig resultaat.


De mogelijkheden

Complexe criteria via het dialoogvenster

Zoals gebruikelijk wordt elk rapport via een dialoogvenster gegenereerd. Zo kunnen meerdere opties worden ingesteld. Een belangrijk aspect hierin is dat - indien nodig - op eenvoudige wijze complexe criteria heel eenvoudig kunnen worden ingesteld zoals in dit voorbeeld of zoals in dit voorbeeld. Middels het dialoogvenster legt u de belangrijkste basis voor uw rapportage.

Een filter gebruiken

Op dezelfde wijze dat een filter kan worden ingesteld bij formulieren en gegevensbladen (dat zijn ook formulieren), kan dit ook bij interactieve rapporten. Zo beschikt u over een combinatie van krachtige functionaliteiten: de presentatie mogelijkheden van rapporten i.c.m. flexibele filtermogelijkheden. Zie ook de pagina Filteren.

Opmerking Sorteerfuncties zoals in formulieren worden nu niet ondersteund omdat in rapporten sprake is van een andere structuuropbouw.

Als records weergegeven

In een interactief rapport wordt de data als records weergegeven. U kunt er bijvoorbeeld doorheen bladeren.

Data in het rapport kopiëren

Kopieer elke gewenste tekst. Klik en sleep in de kantlijn naast de rijen die u wilt selecteren. Deze rijen kunt u vervolgens naar het klembord kopiëren via groep Standaard > Kopiëren.

Exporteren

Access rapporten kenmerken zich door bijzondere krachtige functionaliteiten als groepeerniveaus en het berekenen van totalen van die groepen. Het exporteren gebeurt op dezelfde wijze zoals u gewend bent. Echter, het exporteren van rapporten (wat een standaardfunctionaliteit is in een Office Programs Access applicatie) resulteert niet altijd in een optimale presentatie. Maar met onze Interactieve rapporten is rekening gehouden om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen van de presentatie van de geëxporteerde data.

Groepen in Excel

Groepeerniveaus van een Access rapport worden in Excel eveneens als groepen weergegeven (zie de afbeelding hieronder). In het geëxporteerde bestand kunt u deze groepen in Excel dus op de gebruikelijke wijze (in Excel) weergeven (inklappen/uitvouwen). Voor voorbeelden van groeperen binnen rapporten, zie pagina Voorbeelden > Power tools > Fantastische rapporten.


Opmerkingen

WeergaveOm visueel voor de correcte weergave te zorgen gebruiken we in Access rapporten vaak speciale technieken. Deze weergave kan in het exportbestand afwijken. Interactieve rapporten zijn dan ook voornamelijk bedoeld voor intern gebruik. Het gaat om de volgende zaken:

  • Lege kolom Als een rapport groepstotalen bevat (of u ze wel of niet laat weergeven) wordt in het exportbestand een lege kolom weergegeven. Om ook de totalen correct weer te geven kan niet anders, want de totalen van één of meerdere groepeerniveaus moeten onder elkaar geplaatst worden.
  • Bewerking bovenste rij Bij het exporteren van data naar Excel, passen we een specifieke Office Programs functie toe die de bovenste rij opmaakt. Dat is een extraatje om het geheel mooier en gebruiksvriendelijker te maken. Door de lege kolom beschouwd de functie echter alleen het gedeelte tot die kolom. U kunt het bestand natuurlijk altijd handmatig bewerken (lege kolom verwijderen en de rij zelf bewerken).
  • Kleuren In Access rapporten werken we vaak met kleuren. Bij de export naar Excel worden die kleuren niet altijd correct overgenomen. Dit komt louter hoe Access het bestand door Excel laat interpreteren en is in feite een Office bug.

Zie ook...