Module Facturering

Inleiding

Met Office Programs Factuur maakt iedereen binnen 3 á 5 seconden een foutloze factuur! De applicatie is ruim voorzien van de meest voorkomende zaken zoals een herinneringen systeem, offertes maken, een mandagenregister (waarbij de uren automatisch kunnen worden gefactureerd) en een compleet klanten beheer systeem. Met geweldige Auto e-mail functie's verzend u belangrijke documenten gepersonaliseerd - zonder ook maar één letter te typen.

Tip

  • Deze module kan als een onderdeel (een sectie) in uw maatwerk worden geïmplementeerd.
  • Samen met andere slimme functies van andere modules werkt alles als één super tool.

Schema

  • Fig. 1 is een beknopt overzicht van deze module. In de afzonderlijke secties hierna is meer info.
  • Fig. 2 toont hoe de module ook kan worden ingezet om alle te factureren data vanuit uw maatwerk applicatie volledig geautomatiseerd te verwerken.

Wilt u al uw bedrijfsadministratie automatiseren, klik dan op de knop hieronder:

Breng alles onder één dak

Fig. 1

Fig. 2


Sectie Facturering

Tip De pagina Voorbeelden en Basiscomponenten bevatten meer onderdelen. Klik eventueel op:

U krijgt meer dan u verwacht

Opties instellen

  • Fig. 1: Met Opties Algemeen - die in elke applicatie aanwezig is - worden globale instellingen gemaakt. (Opties Werknemers is ook altijd aanwezig.)
  • Fig. 2: Hier stelt u standaardwaarden in voor de sectie Facturering en zet u de applicatie naar uw hand. Op de overige tabbladen kunt u de lay-out van de financiële documenten bepalen en opties instellen voor de herinneringen en aanmaningen.
  • Fig. 3: Regelt het gedrag van financiële documenten. Voor deze module o.a. de factuur en de offerte.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Overige screenshots


Kenmerken

Kenmerken van sectie Facturering
Wat Omschrijving
Meerdere bedrijven U kunt voor 3 bedrijven de administratie voeren. Facturen worden verantwoord gescheiden en genummerd.
Geautomatiseerde dataverwerking Natuurlijk kunt u incidentele facturen handmatig maken. Maar het kan vaak ook anders. Via elke andere sectie of module binnen de applicatie kunnen te berekenen onderdelen worden verzameld waarvoor automatisch een factuur wordt aangemaakt (AutoFactureren). Geen dubbel werk, geen fouten.
Snel, makkelijk, foutloos Factureren is nog nooit zo handig en veilig geweest. Door slechts een paar knoppen 'aan te raken' maakt u gegarandeerd binnen 5 seconden foutloos een offerte of factuur.
Offertes maken Offertes zijn afzonderlijk opgeslagen. U kunt zo vaak als u wilt AutoFactureren. Dat kan heel handig zijn met vaker terugkerende zaken, zoals bijvoorbeeld een abonnement dat om bepaalde tijd gefactureerd moet worden.
Standaard Outlook functies Overal in de applicatie zijn standaard e-mail functies beschikbaar. Andere Outlook functies op specifieke locaties. Zie de pagina Voorbeelden > Outlook functies.
Extra e-mail functies Extra e-mail functies zijn er voor facturen en offertes. Uitgebreide toelichting van de mogelijkheden is op de pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden.
Herinnering systeem Een volledig geautomatiseerd herinnering- en aanmaningsysteem. De taal voor de herinneringen en aanminingen worden automatisch opgestemd op de factuur.
BTW codes Meerdere BTW codes in één document (factuur/offerte). Bij klanten kunt u een standaard BTW code opgeven die automatisch wordt ingesteld bij een offerte of factuur. Handig als het BTW verlegd, of buiten Nederland/Europa moet zijn. Tijdens het aanmaken van de factuur/offerte is alles natuurlijk gewoon te wijzigen.
Taal gerelateerde documenten Stel de taal in voor Nederlands of Engels. Zie de pagina Voorbeelden > Taal gerelateerde documenten.
Documentenbeheer Koppel ducumenten aan facturen en offertes. Zie de pagina Voorbeelden > Mappenstructuur en Documentenbeheer.
Diverse overzichten en exports Alle benodigde overzichten en export mogelijkheden.
Berichten en teksten Definieer standaardteksten voor diverse onderdelen inclusief het e-mail verkeer. Zie de pagina Basiscomponenten > Berichten en teksten.
Alle data naar boekhoudpakket Met één van de export functies exporteert u alle factuurdata naar Microsoft Excel waarna de data kan worden geimporteerd in uw favoriete boekhoudpakket. Zie ook de Inleiding.

Opmerking Twee belangrijke redenen dat dit niet via een koppeling gebeurt:

  • Er is dan een afhankelijkheid van de leverancier van het boekhoudpakket wat tot problemen kan leiden als u overstapt en/of de leverancier wijzigt iets.
  • Office Programs modules (inclusief uw maatwerk) beschikken over slimme, onderling geïntegreerde functionaliteiten waarin de modules data met elkaar delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werknemergegevens op een document met zijn/haar handtekening en het e-mail verkeer met zijn/haar e-mail handtekening. En zelfs hier zijn meer gerelateerde taken gemoeid. Een goed voorbeeld hiervan is te zien op pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden. In Office Programs Orders gaat het nog veel verder omdat daar heel veel gerelateerde data en taken om de hoek komen kijken.

Sectie Klanten

Deze module maakt gebruik van module Klanten die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Klanten.

Sectie Producten

Deze module maakt gebruik van module Producten die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Producten.

Sectie Projecten

Projecten kunt u zien als 'collecties', 'dossiers' die gerelateerde data bundelen.


Kenmerken

Kenmerken van Projecten
Wat Omschrijving
Projecten registreren Door een project te registreren maakt u een hoofdcollectie voor de organisatie en verwerking van de data.
Opdrachten aan projecten koppelen Opdrachten vormen a.h.w. sub opdrachten binnen het project.
Urenregistratie + AutoFactureren In het mandagenregister registreert u supersnel de uren. Vanaf de tweede record hoeft u alleen het aantal uren in te vullen. Vervolgens kunt u alles AutoFactureren en mandagenregister meezenden ter verantwoording.
Extra e-mail functies Extra e-mail functies zijn er voor het mandagenregister (zie screenshots hierboven). Uitgebreide toelichting van de mogelijkheden is op de pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden.
Dagstatussen In het mandagenregister kunt u dagstatussen boeken zoals ziek, verlof, vakantie, etc.
Loonkostenbestanddeeel Indien voor u van toepassing, wordt het loonkostenbestanddeel volledig automatisch op de factuur uitgespecificeerd. U heeft daar helemaal geen omkijken naar.
Diverse overzichten en exports Alle benodigde overzichten en export mogelijkheden.

Tip Op de pagina Voorbeelden > Fantastische Access rapporten zijn voorbeelden uit deze sectie opgenomen.