Module Facturering

Inleiding

Met Office Programs Factuur maakt iedereen binnen 3 á 5 seconden een foutloze factuur! De applicatie is ruim voorzien van de meest voorkomende zaken zoals een herinneringen systeem, offertes maken, een mandagenregister (waarbij de uren automatisch kunnen worden gefactureerd) en een compleet klanten beheer systeem. Met geweldige Auto e-mail functie's verzend u belangrijke documenten gepersonaliseerd - zonder ook maar één letter te typen.

Tip

  • Deze module kan als een onderdeel (een sectie) in uw maatwerk worden geïmplementeerd.
  • Samen met andere slimme functies van andere modules werkt alles als één super tool.

Schema

  • Fig. 1 is een beknopt overzicht van deze module. In de afzonderlijke secties hierna is meer info.
  • Fig. 2 toont hoe de module ook kan worden ingezet om alle te factureren data vanuit uw maatwerk applicatie volledig geautomatiseerd te verwerken.

Wilt u al uw bedrijfsadministratie automatiseren, klik dan op de knop hieronder:

Breng alles onder één dak

Fig. 1

Fig. 2


Sectie Facturering

Tip De pagina Voorbeelden en Basiscomponenten bevatten meer onderdelen. Klik eventueel op:

U krijgt meer dan u verwacht

Opties instellen

  • Fig. 1: Met Opties Algemeen - die in elke applicatie aanwezig is - worden globale instellingen gemaakt. (Opties Werknemers is ook altijd aanwezig.)
  • Fig. 2: Hier stelt u standaardwaarden in voor de sectie Facturering en zet u de applicatie naar uw hand. Op de overige tabbladen kunt u de lay-out van de financiële documenten bepalen en opties instellen voor de herinneringen en aanmaningen.
  • Fig. 3: Regelt het gedrag van financiële documenten. Voor deze module o.a. de factuur en de offerte.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Overige screenshots


Kenmerken

Kenmerken van sectie Facturering
Wat Omschrijving
Meerdere bedrijven U kunt voor 3 bedrijven de administratie voeren. Facturen worden verantwoord gescheiden en genummerd.
Geautomatiseerde dataverwerking Natuurlijk kunt u incidentele facturen handmatig maken. Maar het kan vaak ook anders. Via elke andere sectie of module binnen de applicatie kunnen te berekenen onderdelen worden verzameld waarvoor automatisch een factuur wordt aangemaakt (AutoFactureren). Geen dubbel werk, geen fouten.
Snel, makkelijk, foutloos Factureren is nog nooit zo handig en veilig geweest. Door slechts een paar knoppen 'aan te raken' maakt u gegarandeerd binnen 5 seconden foutloos een offerte of factuur.
Verkoop- en Inkoop facturen U kunt op dezelfde wijze Verkoop- als Inkoop facturen maken. De data exporteert u makkelijk naar Excel.
Offertes maken Offertes zijn afzonderlijk opgeslagen. U kunt zo vaak als u wilt AutoFactureren. Dat kan heel handig zijn met vaker terugkerende zaken, zoals bijvoorbeeld een abonnement dat om bepaalde tijd gefactureerd moet worden.
Standaard Outlook functies Overal in de applicatie zijn standaard e-mail functies beschikbaar. Andere Outlook functies op specifieke locaties. Zie de pagina Voorbeelden > Outlook functies.
Extra e-mail functies Extra e-mail functies zijn er voor facturen en offertes. Uitgebreide toelichting van de mogelijkheden is op de pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden.
Herinnering systeem Een volledig geautomatiseerd herinnering- en aanmaningsysteem. De taal voor de herinneringen en aanminingen worden automatisch opgestemd op de factuur.
BTW codes Meerdere BTW codes in één document (factuur/offerte). Bij klanten kunt u een standaard BTW code opgeven die automatisch wordt ingesteld bij een offerte of factuur. Handig als het BTW verlegd, of buiten Nederland/Europa moet zijn. Tijdens het aanmaken van de factuur/offerte is alles natuurlijk gewoon te wijzigen.
Taal gerelateerde documenten Stel de taal in voor Nederlands of Engels. Zie de pagina Voorbeelden > Taal gerelateerde documenten.
Documentenbeheer Koppel ducumenten aan facturen en offertes. Zie de pagina Voorbeelden > Mappenstructuur en Documentenbeheer.
Diverse overzichten en exports Alle benodigde overzichten en export mogelijkheden.
Berichten en teksten Definieer standaardteksten voor diverse onderdelen inclusief het e-mail verkeer. Zie de pagina Basiscomponenten > Berichten en teksten.
Alle data naar boekhoudpakket Met één van de export functies exporteert u alle factuurdata naar Microsoft Excel waarna de data kan worden geimporteerd in uw favoriete boekhoudpakket. Zie ook de Inleiding.

Opmerking Twee belangrijke redenen dat dit niet via een koppeling gebeurt:

  • Er is dan een afhankelijkheid van de leverancier van het boekhoudpakket wat tot problemen kan leiden als u overstapt en/of de leverancier wijzigt iets.
  • Office Programs modules (inclusief uw maatwerk) beschikken over slimme, onderling geïntegreerde functionaliteiten waarin de modules data met elkaar delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werknemergegevens op een document met zijn/haar handtekening en het e-mail verkeer met zijn/haar e-mail handtekening. En zelfs hier zijn meer gerelateerde taken gemoeid. Een goed voorbeeld hiervan is te zien op pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden. In Office Programs Orders gaat het nog veel verder omdat daar heel veel gerelateerde data en taken om de hoek komen kijken.

Sectie Klanten

Deze module maakt gebruik van module Klanten die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Klanten.

Sectie Producten

Deze module maakt gebruik van module Producten die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Producten.

Sectie Projecten

Projecten kunt u zien als 'collecties', 'dossiers' die gerelateerde data bundelen.


Kenmerken

Kenmerken van Projecten
Wat Omschrijving
Projecten registreren Door een project te registreren maakt u een hoofdcollectie voor de organisatie en verwerking van de data.
Opdrachten aan projecten koppelen Opdrachten vormen a.h.w. sub opdrachten binnen het project.
Urenregistratie + AutoFactureren In het mandagenregister registreert u supersnel de uren. Vanaf de tweede record hoeft u alleen het aantal uren in te vullen. Vervolgens kunt u alles AutoFactureren en mandagenregister meezenden ter verantwoording.
Extra e-mail functies Extra e-mail functies zijn er voor het mandagenregister (zie screenshots hierboven). Uitgebreide toelichting van de mogelijkheden is op de pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden.
Dagstatussen In het mandagenregister kunt u dagstatussen boeken zoals ziek, verlof, vakantie, etc.
Loonkostenbestanddeeel Indien voor u van toepassing, wordt het loonkostenbestanddeel volledig automatisch op de factuur uitgespecificeerd. U heeft daar helemaal geen omkijken naar.
Diverse overzichten en exports Alle benodigde overzichten en export mogelijkheden.

Tip Op de pagina Voorbeelden > Fantastische Access rapporten zijn voorbeelden uit deze sectie opgenomen.

Overige info

Huren of kopen

Huren

De huur is per jaar. U zit nergens aan vast. U ontvangt gratis updates.

Kopen

Kopen betekent dat u na enkele jaren de huurkosten eruit heeft. Maar kopen heeft meer voordelen.

Als u de applicatie koopt, kunt u de applicatie naar uw wensen door Office Programs laten uitbreiden met onderwerpen en functionaliteiten. U kunt dus meerdere zaken die voor u van toepassing zijn in dezelfde applicatie laten onderbrengen. Het verstandigst is dan wel om niet van het standaardgedeelte (de oorspronkelijke module) af te wijken, maar het is wel mogelijk. Als u de link voor het Onderhoudscontract in de rubriek Nazorg volgt, leest u meer over de mogelijkheden.

Eerst huren en daarna kopen?

Als u eerst huurt en daarna toch liever koopt, is dat geen probleem. U kunt de applicatie dan eventueel ook laten uitbouwen zoals hierboven in de rubriek Kopen is geschetst.

  • Huren is geen huurkoop. Betaalde huur wordt dus niet in verrekend.
  • Als u van huur naar koop wilt, dient u dit minimaal 1 maand voordat uw Servicepakket afloopt aan te geven.
  • U ontvangt een offerte gebaseerd op koop. Indien u akkoord gaat wordt een nieuw Servicepakket gemaakt.

Nazorg

Nazorg is erg belangrijk, zeker voor het onderhoud. Via de volgende links wordt u geïnformeerd over de mogelijkheden. Deze items zullen in de offerte als optionele items worden aangeboden. Bij huur is het Onderhoudscontract niet van toepassing.

Extra hulp

Ondanks een applicatie nog zo gebruiksvriendelijk is en er een goede Help aanwezig is, kan van gebruikers niet alles worden verwacht. In de Help staat alles exact en stapsgewijs beschreven. Echter, sommige applicaties zijn behoorlijk uitgebreid en dan kan een extra hulp welkom zijn. Gebruikers leren dan sneller de fijne kneepjes kennen en zullen zo efficiënter met de applicatie omgaan.

U kunt op diverse fronten extra hulp krijgen. Vraag naar de mogelijkheden.

Offerte

Eerst een demo

U werkt altijd eerst in een demo uitvoering (die u dient aan te vragen als de offerte u enigzins bevalt). Zo kunt u alle opties verkennen en a.d.h.v. de offerte aangeven wat u wenst voor de feitelijke uitvoering. Zo betaalt u alleen waar u behoefte aan heeft.

Op de offerte staan alle optionele items vermeld. Tevens kunt u ervoor kiezen wel of geen onderhoudscontract te nemen (bij koop) en wel of geen persoonlijke ondersteuning. Alle zaken waarvoor u kiest worden uiteindelijk in uw Servicepakket opgenomen. Zo biedt de offerte op voorhand een compleet overzicht van alle mogelijkheden. U ontvangt twee offertes: één voor huur en één voor koop. Vul het contactformulier in.

Opmerking Geef op het contactformulier in het vak Uw verzoek aan om welke applicatie het gaat.

Offerte bevestigen

Als u het programma 1 maand gratis heeft geprobeerd (of eerder), kunt u de offerte bevestigen en doorgeven voor welke opties u gaat. U dient dan meteen uw Gebruikersdomein door te geven zodat de applicatie voor u kan worden geregistreerd. Hoe?

  • Ga in de demo uitvoering naar menu Bestand.
  • Kies Opties > Algemeen.
  • Op het dialoogvenster kiest u tabblad Tools.
  • Klik op Gebruikersdomein verzenden. U kunt het e-mail bericht eerst tonen voordat het wordt verzonden.

U kunt de Gebruikersdomein ook op een andere wijze doorgeven, maar met bovenstaande functie weet u zeker dat het goed is.

Vragen?

1 maand gratis proberen

Als u de demo uitvoering aanvraagt, kunt u tot 1 maand het programma uitvoerig testen.

Over de demo uitvoering

De demo uitvoering is een volledig werkend programma. Echter, alles wat u in deze uitvoering invoert, kunt u straks in de feitelijke database wanneer u het programma aanschaft, niet gebruiken. U dient dan dus met een nieuwe opzet te beginnen. (Op deze manier kunnen we u meer mogelijkheden bieden.) Daarnaast is het veel beter om uitsluitend met fictieve data in de demo uitvoering te werken want dan heeft u alle vrijheid om alles eens goed te testen en uit te proberen. Als u alles gaat invoeren zoals het voor u uiteindelijk zou moeten zijn, kunt u minder aspecten testen en komt u wellicht tijd tekort.

Concentreer u daarom tijdens uw testen op de meest belangrijke aspecten zoals:

  • Werkt het efficiënt zodat we tijd winnen, fouten voorkomen en kosten besparen?
  • Ontzorgt het ons?
  • Werkt het makkelijk?
  • Wordt foute invoer en/of handelingen goed onderschept?
  • Kan ik ermee wat ik wil?

Benodigde software

Het programma draait op Microsoft Access en altijd onder de nieuwste versie. Heeft u helemaal geen Office, dan kunt u werken met Access Runtime - de gratis uitvoering. Maar beter is om met de retail (gewone) versie te werken. Veel mensen zitten nog vastgekleeft aan een Office versie 2010, 2013, 2016 etc. Maar het beste kunt u kiezen voor Office 365.

Waarom Office 365?

Het grote voordeel is dat u met Office 365 altijd over de nieuwste Office versie beschikt. Verder beschikt Office 365 over dezelfde functionaliteiten als de andere uitvoeringen. Het verschil met het gewone Office pakket is, dat met Office 365 bestanden, ook online beschikbaar zijn omdat ze via een browser kunnen worden benaderd. Dat geldt overigens niet voor Access, maar dat is ook niet nodig. Op de pagina Basiscomponenten > Geschikt voor multi-users leest u er meer over.

In Office 365 zijn er verschillende smaken. Ga naar https://products.office.com/nl-nl/business/office voor meer informatie of zoek op Office 365 voor bedrijven. Heeft u meer informatie nodig over het Office 365 abonnement, neemt u dan contact op met Microsoft.

Hulp nodig bij het installeren van Office 365?

Als u hulp nodig heeft bij het installeren van Office 365, kan Office Programs dat tegen betaling voor u uitvoeren. Maak hiervoor wel een afspraak.