Outlook velden en Office Programs velden

Inleiding


Hier krijgt u uitleg over hoe omgegaan wordt met velden die naar Outlook worden geëxporteerd en wat de mogelijkheden zijn voor aanvullend maatwerk.

Persoonlijk of zakelijk?

De definitie van 'contactpersoon' kan een ruim begrip zijn. Een contactpersoon kan elke persoon zijn met wie u persoonlijk of zakelijk contact hebt. Echter, we hebben ook te maken met huisadressen, werkadressen, telefoonnummers op het werk, e-mailadressen etc. Het is erg belangrijk dat u goed weet hoe de velden in een Office Programs Access applicatie in Outlook worden weergegeven. Een goed voorbeeld hiervan zijn de adresgegevens:

Bij Werknemers wordt daar het huisadres opgeslagen. Dat is ook zo bij Contactpersonen van de module Klanten van de promotie applicatie Office Programs Factuur. De rede is eenvoudig: op dergelijke locaties worden uitsluitend persoonlijke gegevens opgeslagen.

Echter, op locaties zoals Klanten wordt het adres van de klant opgeslagen hetgeen gezien kan worden als het vestigingsadres. Bij de klant wordt ook een hoofdcontactpersoon opgeslagen. Wanneer u een klant als 'contactpersoon' in Outlook opslaat, wordt het adres daar als werkadres weergegeven. Zo hebben we twee dingen tegelijk: het vestigingsadres van de klant, en het werkadres van de hoofdcontactpersoon. Voor wat betreft de adressen, kunt u niets fout doen. Ook weet u nu hoe dit in Outlook wordt weergegeven.

Waar u wel goed op moet letten is, dat u telefoonnummers en e-mailadres velden in de daarvoor bestemde velden invoert. Als u in de formulierweergave de data invoert, zal dat u meteen duidelijk zijn, maar wees consequent. Bovendien staat alles ook nog heel duidelijk beschreven in de toelichting op de velden in uw specifieke Help. Het is altijd goed om daar even doorheen te kijken want vaak vindt u er belangrijke aanwijzingen.

Waar kan ik de velden in Outlook terugvinden?

De velden die vanuit uw Office Programs Access applicatie worden geëxporteerd kunt u in Outlook terugvinden door het contactpersoon item te openen.

  1. Standaard opent Outlook dit met een sectie Algemeen (tabblad Contactpersoon). Welke e-mailadressen en telefoonnummers hier worden weergegeven, moet u in sommige gevallen aangeven omdat er meerdere mogelijkheden zijn. Het e-mail adres dat als standaard als eerst wordt weergegeven is, juist: het eerste e-mailadres. Welk adres dat is vindt u terug in de toelichting op de velden.
  2. Meer details vindt u onder Details (tabblad Contactpersoon).
  3. Om alle velden te bekijken, kies dan Alle velden (tabblad Contactpersoon) en kies daar een categorie.

Extra velden nodig?

De genoemde velden en voorzieningen zijn de standaardvoorzieningen in een Office Programs Access applicatie. Heeft u meer velden en/of voorzieningen nodig, dan kunt u dit voor uw specifieke maatwerk laten uitbreiden.