Outlook contactlijst maken

Inleiding


Een contactlijst aanmaken en exporteren naar Outlook via een Office Programs Access applicatie is een fluitje van een cent. Dit doet u via gegevensbladen waar contacten en/of klanten/bedrijven zijn opgeslagen.

Microsoft Outlook Om Outlook contactlijsten te kunnen maken heeft u Microsoft Outlook nodig.

Hoe?


Ga naar de gewenste locatie, selecteer in het gegevensblad de gewenste records en klik op de opdracht Outlook contactlijst maken. Het dialoogvenster Contacten naar Outlook verschijnt. Vul de naam van de contactlijst in en druk op OK. Dat is alles.

U kunt er nu veel dingen mee doen, zoals samenvoegen via Word of uw telefoon synchroniseren met de aangemaakte contactlijst.

Eén centrale informatiebron

U kent vast wel het probleem dat u verscheidene adreslijsten moet hanteren die zich op verschillende locaties bevinden of niet vanuit één centrale informatiebron kunnen worden bijgewerkt. Met een Office Programs Access applicatie lost u dit probleem moeiteloos en voor goed op! Met een paar klikken werkt u alle contactlijsten vanuit uw centrale informatiebron moeiteloos in een paar seconden bij. De contactlijsten kunt u dan gebruiken om mailings te verzenden via Microsoft Word en/of Microsoft Outlook, de lijsten distribueren etc. Het spreekt voor zich dat u er zelf voor moet zorgdragen dat u niet de wet op privacy rechten schendt.

Onze Office Programs Access applicatie beschouwen we als de gecentraliseerde informatiebron die 'contactpersonen' kan uitwisselen met Outlook. Erg belangrijk dus voor uw mailings en dergelijke. Een contactpersoon kan elke persoon zijn met wie u persoonlijk of zakelijk contact hebt.

Het adresboek van Outlook is een container waarin meerdere containers kunnen worden opgeslagen, zoals contactpersonen, contactlijsten en distributielijsten. Een adresboek is hetzelfde als een contactlijst. Binnen onze applicatie spreken we hoofdzakelijk van 'contactlijsten'. Dat sluit het beste op elkaar aan. We hebben 'Contactpersonen', en 'Contactlijsten' (lijsten van contactpersonen). Hebben we contact? Goed, laten we dan nu eens de mogelijkheden bekijken.

Wat u kunt doen

Gegevensbladen zijn erg krachtige tools, althans als de ontwikkelaar de mogelijkheden weet te benutten. Daarom zijn gegevensbladen dé locaties om contactlijsten aan te maken. Contactlijsten kunt u aanmaken waar personen en/of bedrijven/klanten zijn opgeslagen. U kunt op allerlei manieren bepaalde records weergeven: door ze handmatig te filteren, door een Recordsetfunctie toe te passen (om ze bijvoorbeeld voor een mailinglist te genereren etc.).

Tip In de module Klanten van onze voorbeeldapplicatie Office Programs Factuur, kunnen klanten bijvoorbeeld aan een hoofdgroep worden gekoppeld en zelfs aan meerdere klantgroepen worden toegewezen terwijl de klant slechts één keer in de database is geregistreerd. Dit is een perfect uitgangspunt om hier uw voor gedefinieerde lijsten te maken. Heeft u maatwerk nodig, dan kan de module Klanten dus een mooie uitgangsbasis zijn die u heel veel ontwikkelingskosten bespaart.

Opmerkingen

Wat Omschrijving
Eerst verwijderen Er wordt dus een nieuwe contactlijst gemaakt zodat de contacten niet in de algemene contactlijst terechtkomen. Wanneer de contactlijst al inbestaat, krijgt u het bericht om deze eerst te verwijderen. Dit doen we bewust niet automatisch.
Adresboek niet zichtbaar? Geëxporteerde contactlijsten worden automatisch zichtbaar gemaakt tijdens het proces van exporteren. Toch kan het zijn dat als u in Outlook een naam wilt selecteren, het adresboek (de geëxporteerde contactlijst) niet zichtbaar is. De oorzaak hiervan is, dat u dan wellicht geen rechten daartoe heeft. Vraag dan aan de systeembeheerder of hij u die rechten beschikbaar wil toekennen.

Zie ook...