Rapporten

Inleiding

Er zijn verscheidene Access objecten die data op een verschillende manier weergeven. Maar Access rapporten zijn zo krachtig, dat daar geen enkel ander object (zoals gewone formulieren en gegevensbladen) tegenop kan.

De kracht van Access rapporten

Met Access rapporten heeft u zeer krachtige instrumenten in handen. Er is bijna niets wat ze niet kunnen. Met rapporten zijn veel meer mogelijkheden om data te presenteren dan met formulieren en gegevensbladen. Zo kan met rapporten bijvoorbeeld met groepeerniveaus worden gewerkt, subtotalen en totalen.

Bezig...
Deze rubriek wordt z.s.m. uitgewerkt. Ga voorlopig eventueel naar pagina Voorbeelden. Klanten kunnen ook een Word document aanvragen waarin de belangrijkste mogelijkheden staan vermeld.

Rapport componenten

Office Programs hanteert verschilende typen rapporten. Zo zijn er speciale rapporten voor facturen, offertes, orders, orderbevestigingen etc. Dit noemen we Financiële documenten.

Op deze pagina worden de reguliere rapporten belicht, rapporten die worden gebruikt voor diverse uiteenlopende zaken. Net zoals bij Financiële documenten worden ook nu rapport componenten gebruikt. Dit zijn terugkerende onderdelen die belangrijk zijn voor documenten. Denk hierbij aan een titel, een bestandsnaam, de paginering etc. Er is dus spraken van een structuur. Hierdoor kunnen we bepaalde bewerkingen of acties op alle reguliere rapporten toepassen. Zo kan de opmaak voor elk rapport hetzelfde worden ingesteld, de titel, bestandsnaam etc. op de juiste taal worden ingesteld. Daarbij komt dat achter de schermen met programmacode nog veel meer kan worden geregeld. Dit is allemaal mogelijk omdat er sprake is van een structuur. Deze werkwijze leidt tot professionele rapporten en een fikse kostenbesparing. Mocht u in uw maatwerk toch een geheel eigen structuur willen, dan kan dat natuurlijk ook.

Een beknopte opsomming:

Wat Omschrijving
Taal Soms is een document taal afhankelijk. D.w.z. als bijvoorbeeld een order in het Engels is, wordt het rapport ook automatisch op die taal ingesteld (NED of ENG). Componenten die in de juiste taal worden ingesteld zijn o.a.: het afdrukmoment (datum en tijd), info bij gegroepeerde items zoals de datum (de dagen van de week, de maand) en diverse teksten. Ook paginering, totalen en subtotalen, labels (bijschriften), de titel, de bestandsnaam etc. etc. Zelfs bij een verzending per e-mail wordt de 'voertaal' van het document tot in het e-mail bericht doorgevoerd...
Werknemers handtekening Indien van toepassing wordt de handtekening weergegeven van de werknemer die het document behandeld heeft.
Juridisch Vervolgpagina's hebben een verwijzing naar het hoofdonderwerp, bijvoorbeeld een OrderID, een FactuurNr etc. Alle pagina's zijn genummerd in de zin van Pagina 1 van 20. Het afdrukmoment komt eveneens op elke pagina.
Bedrijfslogo Wilt u uw bedrijfslogo opnemen, geen probleem. Als het een keer van grootte wijzigt, hoeft u de applicatie niet te laten aanpassen. Het past altijd.
Titel Elk rapport heeft een titel.
Voorbereid op e-mail bijlage Rapporten zijn voorbereid om als een bijlage te worden meegezonden met een e-mailbericht. Zo moet er een PDF van gemaakt kunnen worden. Automatische controle of een bestand van dezelfde naam in gebruik is etc. etc. is allemaal nodig. De bestandsnaam wordt altijd automatisch vastgesteld.
Opmaak Om dat standaard rapporten een structuur hebben met vaste onderdelen, kunnen die onderdelen ook automatisch worden opgemaakt. Hierdoor is er spraken van consistentie en het scheelt erg veel ontwikkelingstijd.

Interactieve rapporten

Intractieve rapporten (IA's) behelst een Office Programs techniek. Een Interactief rapport wordt net zoals een gewoon rapport via een dialoogventer gegenereerd zodat vooraf diverse instellingen en selecties kunnen worden gemaakt.


Aanvullende informatie

Interactief rapport
Wat Omschrijving
Een filter gebruiken Op dezelfde wijze dat een filter kan worden ingesteld bij formulieren en gegevensbladen (dat zijn ook formulieren), kan dit ook bij interactieve rapporten. Zo beschikt u over een combinatie van krachtige functionaliteiten: de presentatie mogelijkheden van rapporten i.c.m. flexibele filtermogelijkheden. Zie ook de pagina Filteren.
Sorteerfuncties Sorteerfuncties zoals in formulieren worden nu niet ondersteund omdat in rapporten sprake is van een andere structuuropbouw.
Als records weergegeven In een IA wordt de data als records weergegeven. U kunt er bijvoorbeeld doorheen bladeren.
Data in het rapport kopiëren Kopieer elke gewenste tekst. Klik en sleep in de kantlijn naast de rijen die u wilt selecteren. Deze rijen kunt u vervolgens naar het klembord kopiëren via groep Standaard > Kopiëren.
Intern gebruik Een aantal componenten zijn in IA's niet beschikbaar. Daraom zijn ze (in principe) altijd voor intern gebruik bedoeld.
Niet taal gerelateerd IA's zijn standaard niet taal gerelateerd. Labels worden dan alleen in het Nederlands weergegeven. Sommige andere onderdelen worden echter wel in een andere geselecteerde taal weergegeven.
Paginering Paginering wordt in een IA niet weergegeven.