Record toevoegen

Inleiding


Records toevoegen in een Office Programs Access applicatie is zó makkelijk, dat de meesten hierover niet eens kunnen dromen. Er zijn verschillende manieren, maar er is er één die altijd de voorkeur heeft: de knop Insert op uw toetsenbord.

Insert - hoofdformulier - subformulier

Wanneer het formulier wordt geopend krijgt het juiste veld meteen de focus en kunt u meteen beginnen met de invoer (indien het formulier in de gegevensinvoer modus staat). Echter, als u op Insert drukt, worden in veel gevallen extra taken automatisch uitgevoerd.

De opdracht Record toevoegen op het lint geldt altijd alleen voor het hoofdformulier, en niet voor een Subformulier. Voor een subformulier kunt u ook Insert gebruiken. De opdrachten Opslaan en Verwijderen op het lint, gelden voor zowel hoofd- als subformulier.

Openen van formulier

Wanneer het formulier wordt geopend krijgt het juiste veld meteen de focus.

Druk op Insert

Is alleen nodig (maar kan nooit kwaad) wanneer het formulier niet in de gegevensinvoer wordt geopend. Door op Insert te drukken of op een OK knop te klikken gaat de invoegpositie meteen naar een nieuwe record én naar het juiste veld. Afhankelijk van het formulier, worden vaak extra taken automatisch uitgevoerd.

Gegevensinvoer Dit is een modus waarbij het formulier 'klaar staat' voor invoer; er worden dan dus geen records weergegeven. Gewone formulieren in een Office Programs Access applicatie worden meestal in deze modus geopend, maar gegevensbladen meestal niet.

OK knop Is op sommige formulieren aanwezig ter verruiming van het gebruiksgemak.

Alle velden doorlopen niet nodig

Stel, een formulier heeft 20 velden waarvan de eerste 5 verplicht zijn. Het is dan niet nodig om alle velden te doorlopen. Wanneer de invoegpositie het laatst verplichte veld heeft verlaten, druk dan gewoon op Insert. De invoer wordt gecontroleerd; indien goed bevonden, wordt naar een nieuwe record gegaan.

Opslaan niet nodig

De record hoeft u dus niet zelf op te slaan, behalve voordat u op een navigatieknop op het lint klikt. Als u klaar bent met invoeren en u wilt naar een andere locatie dan kunt u ook het volgende doen:

  • Op PageDowm of PageUp drukken.
  • Op Insert drukken.
  • Op Record opslaan op het lint te klikken.

Werkt u in een multie-user omgeving, zorg er dan voor dat records niet onopgeslagen op het scherm blijven staan.