Sorteernamen en ID's

Inleiding

Een sorteernaam is een verkorte naam van een klant, een werknemer etc. Als u de administratie goed opzet, bieden sorteernamen veel gebruiksgemak. Ook voor de opbouw van ID's is wat te zeggen. Hierna enkele tips en voorbeelden.

Sorteernamen en ID's voor personen

  • Sorteernaam. Begin met de achternaam, een underscore (of tussenstreepje, wat u wilt) en dan de roepnaam. Bijvoorbeeld: PETERSEN_ANNE. Een eventueel tussenvoegsel kunt u beter weglaten omdat dat meer last dan gemak zal geven.
  • Het unieke ID. Het unike ID, bijvoorbeeld het WerknemerID, kunt u het beste opbouwen door de eerste drie letters van de achternaam te gebruiken en de eerste drie letters van de roepnaam. Voor Anne Petersen wordt het ID dan PETANN. Zijn er meer personen waarvan het ID hetzelfde zou zijn, voeg dan een 2 toe (PETANN2).

Sorteernamen en ID's voor bedrijven/klanten

  • Sorteernaam. Met bedrijfsnamen ligt de zaak iets anders, omdat er veel namen beginnen met 'Aannemerbedrijf ...', 'Tandartsenpraktijk ...'. begin de sorteernaam dan ook niet met AANNEMERSBEDRIJF. Laat dat deel gewoon weg. Aannemersbedrijf Pietersen uit Amsterdam wordt: PIETERSEN_AMSTERDAM.
  • Het unieke ID. Bouw dit ID op door de eerste drie letters van de (bedrijfs)naam en de eerste drie letters van de woonplaats. Voor Aannemersbedrijf Pietersen uit Amsterdam wordt het KlantID dan PIEAMS. Is dit ID al bezet, voeg dan een 2 toe (PIEAMS2).

Maak intern afspraken

Bovenstaand is slechts een voorbeeld. Of u dit aanhoudt of voor een andere systematiek kiest, is natuurlijk aan uzelf. Het is wel een goed idee om intern af te spreken welke manier u binnen het bedrijf hanteert zodat de administratie geen rommeltje wordt. Een consistentie in de data werkt gewoon makkelijker.