Stuurgegevens - Tips

Inleiding


Stuurgegevens formulieren zien er doorgaans allemaal uit als op deze afbeelding. De invoer en het beheer ervan is altijd hetzelfde. In sommige gevallen worden extra controles uitgevoerd.

Logica

Wanneer het formulier wordt geopend krijgt het veld de focus wat het meest logisch is; in dit geval is dat het veld Afdeling. Dat is omdat het veld AfdelingID automatisch door het programma wordt ingevuld. Zou u daar met de invoer beginnen, dan kan het programma u dit werk niet uit handen nemen. Dit is tevens de reden waarom het veld AfdelingID (en de ID's in andere stuurgegevens formulieren) standaard geen tabstop heeft zodat u niet onnodig op Enter of op Tab hoeft te drukken. U kunt het ID natuurlijk wel altijd naar eigen wens aanpassen.

Knop ID Tabstop

Wanneer u veel records moet toevoegen en u wilt niet dat het programma het ID voor u bepaalt, druk dan de wisselknop ID Tabstop rechtsboven op het formulier, in. Het veld waarin het feitelijke ID wordt opgeslagen, krijgt dan wel een tabstop (de focus wanneer u de velden afloopt). Op deze manier kunt u makkelijk schakelen naar een modus die in sommige gevallen wellicht toepasselijker is. Het programma blijft steeds een nummer toekennen, maar natuurlijk niet als u zelf een nummer invoert.

Naar eigen hand zetten

Dat de ID's automatisch worden ingevuld, wil niet zeggen dat u ze niet kunt wijzigen; als u wilt kunt u ze gewoon aanpassen. In sommige gevallen kan het handig zijn om scheidslijnen te trekken zoals in het voorbeeld. Een andere reden kan zijn om de gegevens in een bepaalde volgorde in kieslijsten weer te geven. Richt de database in zoals u het hebben wilt.

Wanneer velden zwart omkaderd zijn, is dat een teken dat deze niet kunnen worden gewijzigd. Dit is in een Office Programs applicatie overal consistent toegepast.

Invoeren

Druk op Insert. De invoegpositie gaat dan altijd naar een nieuwe record en naar het juiste veld. (Dat is overal in de applicatie.) Nadat u een veld heeft ingevuld drukt u op Enter.

Controle en beheer

  • Natuurlijk controleert het programma, zoals overal en altijd, op een uniek ID.
  • Het programma voorkomt dat de gebruiker niet tweemaal dezelfde (in dit geval afdeling) invoert.
  • Wanneer een record (in dit geval een afdeling) elders in het programma in gebruik is, voorkomt het programma dat de gebruiker de record niet per abuis verwijderd.
  • Als u hier waarden wijzigt wordt dat overal automatisch in de database doorgevoerd.
  • Soms kunt u via het dialoogvenster Opties een standaardwaarde opgeven. In dit geval kunt u bijvoorbeeld een Afdeling instellen die standaard wordt ingevuld bij het invoeren van Werknemers. Het programma voorkomt dat u de standaard afdeling uit de stuurgegevens verwijdert.
  • In sommige gevallen zijn er ID's met een standaardwaarde waarvan u het ID (of de gehele record) niet kunt wijzigen en/of verwijderen.