Voorbeelden

Inleiding

Krachtige tool ernstig onderschat

De kracht van de middelen die Microsoft levert en waar goede ontwikkelaars geweldige producten mee kunnen maken, wordt vaak onderschat. Microsoft Access is een veel krachtigere tool dan menigeen voor mogelijk houdt. Vaak wordt onnodig veel geïnvesteerd in zware, dure software. Hier zult u ontdekken dat dit lang niet altijd nodig is.

'You don't need a canon to kill a mouse...'

Op welke basis laat u uw maatwerk bouwen?

Meestal wordt een Access applicatie op basis van een afgesproken uurloon gebouwd, omdat de bouwer geen 'systeem' heeft waarmee gebouwd wordt. Het is heel simpel: wanneer iemand niet over de juiste middelen (gereedschap) beschikt, zal hij meer uren moeten maken. Is dat uw doel? En in dit geval is het ook noodzakelijk dat er volledige modules en veel methoden beschikbaar zijn die snel kunnen worden ingezet om elk soort maatwerk te kunnen maken. Dit is zo omvangrijk, dat geen mens - die die middelen niet heeft - dit in enkele uren kan bewerkstelligen. Weet waar u aan begint. Ook het onderhoud is zeer cruciaal. Verderop leest u er meer over.

Wanneer u een applicatie wit laten bouwen, wilt u weten waar u aan toe bent: wat kost het, is het 100% gegarandaarde topkwaliteit, hoe ziet het eruit, is het gebruikersvriendelijk etc. Dit kunt u allemaal op onze website bekijken (i.p.v. louter een leuk verkoopverhaal). Omdat we ons vak goed verstaan en hiervoor over de juiste middelen en de juiste expertise beschikken, betaalt u niet per uur, maar bouwen we op basis van aanneemsom. Omdat bouwen onze verantwoordelijkheid is; niet die van u...

Doel en opbouw van deze pagina

  • In de rubriek Powertools krijgt u snel een indruk of we iets voor u kunnen betekenen.
  • In de rubriek Wees gewaarschuwd geven we enkele tips waar u op dient te letten bij uw keuze van de ontwikkelaar.
  • Eerlijk zijn en een hoge mate van verantwoordelijkheidsgevoel staan bij Office Programs hoog in het vaandel. Daarom informeren we u in de rubriek De basis van kwaliteit hoe belangrijk het is te weten hoe uw product tot stand komt én wordt onderhouden. Dit, om een hoop narigheid te voorkomen... U als inkoper van een onderneming dient dit net zo serieus te nemen als een ontwikkelaar.
  • Onderdelen binnen zwarte hoofdrubrieken behoren standaard tot de essentiële functionaliteiten van uw applicatie.
  • Vervolgens wordt naar Applicaties en referenties verwezen.
  • Bekijk ook andere onderwerpen, bijvoorbeeld via het Menu bovenaan of onderaan in de footer.

Ook voor u

Bedenk steeds dat uw applicatie straks net zo efficiënt zal werken en met net zoveel zorg zal worden ontwikkeld als de (fictieve) voorbeelden die u hier ziet.

Ik wens u een plezierige rondleiding toe!

Hartelijke groet,
Peter van Loosbroek - Manager Microsoft Office Development

Powertools

Kernwoorden: Snel - makkelijk - foutloos.

De invoer automatiseren

Efficiënt werken betekent o.a. dat u het altijd goed en nooit dubbel doet. Snel, makkelijk, foutloos.

Voorbeeld 1 Binnen 3 á 5 seconden een foutloze factuur

Soms heeft een potentiele klant de voorbeeld applicatie Factuur ontvangen om het algemeen gebruik van onze applicaties onder de loep te nemen.

  • Hij ziet het programma nu voor het eerst...
  • is een volwaardige leek...
  • heeft nog nóóit een factuur aangemaakt.

Nu wordt hem gevraagd een factuur aan te maken; de enige instructie die hij krijgt is: druk op Insert. Er worden direct een aantal zaken automatisch ingevuld. Het enige wat hij hoeft te doen is:

  1. Een klant kiezen (invoegpositie staat al in het juiste veld).
  2. Nadat de klant is gekozen gaat de invoegpositie direct naar veld FactuurOmschrijving (waaruit kan worden gekozen of zelf iets typen).
  3. Nadat hij op Enter heeft gedrukt gaat de invoegpositie naar het subformulier waar een product wordt gekozen. Standaard BTW en alle overige gegevens voor de factuurregel worden direct automatisch ingevuld.

Klaar!

Via de Opties (Fig. 2) kunnen extra instellingen worden gemaakt om de invoer naar eigen hand te zetten. Daarnaast wordt alle invoer uiteraard perfect afgevangen.

Fig. 1

Fig. 2


Voorbeeld 2 Tijdelijke standaardwaarden

Voor Bouwend Nederland hebben we een Access applicatie ontwikkeld waarmee zij informatie van aanbestedingen registreren en moeten presenteren. De hoofdgegevens moeten zijn ingevuld vóórdat naar het subformulier wordt gegaan, maar... Een aantal hoofdgegevens worden pas bekend bij het invullen van de records in het subformulier. Daarom moeten er (opvallend) tijdelijke waarden kunnen worden ingesteld.

In Fig. 1 is slechts op Insert gedrukt en een aantal velden is direct ingevuld (andere velden worden automatisch ingevuld a.d.h.v andere waarden). De waarde van de velden in het vak Tijdelijke waarden kunnen via de Opties (Fig. 2) worden ingesteld. Ook kan worden ingesteld dat niet nodeloos door velden wordt gegaan die al een waarde hebben... Onder een bepaalde waarde wordt een veld opvallend opgemaakt zodat de gebruiker niet zomaar een 'tijdelijke' standaardwaarde vergeet te wijzigen.

Fig. 1

Fig. 2


PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden

Meerdere taken met één klik tegelijk uitvoeren. Zonder tussenkomst van de gebruiker.

Voorbeeld 1 De kracht van eenvoud en flexibiliteit

Hier zullen we een zogeheten Auto e-mail functie gaan toelichten.

Bij veel documenten is vaak dezelfde flexibiliteit én functionaliteit nodig zoals op het dialoogvenster Verzending facturen (voorbeeld applicatie Factuur). Dit dialoogvenster is geopend vanuit een onderliggend formulier waar de factuur in wordt weergegeven. Alle klantgegevens zijn dus al bekend...

Er zijn nogal wat zaken die we de ene keer wel, en de andere keer niet willen doen.

  • Indien gewenst kan alleen een afdrukvoorbeeld worden weergegeven.
  • Wanneer op OK wordt geklikt, worden de andere (aangevinkte) acties uitgevoerd.
  • Alleen afdrukken?
  • Alleen PDF maken?
  • PDF E-mailen? Zo ja, dan wordt deze automatisch op de juiste locatie opgeslagen en als bijlage meegezonden.
  • Meerdere bijlagen kunnen worden gekozen die in speciale mappen staan. Die mappen kunnen direct worden gewist.
  • De contactpersoon wordt persoonlijk aangesproken met bijvoorbeeld Geachte meneer Puk, beste Pietje (is centraal in te stellen).
  • E-mail handtekening van de werknemer wordt in het bericht opgenomen of van het bedrijf (is centraal in te stellen).
  • De taal voor het e-mail bericht (m.b.t. de persoonlijke aanspreking) kan worden ingesteld.
  • De inhoudelijkheid kan een standaardtekst of een alternatieve tekst zijn. (Alternatieve teksten kunnen ongelimiteerd in de database worden opgeslagen, zie verder bij Basiscomponenten.)
  • Het bericht kan eerst worden getoond zodat het nog kan worden bewerkt voordat het wordt verzonden.
  • Indien van toepassing wordt ook een tabblad Instellingen weergegeven. Bijvoorbeeld om een criteria in te stellen, een document te ondertekenen etc. etc.

Ai! Gebruiker hoeft niets zelf in te vullen en alleen op OK te klikken. Instellingen op dialoogvensters worden altijd opgeslagen.


Flexibele selectie mogelijkheden

Onder variabele omstandigheden de meest geavanceerde selecties instellen.

  • Gebruikers hoeven nooit zelf query's samen te stellen (met kans op fouten).
  • Altijd betrouwbare resultaten.
  • Minder objecten in de applicatie, dus minder onderhoud.
  • Minder vaak hoeven terugvallen op tussenkomst van de ontwikkelaar.
  • De meest geavanceerde instellingen zijn mogelijk, zoals bijvoorbeeld van elkaar afliggende items.
  • Zoek eenvoudig een item in een lijst of sorteer de lijst naar wens.

Voorbeeld 1 Access rapporten

Hier worden selecties gemaakt voor het rapport Urenoverzicht (voorbeeld applicatie Factuur). De presentatie op het rapport wordt aangepast (gemanipuleerd) a.d.h.v. de instellingen die de gebruiker op het dialoogvenster heeft gemaakt. In de volgende rubriek Fantastische rapporten kunt u de resultaten bekijken.


Voorbeeld 2 Eén selectie voor meerdere doelen tegelijk

De wens van Bouwend Nederland was o.a.:

  • Het resultaat meteen op het scherm. De aanbestedingen die aan de criteria voldoen, laten we in een onderliggend gegevensblad direct op het scherm weergegeven. Dit gegevensblad kan nog verder worden bewerkt en/of geëxporteerd (dit is standaard al mogelijk).
  • De selectie mogelijkheden moesten onbeperkt zijn.
  • Verder kan met de knop Exporteren a.d.h.v. dezelfde ingestelde criteria de data ook direct worden geëxporteerd.
  • Achter het vak Rapportage schuilt een techniek die we vaak inzetten voor diverse berichtgevingen. Het is tevens een voortgangsvenster. In dit geval wordt weergegeven wat de gebruiker als criteria heeft ingesteld.

Dynamisch... In een ander dialoogvenster (Instellingen dynamische kolommen) zijn extra functionaliteiten. De bron van het gegevensblad Dynamische kolommen wordt dynamisch ingesteld en er kan zelfs worden opgegeven welke kolom(men) er in dit overzicht worden weergegeven (waarbij dus ook de veldnamen dynamisch worden ingesteld). Deze functionaliteit is nodig omdat er (gegroepeerd) geteld wordt en de aantallen direct worden weergegeven.


Fantastische rapporten

Access rapporten zijn zeer krachtig; er is bijna niets wat ze niet kunnen.

In de rubriek Flexibele selectie mogelijkheden hebben we het dialoogvenster Urenoverzicht belicht. Op dat dialoogvenster stelt de gebruiker eenvoudig in hoe hij de informatie in een rapport gepresenteerd wil zien. De voorbeelden die u hier ziet zijn allemaal afkomstig van één en hetzelfde rapport, het rapport Urenoverzicht. Dit betekent o.a. dat u flexibele mogelijkheden heeft en niet bij elk akkefietje zaken moet laten aanpassen.

Het rapport geeft uren van werknemers weer. De voornaamste aspecten zijn de gegroepeerde data waarvan de volgende subtotalen en totalen worden weergegeven:

  • Per project.
  • Per opdracht (zijn binnen een project aan te maken).
  • Per werknemer.
  • Per dagstatus (gewone uren, verlofdagen, vakantie etc.).
  • En dat alles per dag, per week, per maand, per kwartaal, of per jaar.
  • Een vaste periode of onafhankelijk.
  • Gewoon aanklikken wat de wens is, altijd goed, altijd consistent.

Laten we eens kijken hoe krachtig Access rapporten nu werkelijk zijn in combinatie met een sterk staaltje programmeertechniek...

Reminder Het dialoogvenster waarvan het rapport wordt gegenereerd: Urenoverzicht.

Fig. 1Rapport met details.


Fig. 2Hetzelfde rapport, per maand, zonder details. Let op de subtotalen en de totalen.


Fig. 3Hetzelfde rapport, per kwartaal, zonder details.


Fig. 4Hetzelfde rapport, per kwartaal, zonder details, zonder de kolom Kostprijs.


Fig. 5Hetzelfde rapport, per jaar, met details, zonder de kolom Kostprijs en de kolom Uursoort.


Fig. 6Informatie kan eenvoudig op elke gewenste periode worden samengevat en getotaliseerd.


Automatische dataverwerking

Soms moet er zoveel data tegelijkertijd worden verwerkt dat gebruikers dit niet handmatig kunnen bijbenen...

Voorbeeld 1 Specifieke orderregels toevoegen, data verwerken en de factuur verzenden

Dit is typisch een voorbeeld van hoe complexe zaken voor de gebruiker heel eenvoudig kunnen zijn. Via het dialoogvenster AutoOrderData (van onze applicatie Orders) wordt data die gerelateerd is aan de order, volledig automatisch met één klik verwerkt. En dat is heel wat...

Een 'beknopte' opsomming:

  • Voor de producten (die reeds in de order zijn opgenomen) worden de fusten (pallets, kisten, zakken, dozen, big bag's, los etc.) automatisch berekend.
  • Aantallen en soorten.
  • Wel of geen statiegeld.
  • Inkomend of uitgaand.
  • Fustregels worden aan de order toegevoegd zodat deze ook in één keer kunnen worden geoffreerd en gefactureerd.
  • Nederlands of Engels talig.
  • Fustregistratie wordt automatisch bijgewerkt.
  • Flexibele mogelijkheden om de facturatie snel en eenvoudig af te handelen.
  • En het ene productsoort (waaruit de berekeningen worden gehaald) betreft KG's, terwijl het ook om Stuks, M3, of Liters kan gaan...

In Taakgroep 1 (Fig. 1) wordt de order bewerkt. In Taakgroep 2 (Fig. 2) wordt de order gefactureerd, PDF gemaakt en verzonden en het document op de order geregistreerd (om een lijst met documenten op de vrachtbrief te kunnen weergegeven).

Ai! Gebruiker hoeft niets zelf in te vullen en alleen op OK te klikken. Instellingen op dialoogvensters worden altijd opgeslagen.

Fig. 1

Fig. 2


Mappenstructuur en Documentenbeheer Systeem

Mappen en bestanden: vaak gebruikte onderwerpen.

  • Mappenstructuur Een Office Programs Access applicatie werkt met een mappenstructuur. Mappen worden automatisch aangemaakt.
  • Documentenbeheer Systeem Met welke documenten u ook werkt, ze kunnen allemaal worden beheerd en gekoppeld aan onderwerpen in de database. Volledig automatisch of handmatig.

Zowel de Mappenstructuur als het Documentenbeheer Systeem kan voor elk doel worden ingezet.

Voorbeeld 1 Documenten bij een order

Bij een order horen vaak veel documenten. Het handmatig aanmaken, verzamelen en managen, kan een tijdrovend en hels karwei zijn. Maar niet voor onze applicatie Orders.

  • Documenten worden automatisch aangemaakt.
  • Op de juiste locatie opgeslagen.
  • Automatisch aan de juiste order gekoppeld.
  • Een lijst van de documenten (met een bepaalde status) wordt op de vrachtbrief weergegeven.
  • Handmatig documenten registreren is ook mogelijk.
  • Documenten kunnen ook direct vanuit de applicatie worden geopend.

Klik hier voor het formulier Orders. De documenten zijn gekoppeld in het subformulier Documenten.

Voorbeeld 2 Bijlagen uit e-mails ophalen en opslaan

Safelines B.V. krijgt e-mails toegezonden met bijlagen. Access zoekt specifieke bijlagen op in Outlook en slaat deze vervolgens op en worden koppelingen gemaakt.

Integratie Office pakket

Middels een naadloze integratie van elk lid van het Office pakket, wordt Access één supertool.

Dat het Office pakket uit fantastische producten bestaat met elk specifieke functionaliteiten, is wereldwijd bekend. Maar hoe Access op het juiste moment als dé centrale aansturing kan zijn voor elk lid van het Office pakket, is minder bekend. Waarom Access hiervoor de juiste kandidaat is, is omdat je in een database zaken kunt 'managen' en 'taken kunt automatiseren'. En omdat we beschikken over een eigen ontwikkeld Inlogsysteem (zie Basiscomponenten), kan de toegang niet alleen voor Access locaties worden beperkt, maar ook tot alle Office taken die vanuit de applicatie worden kunnen worden uitgevoerd.

Niet versie afhankelijk

Voor applicaties zoals Word, Excel en Outlook hebben we belangrijke basis functionaleiten opgenomen in elke Access applicatie die we ontwikkelen. De programmering hierbij is dusdanig opgezet dat er nooit een afhankelijkheid is van de versie van uw Office pakket.


Voorbeeld 1 Word documenten met een geavanceerde inhoudsopgave

Vaak laten we Access Word documenten aanmaken en data uit de database (of uit andere bronnen) invoegen. Bij geavanceerde instellingen kan een inhoudsopgave in Word voor de gebruiker weleens lastig zijn. Maar niet met de Opties van onze module Tekstbeheer. Stel het één keer in en de Office Programs Access applicatie voert alles eenvoudig en consistent voor u uit.

  • Word sjablonen worden meegeleverd en in de mappenstructuur ingedeeld.
  • Word documenten voor allerlei doelen kunnen volledig automatisch worden gemaakt en opgeslagen.
  • Diverse instellingen voor bijvoorbeeld een geavanceerde inhoudsopgave stelt u één keer eenvoudig in.

Outlook en Excel

Met Outlook en Excel functionaliteiten heeft u in de andere voorbeelden kennis kunnen maken. Als we hier alle mooie dingen weergeven, wordt het te veel voor de bedoeling van deze pagina. U mag er vanuit gaan dat alles mogelijk is.

Wees gewaarschuwd

U wilt een Access applicatie laten bouwen, maar door wie? ICT-projecten lopen niet zelden mis. Eén van de redenen: opdrachtgevers hebben (logischerwijs) te weinig kennis omtrent het herkennen van een goede ontwikkelaar. Om een goede ontwikkelaar te herkennen is het niet echt nodig dat uzelf een expert bent op dit gebied. Maar er zijn een paar elementaire en logische zaken die een veelbetekenende rol spelen. Wanneer deze ontbreken zult u op termijn gegarandeerd voor problemen komen te staan. A.d.h.v. een paar voorbeelden zullen we dit onderbouwen.

Gestructureerde werkwijze

Het allerbelangrijkste is dat een ontwikkelaar een gestructureerde werkwijze hanteert (verderop leest u er meer over) en dat alle ontwikkelaars binnen datzelfde ICT-bedrijf op dezelfde wijze werken. Maar in de praktijk gaat het meestal heel anders. Wanneer u bedrijf X een opdracht geeft uw Access applicatie te bouwen, huurt bedrijf X persoon A in die uw applicatie (op zijn werkwijze) bouwt. Hoe aardig en gedreven die persoon ook is, hij heeft niet echt een band met u, want als hij klaar is, is hij weg. En de verantwoordelijkheid ligt bij bedrijf X... Moet er wat gewijzigd of uitgebreid worden, dan stuurt bedrijf X (wellicht) persoon B die ook weer een eigen werkwijze heeft (áls die er überhaupt is).

Voor het bouwen van een kwalitatieve Access applicatie spelen zeer veel gevoelige zaken een rol. Denk aan programmacode, formulieren, rapporten, SQL, query's, structuur van de database, de Help etc. etc. In rubriek Basiscomponenten kunt u daarover al wat kennis van nemen, maar er is nog veel meer... Daarom is het aan de basis al sowieso van cruciaal belang dat veel zaken zijn voorgeprogrammeerd. Dit kunt u zien als een gereedschapskist met talloze tools die door de jaren heen zijn geperfectioneerd en daardoor betrouwbaar en stabiel zijn geworden. Dit screenshot geeft een eenvoudige schets van professioneel ontwikkelen.

Wanneer persoon A en persoon B niet over dezelfde gereedschapskist beschikken, ontstaat er een groot probleem, want de een werkt zus, de ander weer zo. Meestal is dit het geval, want de meesten hebben niet eens een gereedschapskist omdat een gestructureerde werkwijze ontbreekt. Omdat dat juist de basis van kwaliteit is, laat een goed ontwikkelaar u dat juist op zijn website zien. Laat u dus niet misleiden wanneer men roept dat er 100 mensen voor u klaar staan. Dat is als een renpaard een mooie naam geven, maar daar wint het paard de wedstrijd niet mee...

Geen bedrijfsverstoringen

Wanneer uw database moet worden bijgewerkt (tabellen, velden, relaties etc.) is het van belang dat de ontwikkelaar een systeem heeft waarbij een update snel kan worden geleverd, zonder dat uw database stil valt. In rubriek Basiscomponenten > Geschikt voor multi-users, leest u er meer over.

Continuïteit

Een waarborg voor de continuïteit van een applicatie kent meerdere kanten.

  • Voor de continuïteit hoort een goed beleid en gestructureerde werkwijze te zijn.
  • Voor de continuïteit hoort uw applicatie te worden gebouwd in de laatste Access versie.
  • Voor de continuïteit hoort u van tijd tot tijd updates te ontvangen zodat de nieuwste functionaliteiten worden ondersteund.
  • Voor de continuïteit mag er absoluut geen gebruik worden gemaakt van Active-X componenten en andere verwijzingen. Want bij het wisselen van software versies zal dat ertoe leiden dat een applicatie blijft 'hangen'; dan is het einde oefening. Meer hierover leest u in Menu > Haperende systemen...

Nazorg

Het is van groot belang dat een ontwikkelaar goede nazorg levert.

  • Om u continu bij te kunnen staan als de applicatie moet worden aangepast.
  • Om op elk moment de applicatie te kunnen aanpassen (en te verbeteren), moet de ontwikkelaar de applicatie continu in onderhoud houden en bijwerken. Dit screenshot geeft een eenvoudige schets van professioneel ontwikkelen.

Tot slot

Bij het ontwikkelen van een professionele Access applicatie komt zoveel bij kijken dat we er wel een boek van kunnen volschrijven. We zullen u dit graag tot in detail komen uitleggen. Wees in elk geval gewaarschuwd.

De basis van kwaliteit

Hoe ontstaat hoogwaardige kwaliteit voor een betaalbare prijs?

  • Modulaire bouw.
  • Gestructureerde werkwijze.
  • Functionaliteiten worden continu verbeterd en uitgebreid (gereproduceerd).
  • Ook bestaande applicaties worden steeds bijgewerkt.
  • Professionaliteit.
  • Al 22 jaar gespecialiseerd in Microsoft Access.

Alleen met een gestructureerde werkwijze is professioneel programmeren en innovatie mogelijk.

De ontwikkeling van al onze applicaties is bovenal gefundeerd op een gestructureerde werkwijze. Dit is hét fundament voor echte innovatie van het product. In deze zin betekent dit kortom dat ons product continu wordt verbeterd en uitgebreid: de programmacode wordt steeds 'gereproduceerd'. Hierdoor worden:

  • Mogelijkheden ruimer.
  • Applicaties betrouwbaarder.
  • Ontwikkelingskosten gereduceerd.

Dit is vergelijkbaar met bijvoorbeeld het Windows besturingssysteem: Microsoft werkt ook continu aan verbeteringen en uitbreidingen van de functionaliteiten binnen Windows. De programmacode wordt vanuit één centraal punt beheerd en vervolgens op vele systemen bijgewerkt. Het is dus niet zo dat Microsoft voor elke gebruiker het wiel opnieuw moet gaan uitvinden.

Hetzelfde principe geldt ook voor het ontwikkelen van applicaties. Een goede ontwikkelaar zorgt ervoor dat de bouwstenen waarmee een product wordt ontwikkeld, steeds verbeterd en uitgebreid kunnen worden. En deze vernieuwde bouwstenen moeten de oudere bouwstenen in een nieuw én bestaand product (een applicatie in dit geval) kunnen vervangen. Dát is echte innovatie. Zoals ook een bel op een fiets kan worden vervangen. Dat is belangrijk, want: het enige wat niet verandert, is dat alles verandert. Waar het allemaal om gaat is, dat een onderdeel van zowel een nieuw én bestaand product kan worden vervangen. Is er een betere bel ontwikkeld, dan wordt daarmee het eindresultaat (een nieuwe fiets) verbeterd. Echter, de nieuwe (geïnnoveerde) bel kan óók op een oude fiets gezet worden waardoor ook de kwaliteit van een oude fiets toeneemt.

Op dezelfde wijze ontwikkelen wij hoogwaardige Access applicaties waarin belangrijke functionaliteiten zijn ondergebracht die steeds worden verbeterd en uitgebreid. Ook 'oude' (eerder ontwikkelde) applicaties. Op deze manier verkeren alle applicaties altijd in optimale conditie. U kunt zelfs gratis gebruik maken van vernieuwde en toegevoegde functionaliteiten. Om dit alles goed te managen ligt wat complexer dat even een nieuwe bel op een fiets schroeven... Wij gebruiken hiervoor een eigen (intern) systeem: het Office Programs Applicatie Beheer Systeem.

Zo krijgt u voor een betaalbare prijs veel functionaliteiten van een hoogwaardige kwaliteit.

Tip Als goede nazorg bieden we u niet alleen een onderhoudscontract, maar liggen al complete modules voor u klaar. Zie onderaan elke pagina > categorie Modules > Access modules.


Basiscomponenten

ReminderOnderdelen binnen zwarte hoofdrubrieken behoren standaard tot de essentiële functionaliteiten van uw applicatie.

Wat u hier ziet is slechts een fractie van het geheel. Niets is standaard Access.

De documentatie

Alles is tot in de puntjes gedocumenteerd.

  • Algemeen gebruik Voor het algemeen gebruik zoals invoer, interface, gedeelde functionaliteiten etc. etc., is een uitgebreide Help op de website aanwezig.
  • Maatwerk Voor uw maatwerk wordt een uitgebreide Help in de vorm van een Word document geïntegreerd.
  • F1 Via het dialoogvenster Help (F1) heeft u snel en makkelijk alle documentatie met één klik binnen handbereik. Waar deze zich ook bevindt.

Geschikt voor multi-users

Het BackEnd - FrontEnd principe (gesplitste database) leent zich uitstekend voor een multi-user omgeving (meerdere gebruikers). Dit is o.a. erg belangrijk voor een snelle levering van updates. Ondanks ook het BackEnd bij een update soms moet worden bijgewerkt (tabellen, velden, relaties etc.) hoeft u uw administratie met gevoelige data nooit op te sturen en ondervindt u nooit bedrijfsverstoringen.

  • Een BackEnd is een bestand met de gegevenstabellen waarin alle data is opgeslagen.
  • Een FrontEnd is een bestand met alle formulieren, rapporten, codemodules etc.
  • Er zijn geen kosten voor extra gebruikers.
  • Als u een update ontvangt controleert het FrontEnd automatisch op de koppelingen met het BackEnd. U wijst eenvoudig het BackEnd aan en alles verloopt zoals het hoort.

Inlogsysteem


Opmerkingen

Dit onderdeel is optioneel, maar bij huur applicaties altijd standaard inbegrepen.

Met ons unieke Inlogsysteem definieert u welke objecten u aan welke groepen mensen wilt koppelen en trekt u een scheidslijn door uw applicatie. Bepaal met het grootste gemak en flexibiliteit welke mensen welke locaties mogen bekijken, taken mogen uitvoeren, en records mogen toevoegen, bewerken en/of verwijderen.

De instellingen zijn zeer verfijnd in te stellen, bijvoorbeeld ook afzonderlijk voor subformulieren. Of gebruikers een bepaalde taak mogen uitvoeren of een rapport mogen afdrukken. Of gebruikers via het menu PopUp info gerelateerde info van een onderliggende record mogen bekijken. Of misschien met de opdracht Ga naar even snel van het ene formulier naar de juiste record in een ander formulier wil gaan. Het systeem zal op al deze acties van de gebruiker controleren. Dit gaat dus veel verder dan alleen bewerken, verwijderen en toevoegen...

  1. Maak zoveel inlog groepen als u wilt en koppel ze aan werknemers (mensen die met het programma gaan werken).
  2. Via het dialoogvenster Inlogobjecten toekennen definieert u voor met één klik collectief de instellingen voor objecten.
  3. Via het Inlog definities gegevensblad heeft u overzicht en kunt u incidentele instellingen maken.
  4. Koppel werknemers aan een inlogniveau (een groep) en beheer de wachtwoorden.

Tip Volledige Help artikel Inlogsysteem zien?

Backstage View

Het Backstage View (menu Bestand) dat u kent van alle Microsoft Office applicaties, is (zoals de gehele interface) volledig gebaseerd op een Office Programs Access applicatie. Hier zijn onderdelen van de applicatie opgenomen die niet altijd direct of niet vaak gebruikt worden.

Hier kunnen o.a. stuurgegevens en opties worden opgeslagen zodat u de database kunt uitbreiden en naar uw eigen hand zetten.

app-linksboven
backstage-tabs

Beveiliging tegen ongeoorloofd verwijderen

Het per abuis verwijderen van records is onmogelijk. Standaard Access berichten voldoen niet om de data echt te beveiligen. Wij hebben hiervoor een heel specifieke functionaliteit ontwikkeld... Want de standaard berichtvensters van Access worden door gebruikers niet steeds gelezen. Ook moet een gebruiker er niet over hoeven na te denken of het verwijderen wel of niet geoorloofd is. Daarom hebben we tijdens de ontwikkeling van de applicatie bepaald op welke locaties het verwijderen wel of niet geoorloofd is.

Indien van toepassing wordt in het bericht dat verschijnt opgesomd waar eerst gerelateerde records moeten worden verwijderd zodat het waarom voor gebruikers duidelijk is. Een hele specifieke Office Programs functionaliteit...


Werknemers

De sectie Werknemers is standaard altijd inbegrepen. Ze kunnen voor verscheidene doelen dienen, afhankelijk van wat nodig is voor uw applicatie.

Tip U kunt werknemers naar Microsoft Outlook exporteren en ze laten synchroniseren met een smartphone.


Werknemers koppelen aan rollen

Via de stuurgegevens maakt u zoveel functies als u wilt en bepaalt u welke werknemers u aan welke rollen koppelt.

Dankzij een slimme manier van programmering kunnen rollen van werknemers worden overgenomen, kunnen functies van werknemers worden uitgeschakeld en blijven de juiste werknemers altijd in huidige én historische lijsten op de juiste wijze gemanaged.


De interface

Alleen met een gestructureerde werkwijze is professioneel programmeren en innovatie mogelijk. Voor de interface betekent dit dat de opbouw consistent is. Bepaalde taken zitten altijd op dezelfde plaats, waar u zich in de applicatie ook bevindt. De interface is gebouwd op basis van nieuwste technologie: de FUI (Fluent User Interface).


Sla standaardteksten op en geef ze een professionele look

Maak teksten op om uw (standaard) berichten, contracten, factuurmemo's, e-mail berichten etc. een professionele look te geven of om tekst extra te laten opvallen. Hieronder ziet u hoe u ze opslaat, hoe u ze opmaakt en hoe u ze makkelijk kunt kiezen.


Formulieren om data snel en veilig in te voeren

De invoer wordt altijd correct afgevangen zodat de gebruiker niets fout kan doen. En hoe een invoer formulier ook wordt gesloten, met het kruisje rechtsboven, door op Ctr+F4 te drukken of door de toepassing te sluiten; een record die niet voldoet aan de gestelde vereisten zal nooit worden opgeslagen...

Er zijn verschillende soorten formulieren om data in te voeren en het kan op veel manieren: via enkelvoudige formulieren waar één record tegelijk wordt weergegeven en via gegevensbladen waar meerdere records tegelijk worden weergegeven.


Outlook functies

U beschikt over praktische Outlook functies die vanuit diverse locaties kunnen worden benaderd. Werkelijk schitterend om mee te werken en helemaal gratis inbegrepen. Slimme manieren van e-mailen zijn ingebouwd. In Access roept u het aan, en Outlook doet de rest!

Tip Afhankelijk van wat u laat bouwen, hebben we voor de communicatie met uw klanten zeer krachtige functies. Zo kunnen mensen persoonlijk worden aangesproken, PDF's gemaakt en automatisch als bijlagen meegezonden.


PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen

Een PopUp venster ligt altijd boven andere formulieren zodat de informatie erop, altijd in het zicht is. U roept ze op via het menu PopUp info. In het PopUp venster zelf wordt dan informatie weergegeven die gerelateerd is aan een record in een ander formulier.

Een praktisch voorbeeld

Vanuit het een PopUp venster (Fig. 1) worden de belangrijkste klantgegevens weergegeven. Via PopUp vensters kunt u een E-mail naar die klant kunnen verzenden (Fig. 2). Alle openstaande posten van de klant worden weergegeven (Fig .3). PopUp vensters in de gegevensbladweergave kunt u direct naar Excel exporteren (Fig. 4).

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


Recordsetfuncties

Zowel in gegevensbladen als in gewone formulieren beschikt u over superhandige voor gedefinieerde recordsetfuncties waarmee u met één klik de juiste set met records ophaalt. Moeiteloos en altijd correct.


Navigatie zelf bepalen

Erg handig is dat u kunt kiezen uit twee opties hoe afhandelingsformulieren zich moeten gedragen als u naar een ander formulier navigeert:

  1. Automatisch sluiten.
  2. Open laten staan.

Wanneer u in een multi-users omgeving werkt, is het altijd belangrijk om zo weinig mogelijk formulieren open te laten staan. Zeker wanneer meerdere gebruikers in dezelfde formulieren werken. Daarom wordt in een Office Programs Access applicatie een formulier (standaard) automatisch gesloten als u naar een ander formulier gaat (mits natuurlijk voldaan wordt aan de vereiste invoer). Maar soms is het handig om formulieren open te laten staan. U kunt makkelijk en snel swichen via de groep Standaard > Navigatie.


Bij veranderingen zelf uitbreiden en aanpassen

ReminderOnderdelen binnen zwarte hoofdrubrieken behoren standaard tot de essentiële functionaliteiten van uw applicatie.

Elke applicatie moet met een dermate expertise zijn opgezet, dat u met variabele gegevens kunt werken. Omdat dit de voorwaarde voor flexibiliteit is en u dan niet afhankelijk bent van de ontwikkelaar. Als er zaken wijzigen, kunt u de database altijd zelf eenvoudig uitbreiden en aanpassen. Denk hierbij aan stuurgegevens waarmee u onderdelen kunt uitbreiden en lijsten kunt aanvullen. Het afdwingen van de invoer, het aansturen van geautomatiseerde processen etc. etc., zijn allemaal zaken die u naar uw eigen hand moet kunnen zetten.

Het kunnen werken met variabele gegevens en instellingen voorkomt hoge kosten en bedrijfsverstoringen.

Reminder De inhoudelijkheid is fictief, maar het principe werkt in alle door ons ontwikkelde applicaties hetzelfde.

Stuurgegevens


Andere applicatie, principe hetzelfde.


Opties dialoogvensters


Andere applicatie, principe hetzelfde.


Applicaties en referenties

Enkele recente applicaties. Vraag onze klanten gerust naar hun ervaring!

Arie de Gelder van het Hoornbeeck College: "Peter, het is zó leuk, dat het haast verslavend werkt!"

Factuur (koop)

applogo

Factuur kan in z'n geheel (of alleen afzonderlijke modules) worden ingezet ter ondersteuning van andere applicaties. Een aantal klanten maken hier dankbaar gebruik van. Zo is Factuur ook een onderdeel in onze applicatie Orders.

Meer over deze applicatieOffice Programs Factuur

Contactgegevens

  • Marco van Helvoirt Timmerwerken, Nieuwstraat 3a, 5261 VG, Vught. Contactpersoon: Marco van Helvoirt (Directeur). Telefoon: 06 20778262.
  • P.A.C. Koenraad B.V., Aert Heymlaan 7, 5263 AA, Vught. Contactpersoon: Piet Koenraad (Directeur). Telefoon: 06 53377776.

Orders (huur of koop)

applogo

Orders is typisch een applicatie die zich kenmerkt door een minimum aan invoer van de gebruiker en een zeer sterk geautomatiseerde dataverwerking. De krachtige flexibiliteit van variabele mogelijkheden maakt deze applicatie tot een enorme krachtpatser.

Met deze applicatie is het maken van complexe orders waarin grote flexibiliteit een vereiste is, werkelijk een peulenschil en een waar genoegen! Orderregels waarvoor volstrekt verschillende berekeningen vereist zijn (denk aan KG's, stuks, M3, liters) vormt geen enkel probleem. Ook het opnemen van elke andere gewenste orderregel zoals verzendkosten, uren, statiegelden etc., is heel normaal. En al die verschillende regels worden door de gehele applicatie heen a.d.h.v. het type orderregel verwerkt. Fusten, pallets, colli's, grootverpakkingen, kleinverpakkingen, losse leveringen, het kan allemaal. Gewichten van fusten/pallets en die van de goederen, worden apart berekend hetgeen tot nauwkeurige waarden leidt. Een slimme techniek van verpakking combinaties is verantwoordelijk voor diverse berekeningen en biedt elke gewenste toepassingsmogelijkheid.

Alle bijbehorende documenten worden aan de order gekoppeld en zijn met één enkele klik als PDF bijlage naar de juiste klant of instelling te verzenden. Een voorraadbeheersysteem en orderbewaking zijn inbegrepen en nog veel meer...

Meer over deze applicatieOffice Programs Orders

Contactgegevens

  • Steketee Yerseke B.V., Groeninx van Zoelenstraat 23, 4401 KC, Yerseke. Contactpersoon: Lennart Ras (Administratie). Telefoon: 01135 72820.

Onderwijs- en Examenregeling (huur of koop)

applogo

Met deze applicatie worden opleidingen samengesteld en gegenereerd. Geautomatiseerd genereren van OER documenten voor alle onderwijsinstellingen in Nederland en België.

Arie de Gelder: "Peter, het is zó leuk, dat het haast verslavend werkt!"

Meer over deze applicatieOnderwijs- en Examenregeling (OER)

Contactgegevens

  • Hoornbeeck College, Carnissesingel 210, 3084 NA, Rotterdam. Contactpersoon: Arie de Gelder (Beleidsadviseur). Telefoon: 06 51171967.

Steketee Yerseke B.V.

Steketee Yerseke B.V. is een groothandel in uien en bloembollen die wereldwijd worden verhandeld. Het goed, snel en flexibel kunnen organiseren van hun administratie (van logistiek tot facturatie met documenten in zowel Nederlands als Engels) vereist een ware krachtpatser. Daarom maakt Steketee Yerseke B.V. gebruik van Orders (zie daar).

Contactgegevens

  • Steketee Yerseke B.V., Groeninx van Zoelenstraat 23, 4401 KC, Yerseke. Contactpersoon: Lennart Ras (Administratie). Telefoon: 01135 72820.

Hoornbeeck College

Het Hoornbeeck College is een organisatie met 6 vestingen (Amersfoort, Apeldoorn, Goes, Gouda, Kampen, Rotterdam) met +/- 5000 leerlingen. Zij maken gebruik van een aangepaste versie van Onderwijs- en Examenregeling (zie daar).

Grappig Toen gevraagd werd welke naam Hoornbeeck College aan de applicatie wilde toekennen, was het antwoord van Arie: "De naam HOERA lijkt ons het meest toepasselijk. De 'H' staat voor Hoornbeeck; OER voor Onderwijs en Examen Regeling; 'A' voor applicatie. Dus: HOERA, en dat geeft aan hoe blij wij zijn dat we met jou in zee zijn gegaan!"

Na enige tijd met de applicatie gewerkt te hebben, maakte Arie de opmerking: "Peter, het is zó leuk, dat het haast verslavend werkt!"

Contactgegevens

  • Hoornbeeck College, Carnissesingel 210, 3084 NA, Rotterdam. Contactpersoon: Arie de Gelder (Beleidsadviseur). Telefoon: 06 51171967.

Bouwend Nederland

Voor Bouwend Nederland hebben we een Access applicatie ontwikkeld waarmee zij informatie van aanbestedingen registreren en presenteren. Elke gewenste selectie binnen de data is mogelijk. Bijzonder is de Dynamische kolommen functionaliteit. De bron van het gegevensblad wordt dynamisch ingesteld en er kan zelfs worden opgegeven welke kolom(men) er in dit overzicht worden weergegeven (waarbij dus ook de veldnamen dynamisch worden ingesteld). Deze functionaliteit is nodig omdat er (gegroepeerd) geteld wordt en de aantallen direct worden weergegeven.

In de rubriek Powertools kunt u enkele functionaliteieten van hun applicatie bekijken.

Contactgegevens

  • Bouwend Nederland, Zilverstraat 69, 2718 RP, Zoetermeer. Contactpersoon: Jos van Alphen (Adviseur aanbestedingen en contractzaken). Telefoon: 06 10554651.

Safelines B.V.

Safelines is verantwoordelijk voor het samenstellen van rapportages inzake de veiligheidsmaatregelen van spoorwerkzaamheden via ProRail.

Contactgegevens

  • Safelines B.V., Tuinstraat 8, 5241 AA, Rosmalen. Contactpersoon: Roel van der Aa (Coördinator KAM). Telefoon: 06 83994679.

Teakwood International B.V.

Teakwood International verkoopt contracten waarbij een contracthouder investeert in percelen in Costa Rica waarop bomen worden geteeld (plantage). We hebben te maken met Oogst schema's, Contracten, Valuta soorten en koersen, etc.

Contactgegevens

  • Teakwood International B.V., Keizerstraat 31 (2), 7411 HD, Deventer. Contactpersoon: Dirk Jan Lukkes (Directeur). Telefoon: 06 22926384.

EcoSmart Nederland B.V.

Voor EcoSmart Nederland (dochteronderneming van van Gansewinkel) is een eenvoudige applicatie gemaakt waarbij uren, kilometers en producten binnen dezelfde structuur kunnen worden geregistreerd en verwerkt. Deze zaken worden geboekt op werknemers (voor hun uren en kilometers) en producten geboekt op klanten (verbruik).

Contactgegevens

  • EcoSmart Nederland B.V., Flight Forum 240, 5657 DH, Eindhoven. Contactpersoon: John Verhagen (Project Engineer). Telefoon: 06 53798582.

Paul de Bruijn - Planadvies en Ontwerp

Het is natuurlijk de keuze van de klant zelf of hij een onderhoudscontract afsluit of niet. In dit geval is dit niet gedaan, maar dan is het ook fijn te weten dat de applicatie nog steeds werkt als een trein, al vanaf 23-05-2001... We hebben ook klanten die nog enkele jaren langer (27-07-1998) met dezelfde applicatie werken en net zo tevreden zijn!

Contactgegevens

  • Paul de Bruijn - Planadvies en Ontwerp, Ceresstraat 28, 4811 CD, Breda. Contactpersoon: Paul de Bruijn (Directeur). Telefoon: +31(0)76 5227463.