Waarom een hoofdcontactpersoon?

Inleiding

Binnen uw bedrijfsvoering moet u wellicht meerdere documenten naar uw klanten verzenden. Zeker in dit geval is het belangrijk dat er één aanspreekpunt is.

Waarom één aanspreekpunt?

Wanneer er één persoon is die uw aanspreekpunt is, is deze persoon op de hoogte van alle zaken, d.w.z. uw zaken én diverse zaken die spelen binnen het bedrijf van uw aanspreekpunt. Waar bepaalde documenten terecht moeten komen, is niet aan u, want:

  • U bepaalt niet het beleid van uw klant.
  • Er kunnen zaken veranderen binnen het beleid van uw klant, bijvoorbeeld dat e-mail adressen zijn gewijzigd.
  • Het is niet uw verantwoordelijkheid alle wijzigingen binnen het bedrijf van uw klant te gaan bijhouden.

A.d.h.v. een voorbeeld zullen we schetsen wat een logische gedachtegang is. Het aanspreekpunt (de (hoofd) contactpersoon) noemen we contactpersoon en andere afdelingen/personen geven we een letter.

Stel, er moet een offerte worden verzonden. In de meeste gevallen is het niet aan de contactpersoon om akkoord voor de offerte te geven, maar een specifieke persoon (B). De contactpersoon kent het beleid van het bedrijf en de contactpersoon weet dus op wiens bureau het document terecht hoort te komen. Ook als een andere persoon (al is het tijdelijk) zijn/haar werkzaamheden heeft overgenomen, weet de contactpersoon dat. Zou u offertes rechtstreeks naar B zenden, dan gaat het dus al mis in de communicatie.

Wanneer akkoord is gegeven voor de offerte voert u de werkzaamheden uit en verzend u de factuur. Natuurlijk ook nu weer naar de contactpersoon, want die weet bij welke persoon (C) de factuur moet belanden. Zou u de factuur rechtstreeks naar C verzenden, dan kan C bij u aankloppen met de vraag wat de reden van de factuur is, want ook C heeft zo zijn verantwoordelijkheden. Dat zijn inefficiënte omwegen die u alleen maar extra werk bezorgen.

Advies

Om werkelijk efficiënt en correct te werken, én om miscommunicaties te voorkomen, is het daarom verstandig om er altijd één hoofdcontactpersoon als aanspreekpunt op na te houden. Een Office Programs Access applicatie is daar speciaal op afgestemd zodat zaken kunnen worden geautomatiseerd en de hoofdcontactpersoon in berichten automatisch persoonlijk wordt aangesproken.

In uw standaardbericht voor e-mails (BerichtID -5100, zie Berichten en teksten beheren) doet u er goed aan de volgende tekst op te nemen (voorbeeld):


Zie a.u.b. de bijlage(n).

Doorsturen
Omdat u de contactpersoon bent ontvangt u alle info. Wilt u zo vriendelijk zijn - indien van toepassing - dit bericht a.u.b. door te sturen naar de juiste persoon of afdeling?