Werknemers

Opties instellen

Locatie: Backstage View (Bestand) > Opties

Sectie Werknemers

Tabblad Werknemers

Standaard voor Afdeling

Standaard voor MailingList

Standaard voor InDienst

Stuurgegevens

Sectie Werknemers

Afdelingen

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab Onderhoud > Applicatie stuurgegevens > menu Werknemers

Hier kunt u een onbeperkt aantal items instellen, zodat deze in lijsten kunnen worden gekozen. Als u hier waarden wijzigt wordt dat overal automatisch in de database doorgevoerd.

AfdelingID Het unieke ID. Een numerieke waarde die automatisch wordt toegekend maar u kunt dit wel wijzigen.

Afdeling De waarde voor de afdeling. Het programma voorkomt dat tweemaal dezelfde waarde wordt toegewezen.

Voor handige tips, zie artikel Stuurgegevens - Tips.

Voorbeeld


Functies

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab Onderhoud > Applicatie stuurgegevens > menu Werknemers

Hier kunt u een onbeperkt aantal items instellen, zodat deze in lijsten kunnen worden gekozen. Als u hier waarden wijzigt wordt dat overal automatisch in de database doorgevoerd.

FunctieID Het unieke ID. Een numerieke waarde die automatisch wordt toegekend maar u kunt dit wel wijzigen.

Functie De waarde voor de functie. Het programma voorkomt dat tweemaal dezelfde waarde wordt toegewezen.

Toelichting

Het doel van deze functies is in hoofdzaak dat alleen een werknemer met een bepaalde functie in een kieslijst kan worden gekozen (het gaat hier dus niet om inlogniveau's). Over welke functies in welke gevallen dat gaat, worden tussen u en Office Programs afspraken gemaakt om welke FunctieID's het gaat zodat uw applicatie daarop kan worden afgestemd. Indien dit van toepassing is zijn er door Office Programs negatieve ID's toegewezen die u niet kunt wijzigen. Dit is om te voorkomen dat gebruikers de verkeerde ID's toekennen waardoor het programma incorrect zou worden aangestuurd.

In het dialoogvenster Werknemers met functies kunt u deze functies aan werknemers koppelen.

Voorbeeld


Werknemers met functies

Locatie: Backstage View (Bestand) > tab Onderhoud > Applicatie stuurgegevens > menu Werknemers

Hier kunt u een onbeperkt aantal items instellen, zodat deze in lijsten kunnen worden gekozen. Als u hier waarden wijzigt wordt dat overal automatisch in de database doorgevoerd.

WerkFuncID Het unieke ID. Een numerieke waarde die automatisch wordt toegekend maar u kunt dit wel wijzigen.

Functie De functie die u aan deze werknemer wilt toewijzen.

Sorteernaam Hier kiest u de werknemer die u aan de functie wilt koppelen.

Actief Door dit veld in of uit te schakelen bepaalt u of de functie voor deze werknemer actief is. Zie de Toelichting in deze rubriek voor meer uitleg.

De overige velden op het dialoogvenster zijn louter controlevelden ter indicatie of de juiste werknemer is gekozen.

Toelichting

De functies die u in het dialoogvenster Functies heeft aangemaakt, kunt u nu hier aan werknemers koppelen. De kracht zit er vooral in dat aan één werknemer meerdere functies kunnen worden toegewezen. Hierna wordt een standaardbeleid beschreven van hoe met de diverse functies en werknemers in de applicatie wordt omgegaan. In bepaalde gevallen kan hier dus op sommige locaties binnen de applicatie van worden afgeweken, maar dan wordt dat expliciet vermeld.

Beschikbaarheid en het veld Actief

Wanneer u bijvoorbeeld offertes, facturen, opdrachten, etc. aanmaakt, moet deze informatie sowieso altijd beschikbaar zijn. Ook wanneer bij deze gegevens bepaalde werknemers met bepaalde functies worden opgeslagen en u brengt later wijzigingen in dit dialoogvenster aan. Een voorbeeld:

Stel, u maakt een opdracht aan en in de opdracht wordt een veld Projectmanager geregistreerd. Deze functie is o.a. aan werknemer David Callenbach gekoppeld. In de aan te maken opdracht wordt David Callenbach als projectmanager gekozen. Wanneer het veld Actief van deze functie van David Callenbach in het dialoogvenster Werknemers met functies wordt uitgeschakeld, zal David Callenbach nog steeds in de kieslijst bij de opdrachten blijven voorkomen. Hierdoor blijft de info van David Callenbach met de opdracht waaraan hij is gekoppeld, nog steeds beschikbaar. Zouden we deze werknemer uitsluiten omdat zijn functie niet meer actief is, dan zal er informatie ontbreken en kunnen er geen lijsten meer worden opgehaald waaraan hij is gekoppeld. Echter, bij een nieuw aan te maken opdracht (in ons voorbeeld) kan David Callenbach niet meer worden gekozen omdat de functie voor hem is uitgeschakeld.

Rollen wel of niet overnemen

In het voorbeeld hierboven hebben we gezien dat het noodzakelijk is om werknemers met uitgeschakelde functies toch in kieslijsten te laten voor komen. Als u dit niet wilt, kunt u ook het volgende doen (aanbevolen). U kunt eenvoudig de functie (een rol) van een werknemer door een andere werknemer laten overnemen. Dat is wat in de praktijk normaalgesproken fysiek ook gebeurt.

Wanneer u wilt dat de functie Projectmanager van David Callenbach wordt overgenomen door Nancy Davolio, stelt u (in het voorbeeld hieronder) WerkFuncID 1 in op Nancy Davolio. Overal in de applicatie waar David Callenbach met deze functie was gekoppeld, is deze rol nu overgenomen door Nancy Davolio.

Opmerkingen

Functie niet meer wijzigen Wanneer u hier eenmaal een record heeft opgeslagen kunt u het veld Functie niet meer wijzigen. Zou dit wel kunnen, dan doen er zich conflicten voor: een kieslijst die is ingesteld op bepaalde functies kan dan namelijk niet meer de juiste functies weergeven. Heeft u een verkeerde functie toegewezen, verwijder de record dan en voeg een nieuwe toe. Dit is echter alleen mogelijk als het WerkFuncID nog nergens in het programma aan is gekoppeld.

Voorbeeld


Hoofdonderwerpen

Werknemers

Locatie: sectie Werknemers

U kunt werknemers beheren via het formulier Werknemers en in het Werknemers gegevensblad.

Een Office Programs Access applicatie is standaard uitgerust met het onderdeel Werknemers. Werknemers vormen sowieso een belangrijk aspect binnen de administratie en de activiteiten van een bedrijf, dus kan dit onderdeel voor diverse doeleinden worden ingezet.

Het onderdeel Werknemers is in elk geval een essentieel onderdeel binnen de aansturing van een Office Programs Access applicatie, omdat werknemers kunnen worden gekoppeld aan het Inlogsysteem.

Toelichting op de velden van Werknemers

Opmerkingen

Microsoft Outlook Velden die gemarkeerd zijn met een    zijn velden die ook worden opgenomen in Microsoft Outlook wanneer u de contactpersoon of bedrijf aan een contactlijst toevoegt. Deze gegevens kunnen ook makkelijk worden overgezet naar een mobile telefoon.

Contactgegevens op documenten Indien voor u van toepassing, wordt een aantal velden gebruikt op diverse documenten indien dat van belang is. Het zijn de volgende velden die daarvoor gebruikt kunnen worden: Roepnaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Functie (uit stuurgegevens Werknemers met functies) TelefoonWerk, Mobiel, Email1.

WerknemerID  Het unieke ID. Dit is alfanumeriek en kunt u naar eigen inzicht bepalen. In Outlook is dit veld steeds het Klant-id.

Sorteernaam  Een naam waarmee de record snel kan worden opgezocht. Voor belangrijke tips, zie Sorteernamen en ID's.

Aanspreektitel  Waarde die u eerder hebt ingevoerd kan snel opnieuw worden gekozen.

Roepnaam  De voornaam.

Voornamen  De officiële naam/namen.

Tussenvoegsel 

Achternaam  Blablabla

Straat  De adresgegevens betreft hier het huisadres van de werknemer en wordt ook als zodanig in Microsoft Outlook geregistreerd. Voor meer over de geëxporteerde velden, zie Outlook velden en Office Programs velden

Postcode 

Woonplaats 

Provincie 

Land 

AfdelingID Hier selecteert u een keuze uit de Stuurgegevens Afdelingen.

WerknemerVan Hier kunt u (indien er een tabel Klanten in de database aanwezig is) een werknemer aan een klant koppelen. Dit kan handig zijn als u mensen van andere firma's, uitzendbureau's etc. inhuurt. Wil u de werknemers uitsluitend aan uw eigen bedrijf/bedrijven koppelen, zorg er dan voor dat u uw eigen bedrijf/bedrijven als een klant heeft ingevoerd. Alleen een bedrijfsnaam is voldoende. U kunt dit veld ook leeg laten.

Functie Hier selecteert u een keuze uit de Stuurgegevens Functies.

KantoorLocatie  De specifieke kantoorlocatie voor de werknemer, bijvoorbeeld gebouw 1, kamer 1 of vergaderruimte 12.

TelefoonWerk  Het eerste zakelijke telefoonnummer van de werknemer.

TelefoonWerk2  Het tweede zakelijke telefoonnummer van de werknemer.

TelefoonPrive  Het prive-telefoonnummer van de werknemer.

Mobiel  Het mobiele telefoonnummer van de werknemer.

Email1  Het eerste e-mailadres. Het beste kunt u Email1 als het standaard zakelijke e-mailadres gebruiken.

Email2  Het tweede e-mailadres.

Markering Dit vakje kunt u gebruiken om een aantal records tegelijkertijd te kunnen filteren om bijvoorbeeld een bepaalde bewerking of actie op die records mogelijk te maken.

MailingList Hier kunt u aanvinken of u de werknemer in de mailinglist wilt opnemen.

Partner  De naam van de partner.

Kinderen  De naam of namen van de kinderen.

WerknemerMemo Hier is ruimte voor additionele info. Via het tabblad Tekstopmaak kunt u de tekst opmaken.

EmailHandtekening Voor instructies, zie artikel Berichten en teksten beheren

SpaarloonNr Banknummer waar het spaarloon op gestort moet worden.

PensioenNr Banknummer waar het pensioen op gestort moet worden.

Burgerservicenummer Voorheen het sofinummer.

InDienst Of de werknemer wel of niet in dienst is.

DatumInDienst De datum van indiensttreding.

DatumUitDienst De datum van uitdiensttreding.

KostenUurloon In sommige applicaties wordt dit veld gebruikt voor verdere automatisering.

UrenPerDag Het standaard aantal uren van de werknemer. In sommige applicaties wordt dit veld gebruikt voor verdere automatisering.

PersoneelNr U kunt er ook voor kiezen om het WerknemerID als personeelnummer aan te houden, maar het kan zijn dat dat niet gewenst is. Vandaar een extra veld voor het personeelnummer. Let op, in tegenstelling tot het WerknemerID, wordt dit veld niet op uniekheid gecontroleerd.

IBAN Het banknummer. De invoer wordt automatisch omgezet in hoofdletters.

GebDatum  Als dit veld een waarde bevat, wordt in het veld DagenTotVerjaardag het aantal dagen weergegeven en in het veld Verjaardag de maand en de dag (mm-dd).

InlogNiveau en Wachtwoord Voor meer informatie, zie Inlogsysteem

Overige onderwerpen bij Werknemers

Verjaardagslijsten

Zie Verjaardagslijsten.