Office Programs Orders

Inleiding

Efficiëntie, flexibiliteit, gemak en perfectie

access-frm-orders
access-ord-efficientie01

Met het grootste gemak een zo hoog mogelijke efficiëntie bereiken, dat is wat we allemaal willen. Efficiënt wil ook zeggen dat een programma gebruiksvriendelijk en betrouwbaar is. Zelfs de meest complexe taken liggen slechts één muisklik van u vandaan; volledig geautomatiseerd, betrouwbaar, perfect, efficiënt.

Nooit dingen dubbel doen. Alle informatie en documenten m.b.t. uw orders automatisch laten maken en koppelen en op elk moment direct onder klikbereik hebben. Laat alle essentiële zaken volledig automatisch, trefzeker en foutloos verwerken. Denk hierbij o.a. aan de facturatie, de fustregistratie, de voorraad etc.

PDF's van vrachtbrieven, afleveringsnota's, offertes, overeenkomsten, orderbevestigingen en andere bijbehorende documenten zijn eenvoudig en onder grote flexibiliteit automatisch te genereren en aan de order te koppelen. En met één muisklik per e-mail te verzenden...

Welk type orderregel u ook wilt verwerken, KG - PCS - LTR - M3, of extra regels voor een extra service, verzendkosten, statiegelden etc., gerelateerd aan Naktuinbouw, NAK en/of BKD, het kan allemaal in één order.

Als een aantal zaken voor u niet van toepassing zijn bent u ook niet verplicht deze te gebruiken. Als u bijvoorbeeld geen Voorraadbeheer of geen CMR nodig heeft, dan bent u daar niet aan gebonden.

  • Nooit meer handmatig facturen maken en in de boekhouding invoeren.
    • Zowel inkoop- als verkoop facturen worden automatisch a.d.h.v. de order gemaakt.
    • Om een bepaalde tijd kan de data worden geëxporteerd.
    • Vervolgens kan de data worden ingelezen in uw favoriete boekhoudpakket.
    • Een order kan zelfs voor zowel een inkoop- als voor een verkoop order doorgaan (een indirecte verkoop order). Bekijk het (screenshot) eens hoeveel tijd u hiermee bespaard.
  • Werk met vreemde valuta van +/- 170 landen wereldwijd en werk ze met één klik bij.
  • Gebruik offertes en/of overeenkomsten om duidelijke afspraken met uw klanten en leveranciers vast te leggen.
  • Alle gerelateerde documenten perfect volgens de gerelateerde branche. Ze worden automatisch (handmatig kan ook) aan de order gekoppeld.
  • Door een scherpe orderbewaking worden veel zaken geregeld, zoals:
    • Voorkomen dat gebruikers fouten maken en de invoer vergemakkelijken.
    • Het regelen van de data stroom. Fases in het proces worden geleid en afgedwongen.
    • U ziet met één klik wat er klaar staat.
    • Orders die relevant of niet relevant (meer) zijn worden automatisch wel of niet weergegeven.
  • Specifieke documenten worden automatisch op de CMR weergegeven. Veel zaken worden automatisch ingevuld.
  • Geautomatiseerde voorraadbeheer. Handmatig bijwerken is ook mogelijk.
  • Geautomatiseerde fustregistratie. Handmatig bijwerken is ook mogelijk.
  • Geïntegreerde planning.
  • Volledige Track and Trace van document tot aan producent en perceel.
  • Stel de taal van de order in op Nederlands of Engels en alle communicatie wordt in die taal gevoerd, tot en met het e-mail verkeer.

Tip

  • Deze applicatie maakt gebruik van de module Facturering die op zijn beurt weer gebruik maakt van de module Klanten (een volledig CRM systeem) en andere modules. Via de rubriek Sectie Facturering op deze pagina, kunt u doorklikken voor meer details.
  • Samen met andere slimme functies van andere modules werkt alles als één super tool.

Aanpassingen

  • Mocht u extra voorzieningen willen, dan kan het programma speciaal voor u worden aangepast.
  • Zoekt u naar een minder omvangrijk programma, neem dan even contact op.

Schema

De tekeningen hieronder geven u in één oogopslag een beknopt overzicht van het geheel met de belangrijkste onderdelen.

  • Fig. 1 toont de Basiscomponenten waardoor Orders wordt aangestuurd.
  • Fig. 2 is een 'beknopt' overzicht van Orders.
  • Fig. 3 toont één van de vele efficiënte functies van Orders.
  • Fig. 4 benadrukt dat u met één order zowel inkopen als verkopen alles automatisch kunt laten verlopen tot en met het importeren van facturen in de boekhouding. Hoe efficiënt is dat?
  • Fig. 5 geeft aan dat u met één verpakking combinatie vele essentiële zaken in één keer correct regelt.
  • Fig. 6 toont de module Facturering. Deze wordt voor het merendeel op de achtergrond gebruikt voor het AutoFactureren en om de factuurdata naar uw boekhoudpakket over te zetten.

In de secties Orders en Facturering hierna wordt het verder uiteengezet.

Fig. 1

access-system-orders

Fig. 2

access-module-orders

Fig. 3

access-relationeel-orders

Fig. 4

access-ord-efficientie01

Fig. 5

access-verpcombi

Fig. 6

access-module-facturering

Sectie Orders

Lennart Ras (Steketee Yerseke): "Voorheen konden we onze data niet goed managen en was er weinig geautomatiseerd. Met Office Programs Orders bereiken we nu op een efficiënte wijze elk gewenst doel. Belangrijke documenten rollen foutloos uit het systeem en overzichten kunnen op eenvoudige wijze worden gegenereerd."

Lennart Ras (Steketee Yerseke): "Als we extra functies willen laten toevoegen, geven we onze wens aan. Peter denkt dan mee en hij bekijkt vervolgens hoe het doel op de beste wijze kan worden bereikt. Middels een concept wordt dit uitgewerkt en na onze goedkeuring wordt het snel in de applicatie geïmplementeerd."

Lennart Ras (Steketee Yerseke): "Wij hebben voor een onderhoudscontract gekozen zodat onze applicatie altijd up-to-date is. Op deze manier kunnen we ook gebruik blijven maken van nieuwe toegevoegde functionaliteiten en worden bestaande functionaliteiten op deze wijze steeds geperfectioneerd."

Opties instellen

  • Fig. 1: Met Opties Algemeen - die in elke applicatie aanwezig is - worden globale instellingen gemaakt. (Opties Werknemers is ook altijd aanwezig.)
  • Fig. 2: Hier stelt u standaardwaarden in voor de sectie Orders en zet u de applicatie naar uw hand.
  • Fig. 3: Regelt het gedrag van financiële documenten. Voor deze applicatie geldt dat voor een flink aantal documenten.

Fig. 1

access-dial-opties-algemeen-algemeen

Fig. 2

access-dial-opties-ord-orders

Fig. 3

access-dial-opties-findoc

Overige screenshots

Meer screenshots treft u verderop aan met bijbehorende uitleg.

access-frm-hoofdorders
access-frm-orders
access-frm-ordersgegevensblad
access-frm-popupdocumentenorders-methf
access-frm-popupdocumentenorders
access-rap-ia-algemeen

access-dial-a0-autoorderdata-taakgroep1
access-dial-a0-autoorderdata-taakgroep2
access-dial-a1-divdocs-cmr
access-dial-a1-heffingen-inst
access-dial-a1-heffingen

Optionele onderdelen

Via deze rubriek een verwijzing naar optionele onderdelen. Zo kunt u - als u een offerte heeft ontvangen - makkelijk via deze rubriek deze onderdelen nog eens bekijken. De optionele onderdelen voor bijbehorende modules vindt u op de desbetreffende pagina's. Deze onderdelen worden zo aangegeven:

Optioneel

Hoofdorders

Rubriek Hoofdkenmerken > Hoofdorders en Orders.

Monsters

Rubriek Extra functionaliteiten > Monsters.

Hoofdkenmerken

Deze hoofdkenmerken beperken zich tot de basisaspecten die het programma zeer flexibel en multie inzetbaar maken. De kenmerken die zich verhouden tot de efficiëntie kunt u bekijken in de rubrieken hierna.

Hoofdorders en Orders

Optioneel: Hoofdorders

Als u kiest voor het optioneel Hoofdorders, bespaart u veel tijd en heeft u meerdere extra mogelijkheden.

Een hoofdorder kunt u zien als een vooraf gedefinieerde order. Hierin stelt u zo goed mogelijk de producten in zoals verwacht of afgesproken. Een hoofdorder kan zowel een Overeenkomst als een Reservering zijn (dit is het HOType). Het is niet altijd verplicht om een hoofdorder te maken. Het is ook niet altijd nodig, maar u zult zien dat dit het erg veel voordelen biedt.

OpmerkingHet gaat steeds om een SoortOrder: Verkoop, Indirecte verkoop en Inkoop. Bij het verwerken van de data en documenten wordt hier steeds rekening mee gehouden. De voordelen hiervan worden in de volgende rubrieken toegelicht.

Een hoofdorder voert u in in het formulier Hoofdorders. Nadat u een order gegenereerd hebt, verschijnt de order in het formulier Orders. U kunt er ook voor kiezen geen hoofdorder te maken en handmatig een order in te voeren.

access-frm-hoofdorders
access-frm-orders

De hoofdorder is een object dat alle data van alle orders met de daaraan gekoppelde data bij elkaar houdt. Misschien een lastige zin, maar het screenshot hieronder maakt het wel duidelijk.

access-relationeel-orders

Verhandelt u bloembollen (BKD) dan is de hoofdorder (normaal gesproken) altijd een Overeenkomst (koopbriefje). Volgens de Overeenkomst (hoofdorder) kan het gaan om de volgende leveringen: geheel, deel, rest of NVT. Middels de hoofdorder worden alle leveringen van die Overeenkomst bijgehouden. U kunt een hoofdorder overal voor gebruiken, dus niet alleen voor BKD.

U kunt de hoofdorder ook gebruiken voor een reservering of gewoon voor als een klant vaak soortgelijke producten besteld. De branche maakt volstrekt niet uit, dus ook voor NAK, en Naktuinbouw producten kunt u gebruik maken van een hoofdorder. In alle gevallen kunt u zo vaak u wilt van de hoofdorder automatisch een order genereren. Soms moet het (om de totalen van meerdere leveringen bij elkaar te houden), en soms mag het om gewoon makkelijk te werken. Nadat een order gegenereerd is kunt u in de orderregels (in de order dus) gewoon aanpassen. Een order die vanuit een hoofdorder is gegenereerd blijft altijd aan de hoofdorder gekoppeld.

Vreemde valuta

Werk met vreemde valuta van +/- 170 landen wereldwijd en werk ze met één klik bij. In Orders zijn slimme manieren van dataverwerking geïntegreerd waarbij zeer veel mogelijk is. U kunt het gebruiken bij zowel verkopen, inkopen, offertes, overeenkomsten, het facturen etc. Veilig, slim en helemaal gratis!

Voor meer kunt u eens kijken op de pagina Vreemde valuta.

access-ord-efficientie01

Track and Trace

U beschikt over een perfect Track and Trace systeem dat voldoet aan alle eisen. Dat is belangrijk, want dit heeft invloed op (o.a.) de classificatie/status van het product bij controle door de brancheorganisatie. Per order en per product heeft u direct alle gegevens bij de hand zoals:

  • Het OrderID (een uniek kenmerk dat op alle gekoppelde documenten wordt vermeld).
  • Het PartijID (wordt voor elke branche onder de juiste naam weergegeven zoals AcceptatieNr en CertificaatNr).
  • De Locatie (van het perceel).
  • De Oppervlakte (van het perceel).
  • De Producent. (voor deze naam is gekozen omdat teler en kweker vaak door elkaar gebruikt worden)
  • De Productnaam.
  • De LeverDatum.
  • De Hoeveelheid.
  • De Cel (waar het product ligt opgeslagen). Partijen worden in voorraadgroepen uitgesplitst (zie verderop). Dus binnen elke partij kunt u delen afzonderlijk opslaan. Ook wordt u geacht dezelfde producten van verschillende partijen goed gescheiden op te slaan. Gooit u alles bij elkaar, dan wordt u daarop door de brancheorganisatie afgestraft wanneer u een serieuze controle krijgt. Daarom is een verwijzing naar een Cel cruciaal.

Het gehele registratie systeem van het Track and Trace systeem gebeurt volledig automatisch. Het wordt tot stand gebracht door een slimme structuur van partijen en partijboekingen. Verderop meer hierover. Ook de registratie van Monsters (zie rubriek Optionele onderdelen hierboven) vormt bij het Track and Trace systeem een belangrijk onderdeel.

Zowel NAK, Naktuinbouw als BKD

Office Programs Orders biedt u de juiste middelen om zowel NAK, Naktuinbouw als BKD producten te verwerken. Dit is in eerste instantie mogelijk gemaakt door de producten onder dezelfde structuur te verwerken. Verder is het mogelijk Naktuinbouw, NAK en BKD producten te verwerken door documenten te laten zijn waarvoor ze bedoeld zijn, zoals de vrachtbrief en de afleveringsnota.

Het toevoegen van andere branches is ook mogelijk. Als daar specifieke eisen voor zijn wordt dat ingebouwd.

Vrachtbrief

Op de vrachtbrief wordt die informatie gegeven zoals het hoort. Als een vrachtbrief wordt afgestemd op een branche (en/of op andere toeters en bellen), dan geeft dat niet alleen beperkingen, maar dan mag ook worden aangenomen dat het doel van de vrachtbrief niet is begrepen. In de applicatie wordt gebruik gemaakt van de CMR zodat ook internationale handel verwerkt kan worden.

Partijen

Voor zowel de Naktuinbouw, NAK als de BKD worden Partijen geregistreerd (gewoon bij elkaar). De producten worden per branche in lijsten zoals de Afleveringsnota goed onderscheiden en aangeduid. We maken dus een duidelijk onderscheid tussen een vrachtbrief en een afleveringsnota. De producten op zich worden in de database dus gewoon in dezelfde structuur verwerkt.

Voor wat betreft de BKD worden strenge verhandelingsvereisten gesteld die op de Afleveringsnota verschijnen. Voor wat betreft de Naktuinbouw kan een Naktuinbouw Keuringsdocument worden meegezonden.

Voorraad

Omdat NAK, Naktuinbouw en BKD producten in dezelfde structuur worden verwerkt, hoeft er geen extra rekening te worden gehouden met het bijwerken van de voorraad.

Een order is veel dingen tegelijk

We hebben al gezien dat we via het veld SoortOrder de volgende soorten kunnen toekennen:

  • Verkoop
  • Indirecte verkoop
  • Inkoop

Met deze mogelijkheden is het dus niet nodig extra orders in te voeren om diverse zaken voor elkaar te krijgen. Daarbij zijn er documenten die steeds automatisch goed aansluiten op elke situatie.

Voorbeeld indirecte verkoop order

Stel, u koopt in en u verkoopt meteen door. Het maakt niet uit of u de producten eerst nog wilt opslaan in uw magazijn of meteen doorstuurt. De essentie van het verhaal is dit: als het om dezelfde producten gaat die u inkoop en verkoopt, hoeft u maar één order te maken. Ook de orderregels voert u voor beide richtingen slechts één keer in. Met een inderecte verkoop order kunt u het gehele traject automatisch laten regelen, tot en met het importeren van de geautomatiseerde inkoop- en verkoop facturen in uw boekhoudpakket. Het volgende screenshot zegt u waarschijnlijk genoeg.

access-ord-efficientie01

Zowel bij inkopen als bij verkopen moet u natuurlijk goede afspraken kunnen maken en comminicatie moet makkelijk zijn.

  • Voor de inkoop kant kunt u een aanvraag doen bij uw leverancier. Hiervoor is een document beschikbaar via het dialoogvenster Order documenten > tabblad Aanvraag (screenshot). Nu kunt u de leverancier opdracht geven de goederen naar uw klant of naar u te brengen (en uw klant kan aangegeven hebben dat hij ze bij u komt ophalen of dat ze gebracht moeten worden). In de Aanvraag wordt dat meteen goed aangegeven. Een ontvangstbevestiging is ook mogelijk. De inkoop factuur wordt met een druk op de knop gemaakt.
  • Voor de verkoop kant kunt u uw klant een offerte of een overeenkomst toezenden. Bij akkoord kunt u een orderbevestiging toezenden. De verkoop factuur wordt met een druk op de knop gemaakt.

Alle facturen kunnen op een gewenst moment worden geëxporteerd. Dat betekent dus ook dat uw favoriete boekhoudpakket alles kan importeren. U heeft nu dus geen enkele factuur hoeven te maken en ook niet in het boekhoudpakket zitten inkloppen.

Ook met het geautomatiseerde fustregistratie systeem wordt op dezelfde wijze slim omgegaan en eveneens rekening gehouden met de datastroom (in/uit).

Met de CMR zijn er ook flexibele mogelijkheden (tabblad CMR (screenshot)). Zo kunt u de CMR ook direct doorsturen naar uw leverancier zodat u zeker weet dat deze een perfecte CMR heeft.

Order documenten en dataverwerking

Dit betreft specifieke documenten (CMR, Aflevringsnota etc.) en data (zoals een factuur) die aan de order gerelateerd zijn. Deze zaken worden volledig geautomatiseerd voor u geregeld terwijl u tegelijkertijd over een grote mate van flexibiliteit beschikt. De functies hiervoor zijn makkelijk te benaderen via het formulier Orders (screenshot) (hier ziet u waar op het lint de volgende groepen zich bevinden).

  • Zaken m.b.t documenten gaan altijd via groep Afdrukken plus (screenshot). Het woord 'Plus' is gekozen omdat er veel extra dingen te doen zijn dan alleen afdrukken.
  • Het verwerken van data gaat via het menu Specifiek (groep Extra) (screenshot). Het woord 'Specifiek' is gekozen omdat dit de enige locatie is waar specifieke taken ingedeeld zijn.

Order documenten

Documenten worden geautomatiseerd gemaakt en automatisch aan de order gekoppeld. Via het dialoogvenster Order documenten worden via de specifieke tabbladen alle documenten afgehandeld die op de onderliggende order van toepassing kunnen zijn. Zo kunt u daar geen fouten in maken en makkelijk en snel werken. In het voorbeeld hieronder het tabblad CMR.

Meer hierover in de rubriek Order documenten.

access-dial-a1-divdocs-cmr

Dataverwerking

Data van de order wordt eveneens geautomatiseerd verwerkt, gekoppeld en doorgevoerd. In onderstaand voorbeeld wordt het dialoogvenster AutoOrderData weergegeven waar 3 belangrijke zaken volledig geautomatiseerd worden verwerkt.

Meer hierover in de rubriek AutoOrderData.

access-dial-a0-autoorderdata-taakgroep1
access-dial-a0-autoorderdata-taakgroep2

De vrachtbrief

Belangrijk!

Ook in de branche NAK, Naktuinbouw en BKD worden vrachtbrieven vaak verkeerd gemaakt! In deze rubriek geven we er een paar voorbeelden van. Dikwijls wordt niet stilgestaan bij het feit dat ogenschijnlijke 'kleine fouten' ernstige concequenties kunnen hebben.

Neem a.u.b. goed kennis van deze rubriek.

Verderop zult u zien dat met Office Programs Orders dergelijke fouten eenvoudigweg niet mogelijk zijn. En dat, door slechts op één plek de juiste verpakking combinatie (VerpCombi) te kiezen.

access-verpcombi

Het werkelijke doel

In eerste instantie is de vrachtbrief een overeenkomst tussen twee partijen: de verzender en de vervoerder. Op het moment dat de ontvanger heeft getekend voor ontvangst, wordt deze de derde partij binnen de overeenkomst.

Aan de overeenkomst zijn voorwaarden gekoppeld. Wanneer de overeenkomst niet goed is opgesteld, kan er daarom geen aanspraak worden gemaakt. Dit is heel logisch en iedereen snapt dit wel. Tegelijkertijd denken veel mensen te vanzelfsprekend dat het allemaal wel goed is, want 'dat doen we zo al 30 jaar' of 'we gebruiken software, dus is het altijd goed'. De praktijk heeft echter bewezen dat het vaak ernstig fout gaat. En ja, het kan inderdaad zijn dat het tot op heden steeds 'goed' ging. Totdat het een keer goed raak is; diefstal, schade, of een ernstig ongeval. In die situaties wordt de vrachtbrief erbij gehaald en zal worden geconroleerd of u zich heeft gehouden aan de voorwaarden en of de informatie op de vrachtbrief wel correct is. Mocht dan iets niet in orde zijn, dan wordt u met de keiharde realiteit geconfronteerd. U heeft een grote verantwoordelijkheid, daarom moet u feilloos op uw software kunnen vertrouwen. Maar ben nu niet te goedgelovig dat dat vertrouwen altijd goed gefundeerde is...

Hierna slechts een paar voorbeelden van vaak voorkomende fouten uit de praktijk.

Opmerking

Dit betoog is beperkt gehouden omdat het louter bedoeld is om het probleem enigzins te verduidelijken. Een lang betoog met vele blunders behoort niet binnen de onderwerpen van deze pagina.

Enkele voorbeelden van grove fouten

Kenteken i.p.v. vervoerder

Waar de naam, adres etc. van de vervoerder moet worden ingevuld, wordt vaak een kenteken ingevuld... Maar u kunt geen overeenkomst sluiten met een kenteken...

Feit U voldoet niet aan de voorwaarden van de overeenkomst waardoor de gehele vrachtbrief ongeldig is.

Aantal colli's

Aantal colli's op de CMR is ervoor dat de chauffeur bij inontvangstneming tekent voor o.a. het aangegeven aantal en dat aantal dus ook moet afleveren. Hij moet ook op de vrachtbrief kunnen aangeven dat bijvoorbeeld 3 van de 20 colli's doorweekt waren op het moment van inontvangstneming. Voor hetzelfde aantal tekent de klant (ontvanger). De klant kan eveneens aangeven dat er 3 doorweekt zijn waarmee hij de opmerking van de chauffeur bevestigt. Maar ook dat er minder colli's zijn geleverd dan op de vrachtbrief vermeld.

Er zijn voorbeelden van:

  • Dat het aantal colli's gelijk is aan het aantal KG's...
  • I.p.v. colli's, fusten wordt aangegeven...

FeitAls het aantal colli's niet is aangegeven dan wordt het bij calamiteiten een discutabele zaak. Omdat een colli iets anders is dan een fust!

Gewichten

Waarschuwing Omtrent dit onderwerp staan er levens op het spel.

Als verzender bent u degene die de gewichten op de vrachtbrief aangeeft. Zowel bruto als netto. De software moet dus een zeer nauwkeurige berekening én uitsplitsing kunnen maken over het netto en bruto gewicht (product, verpakking, pallets). De vervoerder moet op basis van deze informatie blindelings kunnen vertrouwen. Ook hier gaat het vaak fout omdat het bruto gewicht niet correct wordt berekend. In het ene geval blijft het bij een geldkwestie. In een ander geval kunnen er levens op het spel staan.

Feit Als de vracht wordt gewogen en de lading blijkt zwaarder dan vermeld op de vrachtbrief, dan is de boete voor u. U bent in dit geval de verantwoordelijke voor het correct aangeven van het gewicht op de vrachtbrief.

Feit Bij een ernstig ongeluk zal de politie zeker het gewicht op de vrachtbrief controleren. Als de lading zwaarder blijkt dan op de vrachtbrief vermeld, dan heeft u een zeer groot probleem. Zeker als bij het ongeval (zwaar) gewonden en/of dodelijke slachtoffers betrokken zijn.

Niet relevante info op de vrachtbrief

Vaak wordt veel overbodige informatie op een vrachtbrief gezet terwijl de noodzakelijk informatie ontbreekt of verkeerd is. Dat komt doordat men vaak niet goed weet waarvoor een vrachtbrief werkelijk is, en dat kan ernstige gevolgen hebben. Om van dit betoog geen boekwerk te maken (hiervoor gaat er genoeg fout) zullen we ons beperken tot de colli's en de producten.

Zoals we gezien hebben wordt het aantal colli's vaak niet of verkeerd (fusten i.p.v. colli's) aangegeven. De vrachtbrief is echter heel algemeen en daarom spreekt men van colli. Een colli is een eenheid waarin iets verzonden wordt. Chauffeur neemt X aantal eenheden (colli's) in ontvangst en levert ook X aantal eenheden af. Voor u is het wellicht onlogisch, maar een colli kan een X aantal fusten bevatten... Fusten is daarom discutabel. Daarom wordt ook niet het aantal fusten op de vrachtbrief gevraagd, maar het aantal colli's.

In de overeenkomst wordt ook niet van uit gegaan dat een chauffeur kennis heeft over specifieke zaken. Zo hoeft hij niet te weten:

  • Wat een gaasbak is.
  • Op wiens naam fusten staan.
  • Welke producten hij precies gaat vervoeren (en al helemaal niet de Latjinse namen te kennen).

Dit zijn allemaal specifieke zaken die op de Afleveringsnota thuishoren.

De vrachtbrief is een volstrekt ander document met een volstrekt ander doel. Pas wanneer het doel van documenten exact bekend is, kan voor de juiste automatisering worden gezorgd waardoor u behoed blijft voor een hoop narigheid.

De applicatie moet u beschermen

Een programma is ervoor om u te dienen én te beschermen. Wanneer u in de orderregel de juiste verpakking combinatie (VerpCombi) heeft toegekend, wordt in Office Programs Orders alle data overal correct verwerkt en weergegeven.

access-verpcombi

KG - PCS - LTR - M3

Het programma wordt voor een groot deel aangestuurd door 'verpakking combinaties'. U kunt de producten namelijk in verschillende verpakkingseenheden en/of combinaties leveren. Dit noemen we een verpakking combinatie (in het programma VerpCombi). Hierin is een formule verweven waarmee o.a. het onderscheid wordt gemaakt in KG, PCS, LTR of M3. Bij deze typen moet natuurlijk rekening worden gehouden met het aantal... en dan dus ook met het gewicht... Deze typen heeft u vooraf aan de verpakking combinatie toegekend. En of ze nu in orders voorkomen of in lijsten voor het magazijn, u kunt gewoon altijd alles door elkaar gebruiken.

Het gaat zelfs iets verder... Want u moet natuurlijk altijd alles (elke soort orderregel) in rekening kunnen brengen. Ook als een type KG, PCS, LTR of M3 niet van toepassing is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afhandelingskosten, een extra verrichtte service, te verrekenen uren etc. U kunt het allemaal direct in de order opnemen. In dit systeem worden bijvoorbeeld ook fustregels (als orderregels) geregistreerd voor een correcte en efficiënte Fustregistratie.

access-verpcombi

Aantal colli's en fusten

De verpakking combinaties zorgen ervoor dat het aantal colli's en aantal fusten overal in de applicatie correct wordt doorberekend en weergegeven. Fusten zijn o.a. belangrijk voor de Fustregistratie, het Magazijn etc. Het aantal colli's is o.a. belangrijk voor de CMR (zie rubriek De vrachtbrief).

Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is in de orderregel de gewenste verpakking combinatie (VerpCombi) te kiezen.

access-verpcombi

Gewichten

In de rubriek De vrachtbrief hebben we gezien dat wanneer gewichten niet correct worden berekend, dit zeer ernstige consequenties kan hebben. Voor het product moet natuurlijk het netto gewicht bekend zijn. Dan is er ook het gewicht van de verpakking en de fust. Verder ook het gewicht van de pallets. De pallets en het type pallet worden ook in de orderregel ingevoerd en het gewicht daarvan wordt afzonderlijk berekend.

Alleen zo zijn alle gewichten perfect uitgespecificeerd. Zo bent u 100% gewaardborgd dat hierdoor geen problemen kunnen ontstaan.

access-verpcombi

Order documenten

Order documenten zijn de documenten die aan een order zijn gekoppeld. Vanuit het formulier Orders (screenshot) opent u het dialoogvenster Order documenten (screenshot). Dat kan via Afdrukken plus (screenshot) of door op F11 te drukken. Het dialoogvenster past alle taken automatisch toe op de onderliggende record.

De documenten worden automatisch opgeslagen, aan de order gekoppeld en in het subformulier Documenten getoond. Naast het geautomatiseerd maken en koppelen kunt u hier ook elk willekeurig ander document handmatig aan de order koppelen. Alleen de documenten met de juiste status worden automatisch op de CMR weergegeven.

access-frm-documentensub

Om u een goede indruk te geven van welke mogelijkheden u heeft en vooral hoe efficiënt u kunt werken, wordt in deze rubriek het doel van de documenten belicht.

Tip Voordat u iets met een document gaat doen, wordt door de orderbewaking (a.d.h.v. uw keuze op het dialoogvenster) steeds de Status, de SoortOrder en andere data van de order gecontroleerd.

De volgende verwijzingen zijn vaak voorkomende functionaliteiten. Als u deze verwijzingen raadpleegt gaat u kennis maken met erg handige functies.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Taal gerelateerde documenten.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht gericht e-mail verzenden.

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Mappenstructuur en Documentenbeheer.

Aanvraag

access-dial-a1-divdocs-aanvraag

Wordt gebruikt als SoortOrder Inkoop of Indirecte verkoop is. (Het aanvragen/verzoeken van het leveren van producten.)

Voor de tekst inzake het bezorgen is een flexibele functie beschikbaar. Vooral in deze situatie (zeker bij Indirecte verkoop) is dat nodig. De klant kan de goederen bij u ophalen of u moet ze brengen. Of de leverancier moet ze bij uw klant brengen of juist bij u. Dezelfde order gebruikt u namelijk om de goederen te bestellen bij uw leverancier én tevens om de administratie inzaken uw klant af te handelen.

De Taal van het document kunt u daarom tijdelijk aanpassen. Want u zou ENG kunnen gebruiken voor uw klant, terwijl u voor uw leverancier NED wilt gebruiken.

Omdat het gaat om een Aanvraag wordt nu het e-mail van de leverancier weergegeven. U kunt een aanvraag doen bij meerdere leveranciers en al die documenten worden afzonderlijk opgeslagen.

U kunt het/de document(en) ook koppelen aan de order door het vakje Document registreren in te schakelen.

Met handige PopUp vensters kunt u overal documenten en alle andere gekoppelde data ophalen. Straks meer hierover in de rubriek Diversen.

access-ui-verz-001-orders

Ontvangstbevestiging

access-dial-a1-divdocs-ontvangstbevestiging

Wordt gebruikt als SoortOrder Inkoop is.

In sommige gevallen - zoals bij de Aanvraag - moet u de Taal kunnen wijzigen. Wanneer dit niet relevant is wordt de Taal van het document automatisch overgenomen wat ook het handigst is.

Offerte

access-dial-a1-divdocs-offerte

Een offerte gebruikt u als u geen hoofdorder maakt. Met een offerte legt u alles goed en duidelijk vast.

De Taal van het document wordt nu automatisch van de order overgenomen.

Een overeenkomst (koopbrief) kunt u via het formulier Hoofdorders > Afdrukken plus verzenden. Dat document noemen we een Basis document. U kunt daar ook een document verzenden (Hoofdorder overzicht) dat alle informatie bevat die aan de hoofdorder is gekoppeld zoals orders en facturen. U bent niet verplicht een hoofdorder te maken.

Orderbevestiging

access-dial-a1-divdocs-orderbevestiging

Met een orderbevestiging stelt u de klant op de hoogte dat de bestelling in behandeling is genomen, waarover het gaat en wanneer wordt geleverd. Dit is geen verplicht nummer, maar het wordt vaak erg gewaardeerd als een goede service.

Het is een kleine moeite: op F12 drukken en op OK...

Naktuinbouw Keuringsdocument

access-dial-a1-divdocs-naktkeuringsdoc

Hiermee maakt u het Naktuinbouw Keuringsdocument. Label codes, nummers, cellen etc. worden op het document weergegeven (indien gewenst a.d.h.v. uw instellingen). Deze informatie is allemaal makkelijk te koppelen. Zoals u weet kan het ook zijn dat dit document aan u wordt aangeleverd.

Opmerking Net zoals met de CMR wordt met dit document ook niet altijd goed omgegaan.

Afleveringsnota

access-dial-a1-divdocs-afleveringsnota

De Afleveringsnota is een erg gespecificeerd document waarin zowel de NAK, Naktuinbouw als BKD producten op worden weergegeven, inclusief de fusten, pallets, en overige orderregels.

Als u zorgt dat Document registreren is ingeschakeld, kunt u gewoon op OK klikken en het document wordt gemaakt en aan de order gekoppeld (zoals in andere gevallen). Bij de rubriek CMR hebben we nog een verrassing...

Phyto

Sommige mensen mogen dit document zelf aanleveren, anderen niet.

Pakbon

Dit is normaal gesproken niet nodig omdat de Afleveringsnota compleet is. Deze pakbon is gewoon een extra optie voor als u een andere lijst wilt.

CMR

access-dial-a1-divdocs-cmr

De CMR wordt - zoals andere documenten aan de order gekoppeld (indien Document registreren is ingeschakeld). Hier en bij andere tabbladen is een vak Status. Wanneer u daarin de waarde Lijst heeft geselecteerd (screenshot), wordt het document namelijk automatisch in een lijst opgenomen. In dit geval is dat een lijst op de CMR die wordt weergegeven en wel in vak 5 (Bijgevoegde documenten). Zo kunt u niets vergeten en hoeft u geen extra handelingen te verrichten. En de waarden op het dialoogvenster worden ook opgeslagen.

Verder kan het zijn dat u de CMR moet verzenden naar een leverancier (wanneer hij de goederen bezorgt), een vervoerder of naar de klant zelf.

Collectief

Dit tabblad is ervoor dat u meerdere bijlagen kunt verzenden naar de leverancier, de vervoerder of de klant. Gewoon handig voor als zo'n situatie zich voordoet.

Orderbewaking

De orderbewaking doet dienst op meerdere niveaus om de stroom van orders van A to Z correct in goede banen te leiden. Twee belangrijke gegevens voor de orderbewaking zijn de Status en de SoortOrder. De Status geeft o.a. aan of de order nog een concept is, of een offerte van de order is verzonden, of de order bevestigd is, of deze vervallen is, of de producten klaar staan voor verzending, of als de order geheel afgehandeld is en in de geschiedenis thuishoort, etc. etc. De SoortOrder geeft aan of het een Inkoop order, Verkoop order of Indirecte verkoop order is. In al die omstandigheden wordt gecontroleerd op handelingen van de gebruiker zodat niet per abuis een fout wordt gemaakt. In deze rubriek halen we slechts een paar zaken aan, maar in werkelijkheid speelt er veel meer. Een goede applicatie kenmerkt zich door OMA .

  • Organiseren
  • Managen
  • Automatiseren

Doordat deze voorwaarden in de gehele applicatie aanwezig zijn, kan o.a. met de Status en de SoortOrder een goede orderbewaking worden gerealiseerd. De volgende zaken kunnen worden gezien als orderbewaking waardoor o.a. zaken kortgezegd kunnen worden geautomatiseerd en waardoor u daar dus geen omkijken naar heeft:

  • Diverse waarden worden bij de invoer en wijzigingen van de order gecontroleerd a.d.h.v. de Status en SoortOrder.
  • De Status geeft verschillende fasen van administratieve werkzaamheden aan.
  • De Status kan niveaus in de datastroom worden opgeschoven en ook teruggezet. Door het programma wordt gecontroleerd wat wel/niet toelaatbaar is.
  • Bij het genereren van Order documenten (zie daar) wordt a.d.h.v. de Status, de SoortOrder en andere ingevoerde waarde van de order, steeds gecontroleerd of voldaan is aan de vereisten voor een bepaald document.
  • De Status helpt bij het verzamelen van producten in het magazijn en kan collectief worden ingesteld op OK (producten staan klaar voor verzending).
  • De SoortOrder bepaalt de datastroom (in of uit), waardoor o.a. de fustregistratie geautomatiseerd kan worden verwerkt.
  • De Status zorgt voor een goed onderscheid in orders die in de volgende lijsten worden weergegeven:
    • Alle
    • Actuele
    • Lopende
    • Financiële
    • Geschiedenis
    • Vervallen

Zowel hoofdorders als orders hebben beide een Status en SoortOrder. Voor beide gevallen komt dit op hetzelfde neer. Eén van de hulpmiddelen voor het goed managen is het Orders gegevensblad. Er is ook een Hoofdorders gegevensblad. Hiermee heeft u direct inzicht in wat er speelt.

Kleine greep uit de functionaliteiten

Naast talloze controles op verkeerde handelingen van de gebruiker, ondersteunt de Status en SoortOrder diverse handige functionaliteiten. Hieronder slechts een paar van die functionaliteiten.

  • In Fig. 1 het Orders gegevensblad met een paar voorbeelden van Statussen.
  • In Fig. 2 het menu Specifiek van het Orders gegevensblad waarmee de Status van alle geselecteerde orders collectief met één klik kan worden ingesteld. Gebruiker hoeft natuurlijk niet zelf in de gaten te houden of de juiste records zijn geselecteerd. Daar hebben we een programma voor.
  • Fig. 3 toont recordset functies waarmee u snel de gewenste set met orders in beeld krijgt. Een dergelijk gegevensblad wordt standaard geopend met de lijst Actuele.

Opmerking Door de gehele applicatie heen speelt SQL (Structured Query Language) een belangrijke rol waardoor vele mogelijkheden worden gecreëerd.

Fig. 1

access-frm-ordersgegevensblad

Fig. 2

access-ui-mnu-specifiek-ordersgegevensblad

Fig. 3

access-ui-mnu-recset-orders

Fustregistratie

De fustregistratie is dusdanig opgezet dat u zo min mogelijk handelingen hoeft te verrichten. Tevens is rekening gehouden met het feit dat alles moet kunnen omdat niet iedereen en niet binnen elke branche op dezelfde manier wordt gewerkt. Het afstemmen op één van die zaken zou dan een beperking opleveren.

Fusten zijn zowel de eenheden waarin het product is verpakt (dozen, kisten etc.) als pallets.

Voorwat betreft de uit stroom van fusten (pallets vallen daar ook onder) kan dit worden geautomatiseerd (zie rubriek AutoOrderData). Snel en gegarandeerd foutloos. Echter, wat retour komt is 'onvoorspelbaar'. Daarom kan in de fustregistratie ook incidenteel (handmatig) worden geboekt. Dat is ook nodig om afwijkinge recht te trekken.

Met een PopUp venster heeft u o.a. altijd en overal inzage in de fustbalans.

access-frm-popupfustbalans

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen.

Voorraadsysteem

Het voorraadsysteem is nauw verbonden met orderregels, partijen en boekstukken. Het voorraad systeem werkt geautomatiseerd, maar wel met een vinger aan de pols. Er zijn twee soorten boekstukken:

  • Orderregel boekstukken.
  • Neutrale boekstukken.

Beide typen boekstukken worden geboekt in het dialoogvenster Partij boekstukken. Dit is het principe:

  • In een orderregel (alleen bij het formulier Orders, dus niet bij Hoofdorders), wordt een boekstuk aan de orderregel gekoppeld (Fig. 1). Dit is dus een Orderregel boekstuk.
  • In het boekstuk (Fig. 1) kunnen aantallen worden verzameld uit meerdere partijen om aan het gewenste aantal in de orderregel te voldoen. (Zo hoeft u dus nooit met restjes te blijven zitten.)
  • Om de voorraad incidenteel bij te stellen of als een nieuwe partij is binnen gekomen, maakt u een Neutraal boekstuk aan (Fig. 2). Dit zijn boekstukken die los van orderregels staan. U kunt dit zien als een memoriaal dagboek in een boekhoudpakket.
  • Aan de orderregels is dan wel een boekstuk gekoppeld, maar er kan nog van alles wijzigen: een order afgezegd, aantallen gewijzigd etc. Daarom worden de boekstukken pas op een bepaald moment definitief gemaakt. Via het dialoogvenster Voorraad doorboeken gebeurt dit collectief: alle boekstukken van alle geselecteerde orders worden in één keer doorgeboekt (Fig. 3). Uiteraard met de nodige controles.

Fig. 1

access-dial-a0-partijboekstukken-orderregel

Fig. 2

access-dial-a0-partijboekstukken-neutraal

Fig. 3

access-dial-a0-voorraadbijwerken

Partijen

Bij partijen kunt u diverse gegevens registreren die belangrijke data aanlevert voor veel uiteenlopende zaken. Denk aan de voorraad, de afleveringsnota, heffingen, maandstaat Naktuinbouw etc. De structuur voor de partijen is dusdanig opgezet dat deze voor elke branche geschikt is.

Aan de partijen zijn voorraadgroepen gekoppeld (partijregels) om maten te onderscheiden of groepen producten die nog geschoond moeten worden of iets dergelijks. Een voorselectie van de meest gangbare maten is ook handig. Bij het leveren kunt u dan toch een maat opgeven die in de buurt komt als uw klant specifieke maten wil.

Een voorraadgroep kan aan meerdere partijen worden gekoppeld, want elke partij kan items van dezelfde groep (zoals een maat) bevatten.

Reclameringen

U kunt op twee manieren omgaan met reclameringen die bij u worden gedaan.

  • De eerste manier is om deze - precies zoals dat altijd met een tegenboeking wordt gedaan - hiervoor een creditnota te maken. Een reclamering is niks anders dan een gewone orderregel, maar dan met een negatief aantal. Zo wordt alle data boehoudkundig correct verwerkt.
    • Daarnaast kunt in het programma het product heel nauwkeurig koppelen aan de overeenkomst. Maar beter gezegd: aan het item in de overeenkomst. Want hetzelfde product kan vaker in de overeeenkomst voorkomen (bijvoorbeeld onder een andere maat, partij etc.).
  • Verder bestaat er een extra mogelijkheid om reclameringen te registreren zodat u (ter vergelijking) een goed beeld heeft van welke klanten van welke partijen reclames hebben ingediend.

AutoOrderData

AutoOrderData betreft het automatisch verwerken van fustregels en het factureren. De functies hiervoor zijn makkelijk te benaderen via het formulier Orders (screenshot) menu Specifiek (groep Extra) (screenshot).

Fusten zijn zowel de eenheden waarin het product is verpakt (dozen, kisten etc.) als pallets. Soms moet er statiegeld in rekening worden gebracht, een andere keer niet. Weer een andere keer zijn het ruilfusten. Om de administratie hiervoor correct te laten verlopen, is het nodig dat in alle gevallen deze zaken op de juiste manier te registreren. En dat doen we natuurlijk geautomatiseerd...

Het begint ermee dat in een order elke gewenste orderregel kan worden gemaakt. Want we houden van flexibiliteit, niet van beperkingen... We hebben enkele definities aan bepaalde orderregels toegekend. Zo is een VC regel (vepakking combinatie regel) een regel met een verpakking combinatie. Een AZ regel (afzonderlijke regel) kan elke andere regel zijn die - naast VC regels als extra regel - afzonderlijk is toegevoegd. Een Fustregel is een AZ regel, maar zo gedefinieerd om een regel voor een fust aan te duiden (maar dat had u wellicht al begrepen). Maar om beestjes een eenduidige naam te geven, weten we altijd goed waar we het over hebben.

Zoals gezegd is het nodig dat alles correct moet worden geregistreerd. Die correcte registratie begint bij de order. In de VC regel geeft u o.a. de Eenheid op (doos, zak, kist, gaasbak etc.). Het Aantal hiervoor wordt automatisch door VerpCombi gegeven. Ook voert u in dezelfde regel het AantalPallets in en het TypePallet. Deze VC regel bevat nu alles wat we nodig hebben voor de geautomatiseerde fustregistratie. Dit gaat via het dialoogvenster AutoOrderData en het moet in afzonderlijke fasen kunnen.

Fig. 1

access-dial-a0-autoorderdata-taakgroep1

Fig. 2

access-dial-a0-autoorderdata-taakgroep2

Fase 1 Fustregels aan de order toevoegen

In Fig. 1 wordt via Taakgroep 1 de Fustregels aan de order toegevoegd. De benodigde data wordt dus uit de VC regels gehaald. Deze eerste stap is ervoor om de order van de juiste data te voorzien. Als u de klant een offerte toezend, worden deze regels weergegeven. Als u het goed doet laat u de klant de offerte bevestigen.

  • De categorieën staan voor de twee verschillende soorten fusten (eenheden en pallets).
  • De prijs die is gekoppeld aan de fust kan wel of niet worden aangehouden. Zo kan statiegeld van toepassing zijn en dat u toch niet het statiegeld berekend.

Fase 2Fustregistratie bijwerken

De fustregistratie mag natuurlijk pas worden bijgewerkt als de order is bevestigd (eveneens via Taakgroep 1, Fig. 1). Dat is de reden waarom dit afzonderljk moet kunnen. Met de datastroom wordt automatisch rekening gehouden (a.d.h.v. de SoortOrder). Verder worden er nog een aantal zaken automatisch voor u geregeld.

Fase 3Factureren

In Fig. 2 wordt via Taakgroep 2 een factuur gemaakt. De data van de order wordt dusdanig 'gekneed' dat deze in de module Facturering past en verder als een factuur kan worden behandeld (herinneringen, boekhouding etc.). U hoeft daar zelf verder niets voor te doen. Op deze taakgroep kunt u diverse instellingen maken en u kunt zo vaak u wilt de order factureren zodat u ook en bepaald percentage kunt factureren. Verder kunt u het Document registreren zodat het in de CMR wordt opgenomen, E-mailen etc. (Zie voor dit soort functies ook Order documenten.)

Facturen worden - naast de Order documenten - ook apart geregistreerd in het subformulier Deelfacturen (screenshot) met alle info over hoe en wat u heeft gefactureerd.

Extra functionaliteiten

Opmerking Deze opsomming is beperkt gehouden.

Het gaat hier om enkeke functionaliteiten die grotendeels beschikbaar zijn in de groep Afdrukken plus > menu Diversen (screenshot). Dit menu is op meerdere locaties in de applicatie beschikaar.

Monsters

Optioneel

Met deze functie kunt u a.d.h.v. de verkopen eenvoudig bepalen van welke partijen u monsters wilt nemen. Hiervoor draait u eenvoudig etiketten uit voor op de monsterzakjes. De geschiedenis van de genomen monsters wordt automatisch bijgehouden zodat u in één oogopslag inzicht heeft wanneer u weer monsters moet nemen. Deze functie bespaart u veel tijd in tegenstelling tot wanneer u alles handmatig zou moeten doen.

  • In het Monsters gegevensblad met producten selecteert u incidenteel of collectief makkelijk de gewenste hoeveelheden a.d.h.v. LeverDatum etc.
  • In het PopUp venster Monsters totalen wordt tegelijkertijd alles getotaliseerd.
  • In het dialoogvenster Monsters instellingen maakt u met één klik monster sets aan en drukt u etiketten af voor op de monsterzakjes.
access-dial-actie-monstersinstellingen

Pallet kaarten

access-dial-a0-palletkaarten

Via dit dialoogvenster worden palletkaarten gemaakt in Microsoft Word. Zo kunt u een kaart eventueel nog aanpassen (bijvoorbeeld als twee verschillende producten op één pallet worden gezet.) Voor elke pallet wordt een kaart gemaakt met de juiste productinfo, inclusief symbolen voor droog opslaan, goed geventileerd, vereiste temperatuur. U kunt zelf kiezen welke info u op de pallet kaart wilt.

Fust aftekenformulieren

De fusten die uitgaan worden geautomatiseerd geregistreerd (zie AutoOrderData), maar u kunt er geen gif op innnemen wat retour komt. Juist voor (o.a.) dit doel kunt u formulieren afdrukken.

Maandstaat Naktuinbouw

access-dial-a0-maandstaatnak


Met de Maandstaat Naktuinbouw doet u de maandelijkse opgave voor de Naktuinbouw. Uiteraard wordt de juiste data opgehaald. Direct e-mailen en u bent in een paar seconden klaar.

Heffingen

Middels het dialoogvenster Heffingen genereert u lijsten om data op te halen over wat moet worden aangegeven. Daarnaast kunt u diverse controles uitvoeren, bijvoorbeeld wat een bemiddelaar in rekening heeft gebracht voor zijn provisie en hoeveel u aan royalty's moet afdragen.

Veelzijdigheid

Orders is een stuk veelzijdiger dan welk ander programma dan ook. Niet alleen in de zin van de samenvoeging van meerdere branchegroepen, maar ook in de zin van het werken met hoofdorders. En ook dat bent u niet verplicht, want het is van belang dat u als gebruiker vrij moet zijn om wel of niet met hoofdorders te werken of zelfs de ene keer wel en de andere keer niet. Al deze veelzijdigheden vereisen dan ook dat u meerdere overzichten v.w.b. de heffingen moet kunnen genereren. Of u nu een rapport genereert of een export naar Excel maakt.

Met hoofdorder gegevens betreft orders die vanuit een hoofdorder zijn gegenereerd. Zonder hoofdorder gegevens niet. Het is van belang dat u als gebruiker daar een vrije keus in hebt.

Rapporten en Exports

Met een rapport haalt u per soort data (Type, BTW etc.) gegroepeerde data met totalen op. Alle opgenomen groepen heeft u nodig. Zoals veel rapporten in een Office Programs Access applicatie past ook dit rapport zicht aan uw keuze aan. (Voor alle omstandigheden wordt slechts één rapport gebruikt.)

Van dezelfde selectie kunt u een export maken naar Excel zodat u met de data kunt doen wat u wilt. U krijgt steeds die kolommen te zien die relevant zijn. Een aantal kolommen worden opgemaakt voor een optimale weergave.

Het dialoogvenster

  • Op het tabblad Instellingen (Fig. 1) geeft u eenvoudig de criteria op en hoe de data op het rapport moet worden gepresenteerd.
  • Op het tabblad Heffingen (Fig. 2) voert u de gewenste actie uit. Hier kunt in het vak Taak de bron kiezen zonder dat u opnieuw selecties hoeft te wijzigen.

Opmerking In de Help vindt u uitgebreidere info van alle mogelijkheden.

Fig. 1

access-dial-a1-heffingen-inst

Fig. 2

access-dial-a1-heffingen

Verzamelbon

access-dial-a0-verzamelbon

Hiermee genereert u een rapport a.d.h.v. de orders voor het verzamelen van de producten die moeten worden geleverd. Het rapport is erg dynamisch in het weergeven van de info. In dit dialoogvenster wordt tevens meteen al een begin gemaakt om de orders te markeren dat ze klaar staan voor verzending. Via het Orders gegevensblad heeft u een goed overzicht én krachtige middelen om de orders collectief te markeren als zijnde klaar voor verzending. En als ze verzonden zijn gaan ze de Geschiedenis in.

Tip: Selecteren Handig is dat een gebruiker alleen een criterium hoeft te selecteren als de op te halen records daaraan moeten voldoen. Geen selectie is dus geen beperking. Daarnaast worden veel instellingen op een dialoogvenster automatisch opgeslagen.

Verkoopprijzen

Hiermee krijgt u een overzicht van hoeveel en voor welke prijzen producten aan een klant zijn of worden geleverd. Deze functionaliteit is speciaal ontwikkeld voor zowel intern als extern gebruik.

  • In Fig. 1 geeft u de gewenste instellingen op.
  • In Fig. 2 kunt u opdrachten uitvoeren die vaker op dergelijke dialoogvensters beschikbaar zijn:
    • Direct een PDF naar uw klant verzenden.
    • Een Afdrukvoorbeeld genereren.
    • Een Interactief rapport genereren.
  • Fig. 3 is een algemeen voorbeeld van een Interactief rapport. In rubriek Diversen meer hierover.

Fig. 1

access-dial-a1-verzendingverkoopprijzen-inst

Fig. 2

access-dial-a1-verzendingverkoopprijzen

Fig. 3

access-rap-ia-algemeen

Diversen

Op de pagina's Voorbeelden en Basiscomponenten ziet u straks algemene functionaliteiten met een volledigere toelichting.

access-system-orders

In deze rubriek (Diversen) worden een paar van die functionaliteiten genoemd. Echter, hier hebben ze betrekking op deze applicatie. In de verwijzingen ziet u waar u meer info over de functionaliteit kunt krijgen.

Interactieve rapporten

Binnen Orders wordt een aantal malen gebruik gemaakt van Interactive rapporten. Dit is bijna hetzelfde als een gewoon rapport, maar in een Interactief rapport kunt u o.a. filteren.

access-rap-ia-algemeen

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Interactieve rapporten.

Stuurgegevens

Stuurgegevens voert u éénmaal in en vervolgens kunt u deze gegevens elders in de database hergebruiken en in lijsten kiezen. Hiermee richt u de database in zoals u dat wilt en naar uw behoeften.

access-frm-applicatiestuurgegevens-ord
access-frm-applicatiestuurgegevens-ord-prd

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > Stuurgegevens.

PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen

Raadpleeg overal met één klik samenhangende informatie, waar u zich ook in de applicatie bevindt.

Een PopUp venster ligt altijd boven andere formulieren zodat de informatie erop, altijd in het zicht is. U roept ze op via het menu PopUp info (screenshot). In het PopUp venster zelf wordt dan informatie weergegeven die gerelateerd is aan een record in het onderliggende formulier.

access-ui-verz-001-orders
access-frm-popupdocumentenorders-methf
access-frm-popupdocumentenorders
access-popup-vensters-exporteren-ord-popupdocumentenorders

access-frm-popupfustbalans
access-frm-popupmor
access-frm-popupklanten

Algemeen voorbeeldVoorbeelden > PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen.

Recordsetfuncties

Haal met één klik de juiste records op. Snel en altijd correct. Recordsetfuncties hebben ook een positieve invloed op de prestaties van de applicatie.

Zowel in gegevensbladen als in gewone formulieren beschikt u over superhandige voor gedefinieerde recordsetfuncties. Deze SQL aangestuurde functies zijn bijzonder krachtig en we kunnen alles naar uw wensen voor programmmeren. Sommige functies:

  • Stellen de gehele bron van een onderliggend object in. Zo kunnen lijsten worden beperkt (is handig en heeft positieve invloed op de prestaties).
  • Stellen een filter in.
  • Stellen een sortering in.
  • Stellen in één keer een combinatie in van diverse mogelijkheden.
access-ui-mnu-recset-orders
access-ui-mnu-recset-perioden-orders
access-ui-mnu-recset-partijengegevensblad

BasiscomponentBasiscomponenten > Recordsetfuncties.

Waar nu naar toe?

Voorbeelden en Basiscomponenten

Naast de kenmerken die op deze pagina zijn getoond, heeft deze applicatie nog veel meer in huis. Er zijn vele globale functionaliteiten en Orders werkt op dezelfde wijze. Omdat ze globaal zijn, zijn die functionaliteiten dan ook op de 'globale' pagina's Voorbeelden en Basiscomponenten geplaatst. Voor een aantal onderwerpen op die pagina's zijn zelfs voorbeelden uit Orders gebruikt. U kunt naar deze pagina's gaan door op onderstaand knop te klikken.

access-system-orders

Als u alleen geïnteresseerd bent in Orders, dan zijn alleen de pagina's Voorbeelden en Basiscomponenten relevant voor u. De overige pagina's zijn voor mensen die een geheel nieuwe applicatie willen laten bouwen. Via Home kunt u ook altijd weer terug naar Orders.

Algemeen gebruik

Wilt u meer weten? Raadpleeg dan de Help artikelen op de pagina Algemeen gebruik. Wanneer u straks in de applicatie bent, kunt u op F1 drukken. Het dialoogvenster Help wordt dan weergegeven (screenshot). Daar kunt u een artikel kiezen en wordt u vervolgens direct naar de juiste pagina geleid. (Voor Orders specifieke onderwerpen is een uitgebreide offline Help aanwezig.)

Sectie Facturering

Office Programs Orders maakt gebruik van module Facturering (screenshot) die als een sectie is ingevoegd.

Voor informatie, zie de pagina Module Facturering.

Overige info

Huren of kopen

Huren

De huur is per jaar. U zit nergens aan vast. U ontvangt gratis updates.

Kopen

Kopen betekent dat u na enkele jaren de huurkosten eruit heeft. Maar kopen heeft meer voordelen.

Als u de applicatie koopt, kunt u de applicatie naar uw wensen door Office Programs laten uitbreiden met functionaliteiten specifiek afgestemd op uw wensen. Zelfs binnen het standaard gedeelte. Is de functionaliteit ook zinvol voor andere gebruikers, dan kunnen de kosten worden gereduceerd. Want ondanks u de applicatie heeft gekocht, blijft de applicatie deel uitmaken van hetzelfde systeem wat veel voordelen heeft. Mocht u een onderwerp of functionaliteit in de applicatie willen opnemen dat volstrekt los staat van de applicatie, dan valt de gehele applicatie onder maatwerk. Als u de link voor het Onderhoudscontract in de rubriek Nazorg volgt, leest u meer over de mogelijkheden.

Eerst huren en daarna kopen?

Als u eerst huurt en daarna toch liever koopt, is dat geen probleem. U kunt de applicatie dan eventueel ook laten uitbouwen zoals hierboven in de rubriek Kopen is geschetst.

  • Huren is geen huurkoop. Betaalde huur wordt dus niet in verrekend.
  • Als u van huur naar koop wilt, dient u dit minimaal 1 maand voordat uw Servicepakket afloopt aan te geven.
  • U ontvangt een offerte gebaseerd op koop. Indien u akkoord gaat wordt een nieuw Servicepakket gemaakt.

Nazorg

Nazorg is erg belangrijk, zeker voor het onderhoud. Via de volgende links wordt u geïnformeerd over de mogelijkheden. Deze items zullen in de offerte als optionele items worden aangeboden. Bij huur is het Onderhoudscontract niet van toepassing.

Extra hulp

Ondanks een applicatie nog zo gebruiksvriendelijk is en er een goede Help aanwezig is, kan van gebruikers niet alles worden verwacht. In de Help staat alles exact en stapsgewijs beschreven. Echter, sommige applicaties zijn behoorlijk uitgebreid en dan kan een extra hulp welkom zijn. Gebruikers leren dan sneller de fijne kneepjes kennen en zullen zo efficiënter met de applicatie omgaan.

U kunt op diverse fronten extra hulp krijgen. Vraag naar de mogelijkheden.

Offerte

Eerst een demo

U werkt altijd eerst in een demo uitvoering (die u dient aan te vragen als de offerte u enigzins bevalt). Zo kunt u alle opties verkennen en a.d.h.v. de offerte aangeven wat u wenst voor de feitelijke uitvoering. Zo betaalt u alleen waar u behoefte aan heeft.

Op de offerte staan alle optionele items vermeld. Tevens kunt u ervoor kiezen wel of geen onderhoudscontract te nemen (bij koop) en wel of geen persoonlijke ondersteuning. Alle zaken waarvoor u kiest worden uiteindelijk in uw Servicepakket opgenomen. Zo biedt de offerte op voorhand een compleet overzicht van alle mogelijkheden. U ontvangt twee offertes: één voor huur en één voor koop. Neem even contact op.

Opmerking Geef op het contactformulier in het vak Uw verzoek aan om welke applicatie het gaat.

Offerte bevestigen

Als u het programma 1 maand gratis heeft geprobeerd (of eerder), kunt u de offerte bevestigen en doorgeven voor welke opties u gaat. U dient dan meteen uw Gebruikersdomein door te geven zodat de applicatie voor u kan worden geregistreerd. Hoe?

  • Ga in de demo uitvoering naar menu Bestand.
  • Kies Opties > Algemeen.
  • Op het dialoogvenster kiest u tabblad Tools.
  • Klik op Gebruikersdomein verzenden. U kunt het e-mail bericht eerst tonen voordat het wordt verzonden.

U kunt de Gebruikersdomein ook op een andere wijze doorgeven, maar met bovenstaande functie weet u zeker dat het goed is.

1 maand gratis proberen

Als u de demo uitvoering aanvraagt, kunt u tot 1 maand het programma uitvoerig testen.

Over de demo uitvoering

De demo uitvoering is een volledig werkend programma. Echter, alles wat u in deze uitvoering invoert, kunt u straks in de feitelijke database wanneer u het programma aanschaft, niet gebruiken. U dient dan dus met een nieuwe opzet te beginnen. (Op deze manier kunnen we u meer mogelijkheden bieden.) Daarnaast is het veel beter om uitsluitend met fictieve data in de demo uitvoering te werken want dan heeft u alle vrijheid om alles eens goed te testen en uit te proberen. Als u alles gaat invoeren zoals het voor u uiteindelijk zou moeten zijn, kunt u minder aspecten testen en komt u wellicht tijd tekort.

Concentreer u daarom tijdens uw testen op de meest belangrijke aspecten zoals:

  • Werkt het efficiënt zodat we tijd winnen, fouten voorkomen en kosten besparen?
  • Ontzorgt het ons?
  • Werkt het makkelijk?
  • Wordt foute invoer en/of handelingen goed onderschept?
  • Kan ik ermee wat ik wil?

Afspraak voor een demonstratie?

We zullen het programma graag aan u demonstreren. Dat kan op onze laptop, maar er is een veel beter plan. Nadat we een afspraak hebben gemaakt (neem even contact op) kunnen we het volgende doen:

  • De demo uitvoering wordt op uw systeem geplaatst. Er hoeft niets te worden geïnstalleerd, maar Microsoft Access moet wel op het systeem zijn geïnstalleerd. Indien nodig kunt u hier hulp bij krijgen, zie rubriek Benodigde software.
  • Er wordt +/- 2 uur uitgetrokken voor de demo. Dat is geheel gratis. Plan de demonstratie voor een dag waarop meerdere mensen de demonstratie bij kunnen wonen.
  • Een demonstratie is niet per se nodig. Nadat u een offerte heeft ontvangen, kunt u ook zelf het programma op uw systeem plaatsen en aan de slag gaan.

Benodigde software

Het programma draait op Microsoft Access en altijd onder de nieuwste versie. Heeft u helemaal geen Office, dan kunt u werken met Access Runtime - de gratis uitvoering. Maar beter is om met de retail (gewone) versie te werken. Veel mensen zitten nog vastgekleeft aan een Office versie 2010, 2013, 2016 etc. Maar het beste kunt u kiezen voor Office 365.

Waarom Office 365?

Het grote voordeel is dat u met Office 365 altijd over de nieuwste Office versie beschikt. Verder beschikt Office 365 over dezelfde functionaliteiten als de andere uitvoeringen. Het verschil met het gewone Office pakket is, dat met Office 365, bestanden ook online beschikbaar zijn omdat ze via een browser kunnen worden benaderd. Dat geldt overigens niet voor Access, maar dat is ook niet nodig. Op de pagina Basiscomponenten > Geschikt voor multi-users leest u er meer over.

In Office 365 zijn er verschillende smaken. Ga naar https://products.office.com/nl-nl/business/office voor meer informatie of zoek op Office 365 voor bedrijven. Heeft u meer informatie nodig over het Office 365 abonnement, neemt u dan contact op met Microsoft.

Hulp nodig bij het installeren van Office 365?

Als u hulp nodig heeft bij het installeren van Office 365, kan Office Programs dat tegen betaling voor u uitvoeren. Maak hiervoor wel een afspraak.