Access modules / Onderhoudscontract

Inleiding

Bespaar ontwikkelingskosten en werk altijd met een Access applicatie die in topconditie verkeert.

Op deze pagina krijgt u advies over hoe u het beste gebruik kunt maken van bestaande modules en hoe een onderhoudscontract daarmee samenhangt. Het uitgangspunt is om een zo goed mogelijk product tegen zo laag mogelijke kosten te kunnen leveren. Dit bereiken we door diverse modules - zelfs complete applicaties - herbruikbaar en implementeerbaar te maken voor elke maatwerk applicatie.

Alle onderdelen worden vanaf de kern steeds in optimale conditie gehouden en alles wordt door het Application Managing System bijgewerkt. Van tijd tot tijd ontvangt u updates. Uw applicatie beschikt daarom altijd over de modernste technologie en is altijd compatibel met de nieuwste versies.

access-modulair

De voordeligste situatie

Laten we de modules die vaker worden ingezet, standaardmodules noemen. Zie ze als afzonderlijk inzetbare onderdelen, maar het kunnen ook complete applicaties zijn. Wanneer een standaardmodule geheel voldoet aan uw wensen, is dat de voordeligste situatie. Normaalgesproken wordt er - naast een standaardmodule - ook een specifiek gedeelte gebouwd; uw maatwerk. De standaardmodule(s) en uw maatwerk gedeelte vormen samen uw applicatie.

Voorbeeld

Factuur is een volledig werkend programma wat we dan ook een standaardapplicatie kunnen noemen. Deze applicatie bestaat uit de volgende modules:

  1. Basiscomponenten (screenshot). Voor meer, zie de pagina Basiscomponenten.
  2. Module Klanten (CRM systeem).
  3. Module Producten.
  4. Module Facturering.
  5. Module Projecten.
  • De Basiscomponenten vormen het fundament van de applicaties. Winst dus.
  • Stel dat u in uw maatwerk relaties moet beheren, dan kunt u besluiten om ook te kiezen om de module Klanten te laten implementeren. Alweer winst zonder onnodige kosten. Maar dat is nog niet alles...

Het mooie van het Application Managing System (screenshot) is, dat de standaardmodules (inclusief Basiscomponenten) van tijd tot tijd worden bijgewerkt en dat u hiervan blijft profiteren. Ondanks dat deze onderdelen al deel uitmaken van uw applicatie en al jaren operationeel zijn. Alweer winst dus, want zo blijft uw applicatie steeds compatibel met de nieuwste versies van Microsoft Access. Ook uw klantspecifieke objecten moeten bij een nieuwe versie van Access worden bijgewerkt. Zou het overdreven zijn te stellen dat uw applicatie op deze manier altijd in topconditie verkeert?

Alles onder één dak

Afwijken van een standaardmodule?

Als u van een standaardmodule afwijkt is het geen standaard meer. Zo eenvoudig is dat (zie de tip verderop). Dit betekent echter niet dat de objecten binnen de module (formulieren, rapporten, codemodules, tabellen, etc.,) niet meer kunnen worden bijgewerkt. Als het uw maatwerk betreft, gebeurt dat bijwerken alleen in opdracht van u. Dit zal dan handmatig moeten gebeuren en dat is natuurlijk een stuk kostbaarder. Uw specifieke maatwerk wordt goed onderhouden voor wat betreft de compatibiliteit met Access versies en de Basiscomponenten (screenshot).

Om optimaal van het financieel voordeel te profiteren luid het advies dan ook om zoveel mogelijk de standaard aan te houden en alleen wijzigingen te laten aanbrengen als dat echt nodig is. Om onze gebruikers zo goed mogelijk tegemoet te komen, is er overigens ook een 'grijs gebied' dat u op de pagina Verzoek tot aanpassing kunt bekijken.

Tip Op de pagina Uw eigen specifieke objecten tonen we hoe u zelfs binnen standaardmodules uw eigen specifieken objecten kunt krijgen.

Onderhoudscontract

Zoals hiervoor is aangegeven zal het u duidelijk zijn dat de onderhoudswerkzaamheden niet bij elke applicatie gelijk zijn. Het zijn vooral de klantspecifieke objecten en de afwijkingen van de standaardmodules die het verschil maken. Ook de omvang en complexiteit van de applicatie is bepalend.

Verder is er een verschil tussen het reguliere onderhoud (binnen dezelfde Access versie) en een onderhoud die moet worden uitgevoerd bij een nieuwe Access versie. Deze laatste kan zeer ingrijpend zijn. Om een voorbeeld te noemen: toen Microsoft besloot om van een menu gestuurde interface naar de lint gestuurde interface over te gaan, hebben we applicaties voor 60-70% opnieuw moeten bouwen... Een dergelijke drastische wijziging zal niet snel weer gebeuren zodat het onderhoud bij een versiewijziging van Access naar verwachting best zal meevallen. Maar... je weet maar nooit wat Microsoft zal doen. Om het reguliere onderhoud betaalbaar te houden, gelden de kosten in eerste instantie alleen voor het reguliere onderhoud. Wanneer er een nieuwe Access versie verschijnt, zal worden gekeken of hiervoor extra wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Zo ja, dan zullen we u vooraf berichten over de eenmalige extra kosten.

De prijs van het onderhoudscontract valt reuze mee, maar zoals gezegd is dat van meerdere factoren afhankelijk. Doe gerust eens navraag voor een indicatie. De definitieve kosten kunnen u worden meegedeeld zodra de omvang van uw applicatie bekend is.

Optionele items

Er zijn situaties van huur, koop en maatwerk applicaties. In elk van deze situaties worden vaak optionele items aangeboden. Kiest u voor een optie, dan wordt daarvoor datgene berekend wat van toepassing is in die situatie. Het kan gaan om het gebruik (bij huur) of het gekochte (bij koop), het onderhoudscontract, de persoonlijke ondersteuning.

Als u de offerte(s) ontvangt zal het u best duidelijk zijn, want dan is alleen dat opgenomen wat relevant is.

  • Als u een standaardapplicatie huurt is een onderhoudscontract niet van toepassing.
  • Als u een standaardapplicatie koopt of u laat maatwerk maken, dan kunt u daarvoor een onderhoudscontract afsluiten. Sluit u geen onderhoudscontract voor de applicatie af, dan kunt u voor andere optionele onderdelen ook geen onderhoudscontract afsluiten.
  • Als een optioneel item (een extra onderdeel) wordt voorgesteld, en u kiest hiervoor, dan wordt daarvoor ook het onderhoud gedeelte berekend.
  • Per optioneel item is persoonlijke ondersteuning mogelijk, mits u huurt of een onderhoudscontract voor dat item heeft. Meer hierover leest u op de pagina Persoonlijke ondersteuning.
  • Als een applicatie is opgebouwd uit meerdere standaardmodules dan zijn de kosten voor geïmplementeerde modules inbegrepen, tenzij anders vermeld.
    VoorbeeldDe applicatie Orders is de hoofd applicatie en maakt gebruik van de module Facturering. De kosten voor onderhoud en persoonlijke ondersteuning voor de module Facturering zijn berekend in de hoofd applicatie Orders. En omdat module Facturering gebruik maakt van meerdere standaardmodules, zijn die kosten eveneens in de hoofd applicatie Orders berekend.

Wat u dient te weten

Algemeen

  • U ontvangt een offerte. U kunt tot 30 dagen na de offertedatum het onderhoudscontract aangaan. Daarna niet meer. De applicatie is dan namelijk uit het systeem.
  • Uw extra wensen aan functionaliteiten zijn niet in de kosten van het onderhoudscontract inbegrepen.
  • De kosten van het onderhoudscontract worden gebaseerd op de inhoud en de complexiteit van de applicatie. Omdat de applicatie kan wijzigen (denk aan uitbreidingen) kunnen daarmee ook de kosten wijzigen. Daarnaast kan het zijn dat de prijs ook jaarlijks wordt aangepast.
  • Als u een applicatie heeft gekocht en de standaardmodule is met (opzienbarende) functionaliteiten uitgebreid, kunt u daar tegen bijbetaling gebruik van maken. Kleinere functionaliteiten en verbeteringen worden gewoon standaard doorgevoerd.
  • Elk item dat gewenst is wordt in uw Servicepakket opgenomen. Op de pagina Servicepakket treft u informatie over o.a. de berekening en facturering.

Stoppen

  • Wilt u het contract stoppen, dan hoeft u niet per sé op te zeggen (maar is wel zo netjes). U ontvangt jaarlijks een factuur; bij het niet betalen wordt het contract automatisch gestopt.
  • Als het contract is gestopt of onderbroken, moet u er rekening mee houden dat het onderhoud niet meer kan worden hervat vanwege achterstallig onderhoud. De applicatie is dan namelijk uit het systeem. In het geval het onderhoud nog wel kan worden hervat, zullen extra kosten in rekening worden gebracht.