Inleiding

Basiscomponenten zijn de essentiële bouwstenen voor elke Office Programs Access applicatie. Het vormen voorgeprogrammeerde middelen voor een efficiënte en professionele bouw. Daarnaast omvatten deze basiscomponenten ook flink wat functionaliteiten die een samenwerkend geheel vormen en waarmee veel praktische taken kunnen worden uitgevoerd.

Al deze componenten worden voortdurend uitgebreid en geperfectioneerd en alle applicaties worden er minimaal 1 keer per jaar mee bijgewerkt. Op deze wijze worden applicaties geïnnoveerd en onderhouden. Zo verkeren ze altijd in topconditie waarmee compatibiliteit en continuïteit is gewaarborgd.

De documentatie

• Algemeen gebruik Voor het Algemeen gebruik zoals invoer, interface, gedeelde functionaliteiten etc., is een uitgebreide online Help op de website aanwezig.
• Maatwerk Voor uw maatwerk wordt een uitgebreide Help in de vorm van een (offline) Word document geïntegreerd.
• F1 Via het dialoogvenster Help (F1) heeft u snel en makkelijk alle documentatie met één klik binnen handbereik. Waar deze zich ook bevindt.

Geschikt voor multi-users

Ondanks ook het BackEnd bij een update soms moet worden bijgewerkt (tabellen, velden, relaties etc.) hoeft u uw administratie met gevoelige data nooit op te sturen en ondervindt u nooit bedrijfsverstoringen. Updates zijn altijd snel te leveren.

• Een BackEnd is een bestand met de gegevenstabellen waarin alle data is opgeslagen.
• Een FrontEnd is een bestand met alle formulieren, rapporten, codemodules etc.
• Er zijn geen kosten voor extra gebruikers.
• Als u een update ontvangt controleert het FrontEnd automatisch op de koppelingen met het BackEnd. U wijst eenvoudig het BackEnd aan en alles verloopt zoals het hoort.

Inlogsysteem

Optioneel

De restricties beperken zich niet louter tot records mogen toevoegen, bewerken en/of verwijderen. De instellingen zijn zeer verfijnd in te stellen, bijvoorbeeld ook afzonderlijk voor subformulieren. Of gebruikers een bepaalde taak mogen uitvoeren of een rapport mogen afdrukken. Of gebruikers via het menu PopUp info gerelateerde info van een onderliggende record mogen bekijken. Of misschien met de opdracht Ga naar even snel van het ene formulier naar de juiste record in een ander formulier wil gaan. Het systeem zal op al deze acties van de gebruiker controleren. Dit gaat dus veel verder dan alleen bewerken, verwijderen en toevoegen...

1. Maak zoveel inlog groepen als u wilt en koppel ze aan werknemers (mensen die met het programma gaan werken).
2. Via het dialoogvenster Inlogobjecten toekennen definieert u voor met één klik collectief de instellingen voor objecten.
3. Via het Inlog definities gegevensblad heeft u overzicht en kunt u incidentele instellingen maken.
4. Koppel werknemers aan een inlogniveau (een groep) en beheer de wachtwoorden.

Backstage View

Het Backstage View (menu Bestand) dat u kent van alle Microsoft Office applicaties, is (zoals de gehele interface) volledig gebaseerd op een Office Programs Access applicatie. Hier zijn onderdelen van de applicatie opgenomen die niet altijd direct of niet vaak gebruikt worden.

Hier kunnen o.a. stuurgegevens en opties worden opgeslagen zodat u de database kunt uitbreiden en naar uw eigen hand zetten.

Ook voor u Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Werknemers

Functionaliteiten stroomlijnen

Werknemers gebruikt u o.a. in het inlogsysteem. Maar ook als u documenten, orders etc. maakt, is het belangrijk dat daar werknemers aan kunnen worden gekoppeld. Ze kunnen verscheidene doeleinden dienen. De dataverwerking is er al op ingesteld zodat rapporten, e-mail functies e.d. perfect op elkaar aansluiten.

Een paar voorbeelden:

• In Fig. 1 voert u werknemers in.
• In Fig. 2 is een werknemer aan het document gekoppeld (een factuur, order etc.).
• In Fig. 3 verschijnen de contactgegevens en handtekening op het document.
• In Fig. 4 wordt het e-mail handtekening in het e-mail bericht weergegeven.
• In de rubriek Berichten en teksten ziet u hoe u ook bepaald hoe u uw relaties persoonlijk aanspreekt in het e-mail verkeer.

Welke documenten u ook gebruikt Werknemersinfo en veel andere rapport en e-mail componenten zijn allemaal gestructureerde onderdelen en sluiten perfect aan in elk te ontwikkelen document.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Tip U kunt werknemers naar Microsoft Outlook exporteren en ze laten synchroniseren met een smartphone.

Werknemers koppelen aan rollen

In databases vormt het vaak een probleem wanneer een werknemer ergens is gekoppeld. Dankzij een slimme manier van programmering kunnen rollen van werknemers worden overgenomen, kunnen functies van werknemers worden uitgeschakeld en blijven de juiste werknemers toch altijd in huidige én historische lijsten op de juiste wijze gemanaged.

• In Fig. 5 Via de applicatie stuurgegevens zijn de Werknemers stuurgegevens bij de overige stuurgegevens van uw applicatie te vinden.
• In Fig. 6 maakt u zoveel functies aan als u wilt.
• In Fig. 7 bepaalt u welke werknemers u aan welke rollen koppelt.

Fig. 5

Fig. 6

Fig. 7

De interface

Opdrachten worden als een image weergegeven waardoor gebruikers ze snel weten te vinden. En... bij elk formulier bestaat een 'lint' uit dezelfde tabbladen en groepen. De structuur is dus overal hetzelfde en ook werkt het overal hetzelfde.

Zullen we een testje doen?

Doorgaans werkt u alleen met het tabblad Start. Het enige dat men moet weten, is dat het menu Specifiek (in de groep Extra) elke willekeurige opdracht kan zijn. Doe nu eens een test en ga er van uit dat u voor het eerst met dit voorbeeld zou gaan werken.

In Fig. 2 kunt u een sectie kiezen (zo start de applicatie op). In dit voorbeeld kiest u voor de sectie Facturering > Offertes.

In Fig. 3 komt u in het formulier Offertes. Het tabblad Start is het active tabblad. Bekijk het screenshot eens en stel uzelf de vraag of u ver moet zoeken naar een opdracht...

Reminder Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Berichten en teksten

Deze component hebben we niet louter 'teksten' genoemd; we kunnen teksten namelijk ook gebruiken voor 'berichten' zoals e-mail berichten. En dat zorgt niet alleen voor een professioneel overkomen, maar ook voor een prettige manier van werken!

• Teksten maakt u voor contracten, offertememo's, een aanhef voor een document, etc.
• Berichten worden gebruikt voor o.a. e-mail verkeer. Een e-mail bericht bestaat uit de 3 onderdelen:
  • Een persoonlijke aanhef.
  • Het bericht.
  • De e-mail handtekening.

Alle 3 de onderdelen kunnen worden aangepast. Daarnaast kunnen ook alternatieve teksten worden gemaakt. Zie verder Fig. 4.

Samenwerkende modules De structuur van modules (zoals ons CRM, ERP, Facturering) en functionaliteiten is dusdanig op elkaar afgestemd dat alles als één geheel samenwerkt.

• In Fig. 1 ziet u een samenvatting van het aanmaken.
• In Fig. 2 hoe u ze opmaakt en hoe en waar ze makkelijk kunnen worden gekozen.
• In Fig. 3 het dialoogvenster Tekstkeuze met diverse mogelijkheden. De juiste categorie met de tekstdelen wordt steeds automatisch weergegeven.
• In Fig. 4 ziet u dat u in de e-mail opties voor de Inhoudelijkheid van het e-mail bericht een standaard kunt kiezen of een alternatief.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Reminder Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet. Het ligt al voor u klaar...

Gemakkelijk invoeren

Supersnelle invoer

Er zijn verschillende soorten formulieren om data in te voeren en het kan op veel manieren: via enkelvoudige formulieren waar één record tegelijk wordt weergegeven en via gegevensbladen waar meerdere records tegelijk worden weergegeven.

Er zijn een aantal maatregelen genomen die het toevoegen van records gebruiksvriendelijk maken:

• Via het lint Record toevoegen of Insert. De invoegpositie gaat meteen naar het juiste veld. Maar eerst wordt een (eventuele) huidige record op de invoer gecontroleerd.
• Veel data wordt meteen automatisch ingevoerd. Dat kan doordat u via Opties dialoogvensters uw applicatie naar uw hand kunt zetten. Voorbeelden:(screenshot); (screenshot); (screenshot).
• Een gebruiker hoeft niet onnodig alle velden te doorlopen. Dat wordt geregeld met een dynamische instelling voor de tabstop a.d.h.v. bepaalde waarden bij de invoer.
• In gegevensbladen (Fig. 4) werken we vaak zo dat bij de tweede record maar één of twee velden hoeven worden ingevoerd. De overige waarden wordt dan overgenomen door de vorige ingevoerde record.

Gegevensbladen (Fig. 4) zijn ook formulieren. In dit voorbeeld is het geen invoer gegevensblad, maar een overzicht.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Controle bij de invoer

De invoer wordt altijd correct afgevangen zodat de gebruiker niets fout kan doen. En hoe een invoer formulier ook wordt gesloten, met het kruisje rechtsboven, door op Ctr+F4 te drukken of door de toepassing te sluiten; een record die niet voldoet aan de gestelde vereisten komt niet door de testen heen... (Fig. 10)

Enkele voorbeelden van de meest gebruikelijke controles bij de invoer. Vele hiervan worden globaal geregeld door het Access Development System (screenshot). In veel andere situaties worden ook fouten afgevangen, zoals bij acties op een dialoogvenster.

Gebruiksvriendelijk Na het bericht krijgt het juiste veld de focus.

• Fig. 1 geeft aan dat het ID niet uniek is. Elke record in een tabel moet altijd een uniek ID hebben zodat er uniek naar kan worden verwezen.
• In Fig. 2 wordt geconstateerd dat twee keer dezelfde klantnaam is ingevoerd, wat natuurlijk mogelijk moet zijn. Toch even een waarschuwing.
• In Fig. 3 wordt voorkomen dat een Sorteernaam tweemaal is ingevoerd, maar dat mag niet omdat sorteernamen worden gebruikt in lijsten om te kiezen.
• In Fig. 4 wordt voorkomen dat (sommige) waarden van een opgeslagen record (abusievelijk) worden gewijzigd.
• Bij een combo box (keuzelijst met invoervak) kan een gebruiker heel goed per abuis de waarde wijzigen. In Fig. 5 wordt hiervoor gewaarschuwd.
• In Fig. 6 wordt voorkomen dat de status van een order wordt teruggezet. Dat mag niet vanwege de datastroom (flow).
• Een status kan ook worden verzet naar bijvoorbeeld 'Vervallen'. In Fig. 7 wordt gewaarschuwd waar dan rekening mee moet worden gehouden.
• In Fig. 8 wordt voorkomen dat de Leverdatum vóór de Orderdatum ligt en dat kan natuurlijk niet.
• In Fig. 9 wordt gecontroleerd op een verplicht veld.
• In Fig. 10 wordt afgedwongen een item in de lijst te kiezen.
• In Fig. 11 wilde de gebruiker een formulier sluiten terwijl nog niet aan de verplichtingen voldaan was. Geen schijn van kans...

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Fig. 5

Fig. 6

Fig. 7

Fig. 8

Fig. 9

Fig. 10

Fig. 11

Beveiliging tegen ongeoorloofd verwijderen

Herkend u dit? "Ik verwijderde een record en tot mijn grote schrik waren elders ook records verwijderd!"

Dit is vanwege de ingestelde 'referentiële integriteit'. Het komt er (o.a.) hierbij op neer, dat - bij het verwijderen van een record - gerelateerde records de ene keer wel, maar de andere keer niet mogen worden verwijderd. Als bijvoorbeeld voor klant X een factuur is aangemaakt en u verwijderd klant X, dan worden (afhankelijk van de instelling) alle facturen van die klant ook verwijderd. Dat is heel goed, want zo blijft de database netjes opgeruimd.

Maar... net zoals andere gerelateerde data, mogen bijvoorbeeld facturen natuurlijk niet zomaar worden verwijderd. Nu geeft Access standaard dan wel een correct waarschuwingsbericht (en dan ook nog afhankelijk van de onderliggende bron), maar dit voldoet niet. Waarom voldoet dit niet om de data echt te beveiligen?

• Gebruikers lezen berichten vaak niet.
• In dit geval begrijpen ze vaak niet wat het inhoud en staan niet stil bij de gevolgen.

Echter, een gebruiker moet er niet over hoeven na te denken of het verwijderen in de verschillende situaties wel of niet geoorloofd is. Dit wordt tijdens de ontwikkeling van uw applicatie bepaald. Verder is het aan de ontwikkelaar om ervoor te zorgen dat de gebruiker wordt beschermd tegen dit soort gevoelige acties.

In onderstaande voorbeelden ziet u hoe dit wordt afgevangen.

Tip Let eens op de gerichte verwijzingen in de berichten. In dit geval betreft het een werknemer en de naam van de werknemer.

Outlook functies

U beschikt over praktische Outlook functies die vanuit diverse locaties kunnen worden benaderd. Werkelijk schitterend om mee te werken en helemaal gratis inbegrepen. Slimme manieren van e-mailen zijn ingebouwd. In Access roept u het aan, en Outlook doet de rest!

• In Fig. 1 worden diverse slimme e-mail functies weergegeven.
• Fig. 2 toont hoe u een enkelvoudige relatie/contactpersoon in Microsoft Outlook kunt opslaan.
• In Fig. 3 wordt vanuit uw applicatie een contactlijst gemaakt in Microsoft Outlook.

Tip Afhankelijk van wat u laat bouwen, hebben we voor de communicatie met uw relaties uitgebreidere functies. Zo kunnen mensen persoonlijk worden aangesproken, PDF's gemaakt en automatisch als bijlagen meegezonden. Bekijk de pagina Voorbeelden.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Recordsetfuncties

Zowel in gegevensbladen als in gewone formulieren beschikt u over superhandige voor gedefinieerde recordsetfuncties. (Daarnaast zijn er nog tal van andere manieren om te filteren en te sorteren.)

De krachtpatser

• In het ene geval wordt een voor gedefinieerde filter ingesteld. De sortering wordt ook op (eventueel) meerdere velden ingesteld.
• In een ander geval wordt de bron opnieuw ingesteld. Voor grotere databases is dit erg belangrijk m.b.t de prestaties.

Opmerking Het verschil is, dat een filter niet het aantal records in de bron beperkt; het beperkt alleen wat de gebruiker op het scherm ziet. Echter, wanneer de bron opnieuw wordt ingesteld, kan de set met records aan de bron al worden beperkt. Dat is heel belangrijk bij grote hoeveelheden records omdat het aantal records van invloed zijn op de prestaties.

Ook hebben we meerdere smaken in ons assortiment.

• In Fig. 1 is het menu afgestemd op orders. De orders hebben een status. Meerdere statussen vallen onder bepaalde groepen (Actuele, Lopende etc.). Elke recordsetfunctie geeft de records weer voor een specifieke groep. Hier wordt niet gefilterd, maar de bron met SQL opnieuw ingesteld. Wanneer een overzicht wordt geopend, wordt de bron nooit op Alle ingesteld omdat dat onnodig tot prestatieverlies leidt. Maar het kan wel indien nodig.
• In Fig. 2 doet ongeveer hetzelfde, maar stelt de bron nu in op de OrderDatum binnen de groep die is ingesteld in Fig. 1.
• In Fig. 3 (dat wordt gebruikt in een ander overzicht) is onderaan een extra sorteerfunctie toegevoegd.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Financiële documenten

Een dynamisch karakter

Met financiële documenten verstaan we documenten zoals facturen, herinneringen, aanmaningen, orders, offertes en dergelijke; documenten die moeten zijn voorzien van bijvoorbeeld een bedrijfslogo en bedrijfsgegevens.

In het ene geval wilt u op voorbedrukt briefpapier afdrukken en in het andere geval juist niet, bijvoorbeeld als u een document digitaal wilt verzenden. Daarnaast wilt u ook dat het er overal hetzelfde uitziet. En als een gegeven wijzigt (telefoonnummer of zo), dan kunt u dat gewoon even centraal en in één keer regelen. Office Programs heeft een slimme technologie ontwikkeld die al deze verschillende behoeften ondersteunt.

Afhankelijk van de applicatie, kan de administratie voor meerdere eigen bedrijven worden gevoerd. De instellingen gelden dan ook voor elk eigen bedrijf.

Vreemde valuta

Optioneel

Heeft u in uw bedrijfsadministratie te maken met vreemde valuta? In elke Office Programs Access applicatie wordt dit feilloos voor u geregeld.

Valutagegevens worden geleverd door financiële gegevensverstrekkers en banken, inclusief de Europese Centrale Bank. De data wordt zeer nauwkeurig in de bedrijfsadministratie verwerkt. Zo wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met de werkelijk aangeleverde koers (niet afgerond) en de landinstellingen van uw systeem. Verder zijn er in elke Office Programs applicatie tevens slimme manieren van dataverwerking geïntegreerd waarbij zeer veel mogelijk is m.b.t. verkopen en inkopen.

• Haal koersen op van vreemde valuta van +/- 170 landen wereldwijd.
• Eén keer per dag op een knop drukken is alles wat nodig is.
• Koersen kunnen elke 60 seconden worden bijgewerkt, dus altijd zeer recent.
• Ook de ValutaOmschrijvingen worden bijgewerkt.
• Zowel handmatig als geautomatiseerd bijwerken is mogelijk.

De data wordt opgehaald middels een API waarvoor u zich gratis kunt registreren. Vervolgens zorgen we ervoor dat de data op de juiste wijze in de database wordt verwerkt. De module kan in veel verschillende omstandigheden worden gebruikt, dus ook voor elk soort van maatwerk.

Voor meer, zie de pagina Vreemde valuta.

Navigatie zelf bepalen

Erg handig is dat u kunt kiezen uit twee opties hoe afhandelingsformulieren zich moeten gedragen als u naar een ander formulier navigeert:

1. Automatisch sluiten.
2. Open laten staan.

Wanneer u in een multi-user omgeving werkt, is het altijd belangrijk om zo weinig mogelijk formulieren open te laten staan. Zeker wanneer meerdere gebruikers in dezelfde formulieren mogen werken. Daarom wordt in een Office Programs Access applicatie een formulier (standaard) automatisch gesloten als u naar een ander formulier gaat (mits uit controle is gebleken dat voldaan is aan de vereiste invoer). Maar soms is het handig om formulieren open te laten staan. U kunt makkelijk en snel swichen via de groep Standaard > Navigatie.