ERP - Groot- of kleinschalig

Inleiding

Alle data bundelen en automatiseren

Microsoft Access is uitermate geschikt als ERP-software (Enterprise Recource Planning) voor uw totale bedrijfsadministratie. Het doel van een ERP programma is dat het alle bedrijfsprocessen binnen uw bedrijf kan ondersteunen. Vaak is ERP software erg duur omdat ze heel omvattend zijn (en vaak toeters en bellen bevatten die u niet gebruikt). U kunt een ERP programma ook kleinschalig zien. Office Programs applicaties bevatten namelijk heel specifiek maatwerk en ze omvatten exact dat wat u nodig heeft. Het kan in dit geval dus zowel een beperkte als een complexe applicatie zijn. Dat kan omdat er goede middelen zijn om te bouwen met daarnaast kant en klare modules die kunnen worden ingezet. Zo bespaart u veel kosten en krijgt u exact wat u nodig heeft.

Vroeger (en nu nog) werkten/werken bedrijven met verschillende applicaties en meerdere data bronnen. Dit leidt tot inconsistentie van data én het feit dat functionaliteiten binnen die verschillende applicaties en bronnen eenvoudigweg niet samenwerken. Het leidt tot een afhankelijkheid, dus tot beperkingen. Het screenshot hierna is gebaseerd op een Office Programs applicatie. Nu kunnen we dus zelf bepalen hoe mooi en efficiënt we alles op elkaar afstemmen...

access-relationeel

Access is een relationele database. Kort gezegd komt het hier op neer dat data slechts één keer hoeft worden ingevoerd. Voor een trefzekere dataverwerking moet de referentiële integriteit (de verwijzingen naar gerelateerde data) goed zijn ingesteld. Op deze wijze hoeft data slechts één keer te worden ingevoerd en kan die op meerdere plaatsen worden gebruikt. We zorgen ervoor dat de structuur goed in elkaar steekt zodat data wordt gebundeld en processen geautomatiseerd. Dit leidt tot efficiëntie en dus tot kostenbesparing.

Integratie Microsoft Office

Een groot voordeel is dat de Office paketten naadloos met elkaar kunnen worden verweven tot één programma. Dat sturen we aan vanuit uw Access applicatie. Erg essentieel is dat alle data in de database is opgeslagen. De database vormt dus hét centrale orgaan voor de data én de aansturing.

access-office

Op deze pagina krijgt u een voorbeeld van hoe het kan en wat we al aan middelen in huis hebben.

  • In Fig. 1 wordt de professionele wijze van bouwen getoond.
  • In Fig. 2 wordt uw applicatie in spe weergegeven met diverse ondersteunende onderdelen.
  • In Fig. 3 wordt een kant en klare module ingezet. Het voorbeeld demonstreert hoe alle te berekenen onderdelen in uw maatwerk applicatie volledig geautomatiseerd kunnen worden verzameld en gefactureerd.
  • Fig. 4 is een aanvullend voorbeeld van hoe data over een geheel traject kan worden georganiseerd, aangestuurd en verwerkt, en uiteindelijk beland in uw favoriete boekhoudpakket.
  • Fig. 5 is een praktijkvoorbeeld uit Office Programs Orders van hoe efficiënt het in die applicatie gebeurt.

Fig. 1

access-modulair

Fig. 2

access-system

Fig. 3

access-module-facturering-gebruiken-factuurdata

Fig. 4

access-datatraject

Fig. 5

access-relationeel-orders

Via de zwarte knop in de volgende rubrieken kunt u de afzonderlijke modules bekijken en weer makkelijk terugkeren naar deze pagina.

Hoe het werkt

Alles kan en we maken alles perfect passend

Stap 1 Ten eerste zijn er de Basiscomponenten. Dat is eigenlijk het meest belangrijkste deel van alles, maar dat is hoofdzakelijk voor de aansturing.

Stap 2 Er wordt gekeken welke data u wilt verwerken. Dit wordt het maatwerk.

Stap 3 Mocht het zijn dat u naast het maatwerk een onderdeel nodig heeft waarvoor al een module beschikbaar is, dan kan die worden ingezet wat natuurlijk een groot voordeel is.

In veel gevallen kunnen we dus modules gebruiken die al jarenlang hun betrouwbaarheid hebben bewezen. Alle afzonderlijke modules zijn aan de basis dusdanig opgezet dat vele slimme functionaliteiten op elkaar aansluiten. Op de pagina Voorbeelden en Basiscomponenten zijn enkele onderwerpen opgenomen die deze samenhang benadrukken.

Alles onder één dak

De efficiënte samenhang

Een voorbeeld van hoe het kan

Tip

Dit voorbeeld is vooral gunstig als u acties heeft die er uiteindelijk toe leiden dat er iets in rekening moet worden gebracht. De data kan uiteindelijk altijd naar 'factuurdata gekneed' worden. U kunt dan tevens gebruik maken van alle krachtige functionaliteiten van het CRM systeem.

access-datatraject
access-module-facturering-gebruiken-factuurdata

Stap 1 Alle data

Binnen de bedrijfsadministratie wordt op meerdere gebieden data verwerkt. Dat kan zeer uiteenlopend zijn. Sommige data is order gerelateerd.

Stap 2 Een order als collectieve verzameling

In de order worden diverse zaken vastgelegd, handmatig of geautomatiseerd. De order kunt u zien als een collectie waarin alle data van een bepaald onderwerp wordt verzameld. De data kan vaak d.m.v. geautomatiseerde processen aan de order worden gekoppeld en/of toegevoegd. Ook andere gerelateerde data is direct in te zien via PopUp vensters (screenshot).

In Office Programs Orders bijvoorbeeld (screenshot), beschikt de order over een Status voor de orderbewaking. Hiermee wordt o.a. de datastroom in juiste banen geleid en kunnen diverse taken worden geautomatiseerd. Alle dialoogvensters waarmee taken worden uitgevoerd zijn direct beschikbaar via het menu Specifiek (screenshot) en de groep Afdrukken plus (screenshot).

In Orders worden vele, zeer complexe taken geautomatiseerd uitgevoerd en veel data gebundeld. Dit (screenshot) geeft aan hoe efficiënt het kan. Dit (screenshot) geeft een 'beknopt' schema van de feitelijke applicatie. Achter de schermen is het enorm complex.

Stap 3 Geautomatiseerd factureren

De module Facturering is een 'afzonderlijk en tevens geïntegreerd facturering systeem'.

  • Het is afzonderlijk omdat u er gewoon incidenteel facturen mee kunt maken.
  • Het is geïntegreerd omdat - zoals in dit voorbeeld - een factuur kan worden gemaakt van de data van een order. Volledig geautomatiseerd.

Dit betekent dat het facturatie systeem voor meerdere doelen binnen uw applicatie kan worden ingezet. Zo wordt er in het facturatie systeem zelf o.a. een mandagenregister bijgehouden waarvoor de uren automatisch worden gefactureerd. Elk denkbaar onderdeel wat tot facturatie moet leiden is mogelijk.

Het facturatie systeem bewaakt de betalingen, verzend herinneringen en aanmaningen. En levert uw boekhoudpakket de benodigde data...

Stap 4 Geautomatiseerd naar boekhouding

Omdat alle benodigde data in de factuurgegevens aanwezig zijn, kan dit eenvoudig in uw favoriete boekhoudpakket worden overgenomen. Volledig geautomatiseerd.

'This is why you really don't need a cannon to kill a mouse!'

Belangrijk! Het is niet verstandig om uw applicatie te bouwen met interne koppelingen naar een specifiek boekhoudpakket.

  • Er is dan een afhankelijkheid van de leverancier van het boekhoudpakket wat tot problemen kan leiden als u overstapt en/of de leverancier wijzigt iets.
  • Office Programs modules (inclusief uw maatwerk) beschikken over slimme, onderling geïntegreerde functionaliteiten waarin de modules data met elkaar delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werknemergegevens op een document met zijn/haar handtekening en het e-mail verkeer met zijn/haar e-mail handtekening. En zelfs hier zijn meer gerelateerde taken gemoeid. Een goed voorbeeld hiervan is te zien op pagina Voorbeelden > PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden. Of bekijk eens dit voorbeeld (screenshot). In Office Programs Orders gaat het nog veel verder omdat daar heel veel gerelateerde data en taken om de hoek komen kijken.
Alles onder één dak