Invoegtoepassingen

Inleiding

Een invoegtoepassing is een extra op maat gemaakt verlengstuk voor bijvoorbeeld Word of een andere Office toepassing. Hoewel ze erg krachtig kunnen zijn, zijn het afzonderlijke objecten. Maar als we ze in MS Access implementeren kan het véél beter.


Om alle soorten taken goed te kunnen managen, is een database nodig, in dit geval MS Access. In Access kan namelijk alles worden vastgelegd en afgestemd op uw specifieke wensen. Daarnaast heb ik kant en klare codemodules ontwikkeld die taken in welke Office toepassing dan ook kunnen uitvoeren. Dit zorgt voor een naadloze integratie van de Office toepassingen vanuit één centraal punt hetgeen cruciaal is. Bij één druk op een knop kunnen dus meerdere Office toepassingen betrokken raken. Voor u is alleen interessant dat in één beweging uw taak perfect wordt uitgevoerd.

Zo zijn middelen gecentraliseerd, zijn er geen afzonderlijke invoegtoepassingen nodig en er is veel meer mogelijk.

In de rubrieken hierna een paar voorbeelden van inzetbare modules hoe vanuit MS Access andere Office taken als één geïntegreerd worden aangestuurd.

Denk niet ad hoc

Een invoegtoepassing is in de kern een ad hoc oplossing. D.w.z. 'voor deze plek, plaats' (voor hier). En hoewel het waar is dat vanuit elke Office toepassing een andere toepassing kan worden aangestuurd, dienen we niet louter te denken in afzonderlijke oplossingen voor Word, Excel of Outlook. Wie vooruit denkt beseft dat er voor de gehele organisatie (inclusief de dataverwerking) de juiste middelen beschikbaar moeten zijn. Daarom is ons middel gebasseerd op een bredere visie: MS Access.

Aansturing MS Word

Ik heb een module ontwikkeld waarbij MS Access complete MS Word documenten in elkaar zet a.d.h.v. andere MS Word documenten (die worden ingevoegd). Welke documenten dat zijn, wordt in de database geregistreerd. In de documenten kan ook data uit de database worden opgenomen. In het te maken document kan dus content worden ingevoegd uit verschillende bronnen. Welke bronnen en hoe, is allemaal éénmalig vastgelegd in MS Access.

Middels het dialoogvenster hieronder (Fig. 1) is in de database opgeslagen hoe de inhoudsopgave eruit moet komen te zien. hoe de beveiliging, kop- en voetteksten, secties geregeld moeten worden. Het geheel werkt o.a. samen met een bijbehorend systeem om mappen en bestanden te beheren. Bij het maken (genereren) van een of meerdere documenten (Fig. 2) drukt gebruiker op OK en alle documenten worden volledig automatisch gemaakt. Onder flexibele omstandigheden, exact zoals men het wil, consistent en altijd correct. Al deze functionaliteiten zijn geïmplementeerd in de applicatie Onderwijs- en Examenregeling (OER) die via Home > OER te bereiken is.

Fig. 1

Fig. 2


Aansturing MS Excel

Access gebruik ik vaak om data te exporteren naar MS Excel waarna diverse MS Excel functies worden uitgevoerd zoals een leuke opmaak inclusief filters, het instellen van subtotalen of formules extra opmaken. Als het over rapportages gaat zijn Access rapporten echter veel krachtiger. Zie voorbeeld hieronder. Op de pagina Voorbeelden (via Home) ontdekt u nog veel meer leuks.


Veel mensen gebruiken Excel als een database, maar Excel is een goede rekentool of om eenvoudige data op te slaan. Maar Excel is géén relationele database.

Aansturing MS Outlook

Vanuit Access verzend je e-mails door gebruik te maken van MS Outlook. De klanten of contactpersonen zijn opgeslagen in MS Access, alsook opgemaakte berichten, e-mail handtekeningen met logo, het bepalen van de aanhef voor persoonlijke communicatie, en zelfs de taal van een e-mail. Documenten zoals een order, factuur etc. worden automatisch als PDF met het e-mail als bijlage meegezonden. Dat is handig en fouten maken kan niet. Het enige wat een gebruiker hoeft te doen is in het document (order, factuur etc.) op F12 drukken en in het dialoogvenster op OK. Extra bijlagen kunnen worden aangewezen. Zeer veel mogelijkheden.