Inleiding

In de Basiscomponenten zijn reeds functies inbegrepen waarbij Microsoft Word wordt aangestuurd. Bij complexere taken wordt de module Tekstbeheer ingezet. Dit is niet een module die voor één specifieke taak is ontwikkeld. Zoals u weet kunt u in Microsoft Word documenten maken, maar welke documenten en hoe u die maakt, is natuurlijk afhankelijk van het doel. De module Tekstbeheer vervult hierin een belangrijke rol.

Essentieel is in elk geval dat u zaken via Access kunt aansturen. Want met een database kunt u zaken managen.

Tekstbeheer kan volledige Word ducumenten maken (genereren zeggen we dan). De documenten worden samengesteld uit meerdere Word documenten die de onderdelen van het document gaan vormen (de bouwstenen). Ook data in de database zelf kan geljikertijd in het document worden verwerkt. In de Access applicatie kan dit allemaal worden ingesteld. Tekstbeheer is zo opgezet dat velerlei soorten documenten kunnen worden gemaakt. Volledig automatisch en zeer professioneel. Het werkt ook samen met het Bestandsbeheer Systeem wat eveneens in de Basiscomponenten is inbegrepen. Zo kunnen bestanden op de juiste locatie worden opgeslagen, in de database worden gekoppeld, etc. etc.

Een paar voorbeelden

OER documenten voor scholen

Office Programs OER maakt OER documenten voor scholen (OER = Onderwijs en Examenregeling). Voor elke opleiding is een specifiek document nodig. Tal van zaken worden in de applicatie gekoppeld en ingesteld. De juiste onderdelen voor de juiste opleiding. Een geweldige applicatie! Uiteindelijk worden grote aantallen OER documenten met één klik op de knop gemaakt (Fig. 2). Ze rollen er allemaal uit zoals is ingesteld. De consistentie is gewaarborgd. Er wordt geen letter getypt. De inhoudsopgave wordt gemaakt zoals in Access is ingesteld (Fig. 1).

Palletkaarten

In een ander geval worden palletkaarten gemaakt. Daarop komen de productgegevens, de leveranciergegevens, images kunnen worden gebruikt, etc. Voor dit doel hoeven geen tekstonderdelen te worden samengesteld, want de documenten worden gemaakt a.d.h.v. data uit een order. In dit geval wordt dus alle data uit de database gehaald en een inhoudsopgave is niet nodig.