Inleiding

De meeste mensen hebben er werkelijk geen idee van wat er allemaal mogelijk is met Microsoft Access. Dat heeft veel te maken met het feit dat er lang niet altijd uitgehaald wordt wat er uitgehaald kan worden. Voor een echte Access programmeur met de juiste expertise (kennis + inzicht + ervaring), is MS Access een geweldig product om krachtige applicaties te ontwikkelen die tot een hoge mate van efficiëntie leiden. Dat is waar het allemaal om draait, nietwaar?

Voor het bereiken van hoogwaardige efficiëntie concentreren we ons tijdens de bouw altijd op 3 zaken waarvan de letters het woord OMA vormen.

• Organiseren
• Managen
• Automatiseren

In eenvoudige bewoording zal ik uitleggen wat Microsoft Access is. Niet als cursus om zelf te gaan bouwen, maar om u een goed beeld te geven van hoe belangrijk een relationele database is en wat er dan zoal mogelijk is. De website is rijkelijk gevuld met talloze fantastische eindresultaten zodat het overduidelijk is dat MS Access voor OMA een geweldige kandidaat is. Wie weet wordt u ook zo enthousiast als ik...

Ik wens u een prettige rondleiding toe!

Hartelijke groet,

Peter van Loosbroek - Office Programs

Gegevens goed organiseren

Reminder

• Organiseren
• Managen
• Automatiseren

Wanneer u alles (of delen van de administratie) op briefjes schrijft, kan het zijn dat uw administratie nog steeds goed georganiseerd is. Maar het wordt ongetwijfeld lastiger naarmate de activiteiten zich uitbreiden. De kans op fouten groeit, en ook de zorgen en problemen die hiermee gepaard gaan.

Ook als u MS Excel gebruikt, is er nog steeds een probleem. Hierin kunt u taken nooit zo goed Organiseren, Managen en Automatiseren als in MS Access, maar bovenal: MS Excel is geen relationele database. Dat betekent sowieso dat gegevens in meerdere bestanden zijn opgeslagen. En dat is waar de schoen wringt.

• Fig. 1 toont het BackEnd - FrontEnd principe waardoor meerdere gebruikers in één bron kunnen werken.
• Fig. 2 is een eenvoudig voorbeeld van hoe het in een relationele database als MS Access werkt.
• Fig. 3 is een voorbeeld van hoe complex het achter de schermen kan zijn, en hoe eenvoudig vóór de schermen. Dit is slechts een klein gedeelte uit een zeer complexe applicatie Office Programs Orders. (U kunt die bekijken via Home > Orders.)

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

In een goed ontwikkelde database zijn zaken goed georganiseerd en zijn er relaties gelegd waardoor gegevens met elkaar zijn verbonden. Hierdoor hoeft u bijvoorbeeld een klant maar één keer in te voeren. De klant krijgt een uniek KlantID. De klantgegevens kunnen vervolgens voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Wanneer bijvoorbeeld een factuur voor een klant wordt gemaakt, wordt het KlantID bij de factuur opgeslagen. Dit maakt de verwijzing (de referentie) dat die factuur van die klant is. Als het achter de schermen allemaal correct is gedaan, kunnen alle klantgegevens die nodig zijn, op de factuur worden weergegeven. Die zijn altijd consistent omdat de klantgegevens niet dubbel worden ingevoerd, maar telkens worden opgehaald. Maar eigenlijk moet ik zeggen: 'waar telkens naar wordt verwezen'.

Alle data bestaat uit onderlinge relaties. Daarom is MS Access een relationele database. Hierdoor is data goed georganiseerd. Echter, MS Access kan nog veel meer. Zeker als er een echte Access programmeur, c.q. specialist op los gelaten wordt. Want naast gegevens, kunnen ook tal van taken worden gemanaged en geautomatiseerd.

Taken managen en automatiseren

Reminder

• Organiseren
• Managen
• Automatiseren

Ondanks dat gegevens in een database zijn opgeslagen, kan het nog steeds een hele klus zijn om alle taken op het juiste moment en op de juiste wijze uit te voeren. Managen betekent letterlijk: de baas zijn en zorgen dat iedereen doet wat hij of zij moet doen. In het eerste aspect van OMA hebben we gezien wat aanvankelijk nodig is. Nu volgen voorbeelden van het tweede en derde aspect die de weg vrijmaken tot hoogwaardige efficiëntie.

Binnen de diverse bedrijfsprocessen spelen vaak zoveel zaken een rol, dat het onmogelijk is dit allemaal handmatig in goede banen te leiden. Wanneer moet er wat gebeuren? En als we een taak uitvoeren, gaat het dan wel goed? Hiervoor moeten we zaken goed managen en automatiseren.

Voorbeeld van Managen

Om op het juiste moment inzicht te hebben in wanneer er wat moet gebeuren, wordt in dit voorbeeld gebruik gemaakt van een Orders gegevensblad (Fig. 1). Overzichten worden o.a. bepaald door de Status van de order en de soort lijsten die kunnen worden gekozen (Fig. 2). Achter de schermen spelen omtrent een orderbewaking nog tal van zaken, maar dat valt buiten de scoop van deze pagina.

Fig. 1

Fig. 2

Voorbeeld van Automatiseren

Fig. 1 is niet louter een algemeen voorbeeld. De tekening is helemaal gebaseerd op Office Programs Orders. U kunt de gehele applicatie bekijken via Menu > Standaardapplicaties > Office Programs Orders.

Fig. 1

In de cloud?

Je kan onnodige kosten maken en minder mogelijkheden ter beschikking hebben. De omgedraaide wereld...

In de cloud: is het echt wel nodig?

Soms wordt te snel gedacht aan het in de cloud zetten van de data zonder eerst de voor- en nadelen goed afgewogen te hebben. Een voordeel van de cloud is dat alle documenten zoals Word documenten, Excel bestanden etc. en data van een database overal beschikbaar zijn. In onderstaande figuur zien we echter dat het BackEnd van een gewone Access desktop uitvoering op een willekeurige locatie geplaatst kan worden. Dat kan een server zijn die in Tokyo, New York, uw bedrijfslocatie (of waar dan ook) kan staan. Wanneer men het heeft over 'in de cloud', is dat niet anders dan dit principe. Alle medewerkers die toegang hebben tot de map waarin het BackEnd is geplaatst, hebben gewoon toegang tot de database, waar ze ook zijn.

Access WebApp

En ook kunnen met MS Access databases worden ontwikkeld die geschikt zijn voor de cloud (Access WebApp). Een belangrijk verschil met de desktop uitvoering is dat de data dan via een webbrowser kan worden benaderd. En juist dit maakt een groot vershil wanneer het gaat om het onderhoud, de continuïteit, de functionaliteiten etc. Waarom? Omdat via de webbrowser een volstrekt andere programmeer omgeving nodig is waarbij niet kan worden gewerkt met bijvoorbeeld VBA, DAO etc. Zo kan bijvoorbeeld geen gebruik worden gemaakt van de voor geprogrammeerde Basiscomponenten en modules die door de jaren heen zijn gebouwd en geperfectioneerd.

Want wat we allemaal willen is: voor zo laag mogelijke kosten een zo goed mogelijk product met zoveel mogelijk functionaliteiten.

Alternatieve oplossingen

Wanneer het echt nodig is dat via een webbrowser data moet worden ingevoerd (bijvoorbeeld op uw website), dan kan die data naar de database worden gehaald en daar in worden geïmporteerd. Daar hebben we een systeem voor ontwikkeld. Ook hebben we een module Vreemde valuta ontwikkeld waarbij d.m.v. een API de valutakoersen van +/- 170 landen kunnen worden gebruikt en bijgewerkt. Met de juiste expertise wordt zo voorkomen dat een geheel nieuwe applicatie van scratch af aan in de cloud gebouwd moet worden.

Rondleiding